Hace un par de semanas durante un vuelo de siete
horas de Panamá a Buenos Aires, como tenía tiempo libre me puse a hojear en mi
IPad la última edición de la Revista “Internal
Auditor” de octubre del 2015, y vi un artículo de Guillaume Litvak – Director de Auditoría Interna en Technicolor en
Paris, el cual presentaba una reflexión poderosa:
“¿Cuánto tiempo dedica la gerencia ejecutiva a leer el informe final de
auditoría?
¿Tal vez entre unos 30 segundos y dos minutos?
Debemos crear nuestros informes considerando los horarios agitados y las
responsabilidades de nuestros clientes. Debemos priorizar la información a
incluir en el informe, transmitir la información brevemente y mejorar la presentación
del contenido con el uso efectivo de imágenes. No tiene sentido trabajar duro
por varias semanas, entrevistar a decenas de personas y analizar cientos de
documentos solo para producir un informe de auditoría que nadie lee.”
Estas palabras me hicieron pensar que es imperativo invertir
tiempo, inmediatamente, en el perfeccionamiento de nuestros informes, debido a
que los mismos se encuentran en muchos casos petrificados, en un estado de hibernación,
debido al uso de formatos obsoletos pertenecientes al siglo pasado, y por lo
general terminan convirtiéndose en una reliquia cuya tarea principal es
salmodiar viejas políticas y procedimientos que ya nadie recuerda.
Es el momento de olvidar viejos esquemas, necesitamos
desarrollar un informe que pueda alinearse a las necesidades del lector y de
nuestra organización. Tenemos la responsabilidad de diseñar un documento que transmita
un mensaje relevante que pueda ser comprendido por todas las partes
interesadas.
Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un
informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta
segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo observe a
través de la pantalla del computador. La realidad es que si deseamos tener
éxito, tenemos que desarrollar una cubierta que atraiga, una primera página que
presente un resumen ejecutivo, que pueda atrapar la atención de nuestros
clientes de forma inmediata.
Piense en las toneladas de correspondencia, reportes,
documentos e emails que usted recibe en una semana:
¿Cuáles usted lee inmediatamente
y cuáles usted aparta,
tanto física como
mentalmente, para leerlos luego?
La pregunta es:
¿Desea usted que su informe de auditoría sea colocado
en la pila de papeles que serán leídos más tarde?
La respuesta: Claro que no. Si usted quiere que su
informe sea tratado como un asunto de urgencia, debe de capturar la atención de
su cliente inmediatamente.
Para repensar nuestro reporte debemos tomar en consideración
lo siguiente:
¿Poseen sus informes un diseño con un impacto visual
apropiado?
¿Contienen mejoras significativas a los procesos
examinados?
¿Se identifican áreas con controles excesivos o con
controles innecesarios?
¿La reacción originada es la implementación de las
recomendaciones propuestas?
¿Agregan nuestros informes valor real para nuestros
clientes?
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Brillante propuesta!
ResponderEliminarReflexión importante sobre el nuevo enfoque de los informes de auditoria interna y por que no también de las auditorias financieras; es de vital importancia que los usuarios de la información lean los aspectos importantes de las evaluaciones realizadas y capten los principales riesgos a los que se encuentran expuestos, así como las acciones que deberán de implementar para minimizar el impacto de los riesgos.
ResponderEliminarEn realidad voy a tomarme el tiempo para reflexionar acerca de este aspecto, ya que el informe tiene la intención de comunicar algo relevante y en consecuencia debe cautivar la atención de tu audiencia de manera inmediata.
ResponderEliminarEn realidad voy a reflexionar acerca del asunto, ya que el Informe debe conunicar información relevante y en consecuencia es imperativo captar la atención de la audiencia de manera inmediata.
ResponderEliminarPotente reflexión, absolutamente de acuerdo con ella.
ResponderEliminarY de paso, dicho repensar, amplía su impacto si es realizado a nivel de compañía.
La información logra:
1.Un "mismo lenguaje".
2.Claridad de compromisos.
3.Evita su duplicidad, situaciones contradictorias.
4.Permite una mirada transversal.
5.Fortalece su foco: el apoyo de la toma de decisiones, su seguimiento y evaluación.
Totalmente de acuerdo. Sin embargo algunos paises tenemos el formato de informe impuesto por el regulador.
ResponderEliminarExcelente artículo, hay que salir de los informes monocromaticos y empezar a usar el marketing sin descuidar el contenido. Gracias por el aporte Nahun!
ResponderEliminarPor favor mi estimado, cuando tengas la oportunidad corrige el título, debería ser "Ha llegado" y no "a llegado" como está escrito hasta hoy.
ResponderEliminarSaludos!