Jesús Aisa Díez
Los programas de aseguramiento y mejora de la calidad pretenden
evaluar la calidad del proceso de auditoría a través de: (i) la percepción de
las distintas partes interesadas respecto de la utilidad de la actividad
realizada por las Unidades de Auditorías Internas (UAI) y (ii) por la verificación del grado de
cumplimiento de las Normas del Instituto de Auditores Interno Global;
realizando para ello revisiones rutinarias de la forma de acometer cada
auditoría y la obtención de feedback
de dichas partes interesadas a través de encuestas o debates documentados.
Conocemos por lo recogido en las Normas 1.300, que hay dos tipos de
evaluaciones: las internas y las externas. Correspondiendo al análisis interno
el seguimiento continuo del desempeño de la función y las autoevaluaciones
periódicas respecto del cumplimiento de las Normas del citado Marco.
En forma resumida podemos señalar, como aspectos relevantes de los
programas de aseguramiento los correspondientes a: (i) Asegurarse de que el
Plan de Auditoría está basado en los riesgos, y que se encuentra alineado con
los objetivos estratégicos y con los principales riesgos de la Organización,
(ii) que en la planificación de las auditorías se identifican los componentes
claves del desarrollo del trabajo, sus objetivos, alcance y destinatarios,
asegurándose que el alcance de la auditoría considera los riesgos relevantes,
(iii) que en el desempeño de los trabajos existe una adecuada interacción con
las Normas del IIA y (iv) que se mantiene una preocupación constante por el
desempeño de la actividad, consiguiendo una eficiencia adecuada del uso de los
recursos.
Por todo ello el entorno del trabajo de verificación es, como mínimo,
dual, por una parte comprobando que los aspectos formales que se requieren por las
Normas del IIA son atendidos, y en segundo lugar que estos se aplican realmente
en el ejercicio de la función.
En mi experiencia como evaluador externo de la calidad de Unidades de
Auditoría Interna, una debilidad frecuente que suele ser objeto de
identificación, es la correspondiente a la ausencia de la formalización del
Programa de aseguramiento y mejora de la calidad que cubra los puntos citados
anteriormente. Y ello no es porque no se estén realizando actividades con las
que efectuar el debido seguimiento del desempeño de la función, sino a que éstas
actividades, junto con cualesquiera otras que pudieran ser efectuadas, no están
debidamente recogidas en un documento en el que se describa de forma
sistemática la manera en que se entiende oportuno actuar por el Director de la
UAI (DAI)
Esta carencia de soporte documental, aparte de convertirse en un
incumplimiento normativo, dificulta al equipo evaluador la obtención de las
evidencias del proceso realmente desarrollado. Lo que impide la asignación del
nivel Generalmente Cumple, el máximo posible, a la valoración de la N. 1.300,
asignándose normalmente un Cumple Parcialmente, que es el nivel inmediatamente
inferior.
A fin de poder orientar a los responsables de las UAI en la confección
del citado Programa de aseguramiento, nos permitimos enunciar un posible
decálogo de actividades con las que poder elaborarlo:
1º) Informar a los
responsables jerárquico y funcional del DAI de la puesta en marcha del
Programa, recabando su aprobación.
2º) Difundir a toda la
Organización, a través de los medios de comunicación de la empresa, el
propósito y alcance del citado Programa, solicitando a las gerencias su
colaboración para poder desarrollarlo y conseguir los beneficios que de él se
derivarán.
3º) Recopilar e inventariar
los Procedimientos de Auditoría existentes: Estatuto de Auditoría, Código de
Ética, Manual de Procedimientos, Manuales para la concreción del Plan de
Auditoría en base a riesgos, Realización de auditorías en base a riesgos,
Proceso de planificación y programación de las auditorías, Comunicación de los
resultados, Seguimiento de recomendaciones, etcétera.
4º) Confrontar el contenido
de estos documentos con los requerimientos del Marco para la Práctica
profesional de Auditoría Interna. Observar las discrepancias existentes,
actuando en consecuencia, introduciendo los cambios que sean pertinentes, no
solo formales, sino incluso de fondo, pasando los nuevos documentos a aprobación
de los Órganos colegiados correspondientes.
5º) Diseñar los
cuestionarios a remitir a las áreas auditadas a fin de consultarles su opinión
sobre la calidad de los servicios de auditoría interna recientemente realizados.
