Informe de auditoría interna elemento principal comunicación

Por Jesús Aisa Díez

En una reciente publicación de nuestro Instituto se describía la situación de la profesión de auditoría interna en España empleando para ello diversos indicadores, lo que permitía su comparación con los datos recogidos a nivel global, pudiendo concluir que nos encontramos en una situación bastante similar a la media a nivel consolidado, salvo en algunos aspectos donde las desviaciones son algo más significativas, como sucede, por ejemplo, con las habilidades demandadas por los Directores de Auditoría Interna a sus colaboradores, ya que en España se requieren, por este orden, las siguientes: 1ª) Visión Global del Negocio y 2ª) Tecnología de la Información; mientras que a nivel global el orden es: 1º) Pensamiento analítico y crítico, seguido de Habilidades de comunicación, que para los DAI españoles se situaría en el noveno puesto.

Reconociendo la importante y significativa utilidad de estas capacidades en el adecuado desarrollo de la actividad auditora, creo que todas ellas, en su conjunto, podrían desaprovecharse si no existiese la adecuada comunicación del auditor con los auditados y con las partes interesadas. De ahí, entiendo, la importancia que en el Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna se dedica a este aspecto, materializado en las Normas 2410 y 2420, Criterios para la Comunicación y Calidad de la Comunicación, respectivamente.

De acuerdo con lo señalado por estas dos Normas sabemos que las comunicaciones deben ser: precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas, para lo cual han de considerarse los objetivos y alcance del trabajo, sus conclusiones, las recomendaciones y los planes de acción.

Personalmente somos de la opinión que una auditoría no está finalizada hasta que no están implementados todos los planes de acción vinculados a la atención de las recomendaciones señaladas en el informe, lo que viene a justificar el seguimiento que auditoría interna debe realizar al progreso de las acciones correctoras previamente comprometidas.

De compartirse este planteamiento, creo que podemos incidir en algunas buenas prácticas con las que optimizar el valor que aportamos a las organizaciones. Como por ejemplo:

a) El Informe borrador que se remite a los auditados debe incluir las conclusiones y las recomendaciones con las que corregir las debilidades observadas. Solicitando sus comentarios, si los hubiese, y necesariamente los planes de acción que se comprometan a realizar, identificando responsables de las distintas acciones y plazos previstos de ejecución.

b) Se debería establecer un plazo máximo de respuesta de los responsables de los procesos auditados al contenido de los borradores, así como para la concreción de los planes de acción. Transcurrido este, recordar al auditado su retraso en la respuesta, informando debidamente a su línea ejecutiva si la demora en la respuesta persistiese.

c) Las discrepancias que el auditado haya podido efectuar sobre las conclusiones o las recomendaciones recogidas en el borrador de informe, deberán ser analizadas por auditoría, aclarándolas o corrigiendo los puntos cuestionados, pero recogiendo en el informe final la opinión del auditado si ésta finalmente no fuese coincidente con la del auditor.

d) Valorar por auditoría interna la oportunidad y suficiencia del plan de acción propuesto vs debilidades evidenciadas.

e) Redactar el informe final a distribuir a las partes interesadas, en el que se identifiquen a los distintos destinatarios, en el que se incluirá como parte fundamental del mismo el Plan de acción asumido por los responsables del proceso auditado.

f) Dentro de los compromisos asumidos por los auditados respecto de los planes de acción, debería incluirse la actuación proactiva de informar del estado real de avance de las mejoras al cumplirse los plazos previstos para ello.

g) Posteriormente verificación muestral por parte de auditoría interna del rigor de las informaciones recibidas.

h) Reportes periódicos a la alta dirección y al Comité de Auditoría sobre la evolución de las recomendaciones, estatus de las pendientes, con referencia a los plazos de demora, y áreas con actuaciones incompletas.

Es evidente que un proceso de difusión del informe final como este llevará algo más de tiempo que el que se emplearía si el mismo se distribuyera sin el plan de acción comprometido, agregándose éste posteriormente al expediente, e informando del mismo a las partes interesadas cuando se hubiese recibido.

Pero, dado que el objetivo no es el de difundir el informe “final” lo antes posible, sino el de entregar en el menor plazo posible toda la información que permita una visión completa de la problemática en su conjunto, y de las soluciones habilitadas para resolverla, las  ventajas que se derivan de esta forma de actuar globalizada parecen evidentes, pues la importancia del proceso de emisión se ha focalizado en su finalización, no en una fase intermedia con la que se perdería la perspectiva del conjunto.  

Por todo ello, cuando nos referimos a las “habilidades de la comunicación”, éstas deben considerarse no solo desde la óptica de las destrezas de los auditores, sino en su sentido más amplio considerando también el empleo de aquellos métodos con los que conseguir reducir los plazos con los que alcanzar el objetivo último de las auditorías, que no puede ser otro que el de ver implementadas las recomendaciones de los informes en el menor plazo posible,  mejorado así el valor que la función auditora aporta a las Organizaciones. Ante este reto, el habilitar “atajos” para dar por terminado un trabajo de auditoría sin que esté definido el plan de actuación, podría producir en los receptores de los informes la misma sensación que tendría el lector de una buena novela, a la que se le hubiese suprimido el capítulo con el oportuno desenlace.

Madrid 4 de Julio de 2012.

¿Te ha gustado el post? ¡Déjanos saber tu opinión a través de un comentario!