Por lo que una pregunta que frecuentemente realizan los directores de auditoría interna de diferentes paises es: ¿Cuándo es el tiempo idóneo para destruir o disponer de mis papeles de trabajo?
A continuación presentamos la solución práctica a un dilema que afecta a casi todos los departamentos de auditoría interna del planeta tierra.
La Norma Número 2330.A2 del Marco Internacional para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna establece que: El director ejecutivo
de auditoría debe establecer requisitos de retención para los registros del
trabajo, sea cual fuere el medio en el cual se almacena cada registro. Estos
requisitos de retención deben ser consistentes con las guías de la organización
y cualquier regulación u otros requisitos pertinentes.
Consejo para la Práctica 2330.A2-1: Retención de los
Registros, nos recomienda tomar en cuenta para la retención de los papeles de
trabajo tres puntos importantes:
1. Los requisitos de retención de registros del trabajo varían en las
distintas jurisdicciones y entornos legales.
2. El director ejecutivo de auditoría (DEA) elabora una política escrita de
retención que cumpla con las necesidades de la organización y los requisitos
legales de las jurisdicciones en que opera la organización.
3. La política de retención de registros tiene que incluir los acuerdos
apropiados referidos a la retención de registros de los trabajos realizados por
proveedores externos de servicios.
Ahora bien, para la determinación del tiempo adecuado
de retención, aplicable a tu departamento, solo tienes que responder las
siguientes dos interrogantes:
1. ¿Cuáles son los periodos de retención de documentos de acuerdo con las
leyes y regulacones vigentes de tu país (por ejemplo el Código de Comercio o requerimientos Superintendencia para empresas reguladas)?
2. ¿Cuál es la política de retención de documentos de tu empresa?
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