6º) Confeccionar los registros
de los aspectos relativos al desempeño de la actividad de auditoría a computar,
tanto en el ámbito global de la UAI, como en el individual por auditores.
Cumplimentarlos y analizar sus resultados, adoptando las medidas que resulten
pertinentes para su mejora continuada.
7º) Revisar las resoluciones
y circulares de los organismos supervisores con incidencia en la actividad de
las UAI, identificando los aspectos a atender. Comprobando si se están
considerando.
8º) Atendidos los
requerimientos y actuaciones citadas anteriormente, que se pueden identificar
con las precisas para realizar las evaluaciones continuas, se debe establecer
el momento en el que efectuar las evaluaciones periódicas internas. Para ello:
8.1. Identificar
al responsable de la UAI o de la Organización sobre el que recaerá la responsabilidad
de esta actividad, teniendo en cuenta que este deberá tener un conocimiento
amplio de las Normas del IIA.
8.2. Identificar, dentro de
las gerencias más susceptibles de ser auditadas, a aquellas con las que
conversar sobre su percepción respecto de la calidad, valor añadido, capacidad
de atender solicitudes, por parte de la UAI. Grado de atención en los Planes
Anuales de Auditoría a sus aspectos de interés prioritario.
8.3 Entrevistar al jefe funcional
y jerárquico del DAI y conocer sus opiniones relativas a los servicios
prestados por la UAI.
8.4. Mantener reuniones con
una muestra significativa de los miembros del equipo de la UAI, interesándose
por conocer su opinión sobre el control interno de la empresa, su aportación al
contenido de los Planes de Auditoría, nivel de comunicación en la UAI, clima
laboral, conocimiento sobre las estrategias y objetivos de la empresa, …
8.5.Contactar con el auditor
externo y cualesquiera otros proveedores de aseguramiento existente en la
empresa, para conocer el grado de coordinación de sus actuaciones con las
realizadas por la UAI.
8.6. Revisar todos
procedimientos existentes en los que se apoya la actividad de Auditoría Interna
(ver punto 3º), constatando que su contenido responde a lo recogido en las
Normas del IIA.
8.7. Grado de aplicación
real de los procedimientos disponibles.
8.8. Revisión de las
encuestas de satisfacción de los auditados disponibles.
8.9. Capacidad real de la
UAI para atender el Plan de Auditoría en base a riesgos y las demás solicitudes
de la alta dirección, gerencias y Directorio
8.10. Grado de atención
prestada por las gerencias a las recomendaciones incluidas en los informes.
8.11. Evaluación
individualizada del grado de atención de las Normas del IIA.
8.12. Emisión del Informe
resultante.
8.13. Compartir con la alta
dirección y el Directorio el resultado de la autoevaluación
9º) Cumplimentada
la evaluación interna (continua y periódica), acometer la evaluación externa,
para lo cual se deberá contactar con aquellas entidades que estén facultadas y
capacitadas para realizar esta verificación, como por ejemplo los Institutos de
Auditoría Interna.
10º) Recoger en el Plan de
Auditoría Interna anual, aquellas actividades que correspondan realizar en el
ejercicio que estemos considerando relativas al Programa de Aseguramiento y
Mejora de la Calidad, cuantificando los recursos necesarios y programando
temporalmente su realización.
Es posible que de la lectura
de este decálogo de actividades alguna Organización pueda concluir que es una
labor que requiere un esfuerzo importante, y mejor dejarla para otros momentos;
pero si esa es la valoración que se obtiene de su lectura, sugiero que se chequeen
aquellas actividades que no se realizan de forma habitual y, después de hacerlo,
nos preguntemos, si éstas no son demasiadas, qué significaría realmente incorporar
las faltantes en nuestra autovaloración. Pero si son numerosas la pregunta que
deberíamos hacernos sería: cómo es que sin este ejercicio de reflexión sobre
nuestro modelo de funcionamiento podemos ser objetivos en la percepción del
grado de calidad que estamos aportando a nuestra actividad. Sin olvidar que
este análisis crítico es un requerimiento de la Normas que nos son aplicación,
y que nos permitirán corregir las carencias que puedan observarse antes de
someterse a la evaluación externa, que recordemos debería efectuarse al menos
una vez cada 5 años.
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