Jesús Aisa Diez
Es obvio que existen algunos procesos
empresariales que son habituales integrantes de los Planes de Auditoría, ya que
son en los que recaen más dudas sobre la eficacia de los controles que puedan
estar aplicándose, así como por la trascendencia que para los resultados
empresariales tendrán sus resultados.
Entre
este grupo “selecto” de procesos, entiendo que se encuentra el de compras, el
cual, de una u otra manera, es, además, de los que está presente, con mayor o
menor entidad, en cualesquiera organización.
Para comenzar con la planificación y
programación de estas auditorías, lo primero que entendemos deberíamos definir,
como también sucede en cualquier otro proceso a supervisar, es su alcance,
aspecto que en el proceso de compras se refiere al ámbito de verificación que
vayamos a realizar, es decir: de forma preventiva sobre la forma de resolver
los concursos, pedidos o adjudicaciones, y/o correctivo, verificando si se han
cumplido por parte de los proveedores las condiciones establecidas en el
contrato, respecto a: precios, plazos de entrega, descuentos por volúmenes
pactados, calidad del producto, abono de penalizaciones, etcétera. Veamos ambas
opciones.
En la fase preventiva, es decir la que cubriría
todas las actuaciones hasta que se adjudique el contrato, lo primero que
tendríamos que verificar es si los “pliegos de condiciones” elaborados para
entregar a los posibles oferentes, son completos y definen con claridad las características de
los bienes o servicios a adquirir. Otro aspecto importante es que deben recoger
el plazo máximo de entrega de las ofertas y la forma de presentarlas (en sobre
cerrados, vía e-mail, …) y la persona o Unidad en donde deben presentarse.
Una vez verificados estos aspectos, lo que se
hace imprescindible es comprobar si el catálogo de proveedores empleado está
actualizado, recogiendo en él las distintas alternativas que el mercado ofrezca
respecto de las necesidades de la organización. En nuestra opinión este
capítulo es determinante para la eficacia del proceso de compras, puesto que un
catálogo de Proveedores/Suministradores poco dinámico y con renovaciones poco
frecuentes, es garantía de compras no optimizadas.
A continuación lo que se debería comprobar es si
la solicitud de ofertas a los proveedores ha sido amplia, o solo a los dos o
tres proveedores habituales. De ser esta restringida tampoco estaríamos ante
una buena práctica, pues ello nos impedirá conocer si hay alternativas más
interesantes.
Comprobados estos aspectos cuantitativos,
debemos verificar el proceso realmente seguido para la resolución del concurso/
pedido o adjudicación. Para ello es preciso que analicemos, respecto de la
muestra que hayamos seleccionado, las ofertas realmente recibidas, su
adecuación a los pliegos de condiciones distribuidos, y las condiciones
ofertadas, tanto en precios, calidades y servicios ofrecidos.
Aspecto este último de gran importancia, pues la
adjudicación no debería efectuarse solo por el precio ofrecido, pues este debe
ser ponderado con los otros atributos comentados, la calidad y los servicios
ofrecidos (mantenimientos, garantías, entrega del material en su fábrica o en
obra, etc). Para terminar comprobando si la adjudicación se ha realizado a la
oferta globalmente más interesante, y por la/s persona/s con capacidad para
ello. Verificados estos aspecto creo que ya podríamos emitir un primer informe
sobre las características observadas, y aportando las oportunidades de mejora
que se hayan evidenciado.
Pero, como ya hemos comentado anteriormente, el
proceso de compras es más amplio que el que acabamos de resumir, pues faltaría
por supervisar si los proveedores han cumplido las condiciones de las ofertas
recibidas y adjudicadas. En este ámbito de actuación es importante comprobar si
los pliegos de condiciones elaborados por las áreas solicitantes de los bienes
y/o servicios son realistas, incluyendo solo las “exigencias” que sean
precisas, o son muy ambiciosos, requiriendo más de lo estrictamente preciso.
Como ejemplo de lo que estamos contemplado, podríamos preguntarnos, si el caso
lo permitiese, si es precisa la vigilancia las 24 horas, la recepción de los
materiales pedidos en menos de 24 horas, la distribución incluso en días
festivos, y así un sinnúmero de ejemplos.
Volviendo a la respuesta realmente efectuada por
los Proveedores o Suministradores, lo que deberemos hacer es confirmar que lo
entregado/construido se ajusta a lo contratado, para lo cual lo primero que
tendríamos que solicitar a los responsables de la aceptación de los servicios prestados o materiales u obras
entregadas, es que nos faciliten el “acta de aceptación” elaborado, interesándonos
en conocer el proceso realmente seguido, sacando las conclusiones que procedan.
Pero también verificando que se han aplicado las “penalizaciones” que por
incumplimientos del proveedor hubiese que exigir, así como los descuentos por
volumen que, en su caso, se hubiesen devengado. No olvidando de comprobar que
la facturación emitida por el Proveedor, y atendida por la Organización, se
ajusta a los términos del contrato.
En resumen el proceso de compras, desde nuestro punto
de vista abarca no solo la elección del Proveedor y la emisión del pedido o
firma del contrato, pues es mucho más amplio, incluyendo en él la verificación
de lo que nos han entregado se ajusta a lo solicitado y pagado. Sinceramente
creo que establecer el alcance de la auditoría con esta extensión, aportará
múltiples beneficios a las organizaciones, que espero compartan.
Artículo Publicado en el Blog:
Auditoría Interna del Siglo XXI
http://auditoriainternasiglo21.blogspot.com.es/
Jesús Aisa Díez Ex-Subdirector
General Corporativo de Auditoría Interna de Telefónica SA. Director Proyectos
de Evaluaciones de Calidad del IAI España. Director Técnico de FSH Consulting.
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