Tipo nº 1: Kilometraje
abultado
Cuando un empleado utiliza su propio vehículo para los
desplazamientos profesionales, lo habitual es que éste pase a la empresa a
final de mes la distancia total recorrida, para que la empresa le pague el kilometraje. Un fraude muy común es
“inflar” el número de kilómetros realizados, y así cobrar más. Aunque unos
pocos kilómetros de más no suponen mucha diferencia, a lo largo del año pueden
sumar una cantidad importante, que multiplicado por el total de trabajadores en
desplazamiento puede llegar a ser un importe astronómico.
Tipo
nº 2: Gastos superiores al límite
La mayoría de empresas disponen de políticas de gastos en que se
limita el importe máximo que el empleado puede gastar, por ejemplo, por cada
cena, o por noche de hotel. Pero algunos trabajadores, por desconocimiento de
las políticas o por picaresca, reportan gastos superiores a estos límites. Si
estos excesos no son detectados, el resultado es que el trabajador es
reembolsado por un gasto que no procede.
Tipo
nº 3: Tiques a demanda
Un
tipo de fraude habitual y muy difícil de detectar es el que hacen algunos
trabajadores, que cobran dietas por manutención, pero en realidad se llevan
comida preparada de casa. Es decir, no realizan el gasto, pero lo reportan
igual. Muchos, incluso, consiguen que en restaurantes de confianza les hagan
tiques falsos, que luego les permitirá justificar el gasto reportado. También
hay quien sí hace un gasto en un restaurante, pero de algo no permitido por las
políticas de la empresa, como puede ser el alcohol. El trabajador que hace el
fraude pide cambios en los conceptos que aparecen en los tiques; por ejemplo,
que en vez de alcohol aparezca algún otro concepto, como un postre o cualquier
otra cosa.
Tipo
nº 4: Gastos doblados
A
menudo, cuando el volumen de gastos reportados por los business travellers es elevado, resulta
difícil tener una visión clara de quién ha reportado qué. Algunos aprovechan
esta falta de control para pasar gastos duplicados, y así cobrar dos veces el
reembolso de ese gasto. También hay quien reporta gastos que no corresponden a desplazamientos
corporativos, como restaurantes que corresponden a ocio y tiempo libre.
Si
quieres conocer más tipos de fraude relacionados con el business travel, Captio
ha publicado un ebook sobre 10 historias reales pero increíbles de fraude interno en viajes de empresa, que te puedes
descargar de forma gratuita.
Evitar
el fraude interno es complicado, pero existen algunas medidas para lograr
minimizarlo. En primer lugar, es básico tener una política de gastos clara y
definida, y hacerla conocer a los trabajadores. De nada sirve tener una
regulación interna si nadie la conoce, o si pueden justificar los fraudes con
la excusa que estas normas no son claras o llevan a interpretación.
La
sensación de control también es muy importante. Si los trabajadores saben que
los gastos son controlados, se contendrán más y tendrán muchas menos
tentaciones en cuanto a fraude interno. Por lo contrario, la falta de control
da la sensación de libertad e impunidad a la hora de cometer fraude. Para eso,
hacer auditorías internas y externas frecuentes es una práctica muy buena.
Finalmente,
automatizar el control de los gastos, a través de softwares especializados que
digitalizan todo el proceso de gestión de gastos, es muy útil, ya que permite
detectar muchas tentativas de fraude, a la vez que minimizar el trabajo manual
del supervisor.
Albert Salvador
Lafuente, es Jefe de Equipo de Auditoria
Interna - Corporate Assurance (Especialista en Fraude Interno) en una entidad
financiera líder en España. Este artículo fue publicado en su Blog Fraude
Interno, el cual es un Blog creado con el objetivo de compartir
conocimientos y inquietudes relacionados con el fraude interno, tanto con
profesionales de la auditoria interna como con cualquier empresario o directivo
que no disponga de un departamento de auditoria interna en su organización.
Para mayor información debes visitar: https://fraudeinterno.wordpress.com/.
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