Cómo reaccionar ante el fraude interno

Vamos a comenzar este artículo por el final. La tolerancia CERO ante un fraude interno es la premisa fundamental que debe tener cualquier organización.  Ante un fraude interno, lo importante es tener la evidencia fehaciente del mismo, y documentar todas las pruebas.

Una vez  demostrado el mismo, lo importante para tomar la decisión es el hecho y no el importe del fraude. Por lo tanto, la sanción debe ir encaminada hacia el despido y la consiguiente demanda penal. La actuación contundente y sin dilación de la empresa frente a situaciones de fraude interno, es la mejor medida preventiva, y sin duda la mejor decisión empresarial, dada la ruptura de la relación de confianza con el empleado.

Dicho esto, os voy a intentar resumir por qué la empresa debe estar preparada ante un fraude interno, de que medidas debe disponer y como debe actuar frente un evento de fraude.

¿Por qué?

Primero de todo hemos de ser conscientes que el fraude interno es algo inherente a las persones.  Es por este motivo que hemos de tener muy en cuenta la actitud y ética de la sociedad. Existen estudios sociológicos  que indican que:

·         El 10% son persones éticamente correctas/incorruptibles

·         El 10% son persones éticamente incorrectas

·         El 80 % depende del incentivo que tengan y de la oportunidad de cometer un fraude

Por lo tanto, los Directivos o empresarios, sea cual sea su tamaño de su empresa, deben estar preparadas ante un escenario de fraude interno dentro de su organización, comenzando por la asignación de estas funciones.

Es por este motivo que es recomendable contar con un protocolo de actuación frente al fraude. Entre otros aspectos, el documento debe definir el procedimiento desde que se detecta la posible infracción hasta su resolución, y tratar todos los aspectos que surjan a lo largo de la investigación: legales, toma de evidencias, consultas a externos, áreas involucradas, modelo de reporting, medidas correctivas, medidas disciplinarias, etc.

De la encuesta del Instituto de Auditores Internos de España se desprende que el 50% de las empresas cuentan con un protocolo de actuación frente al fraude; que en el 49% de los casos incluye quién es la persona o cuál es el departamento o comité encargado de resolver la investigación y de adoptar las correspondientes medidas.

 

Medidas

A continuación mostramos cinco principios fundamentales para que una organización gestione proactivamente el riesgo de fraude. Esto es, los cinco elementos de un programa eficaz de prevención, detección e investigación de delitos:

1.    Establecer un programa de gestión del riesgo de fraude, como parte de la estructura de gobierno. También conocido como programa anti-fraude, que incluye una política escrita y que recoge las expectativas del Consejo de Administración y los altos directivos en relación con la gestión de riesgo de fraude.

2.    Realizar una evaluación periódica de la exposición al riesgo de fraude, con el fin de identificar potenciales actuaciones y fraudes específicos que la organización necesita mitigar.

3.    Implantar técnicas de prevención que eviten, en la medida de lo posible, posibles fraudes y mitiguen los impactos en la organización (tanto económicos como reputacionales).

4.    De forma adicional, implantar técnicas de detección, para descubrir fraudes cuando las técnicas de prevención hayan fallado o no hayan mitigado el riesgo de comisión de fraude.

5.    Y, por último, implantar un proceso de reporting, para solicitar input sobre potenciales fraudes. La investigación del fraude debe coordinarse con la acción correctiva, para que la gestión sea adecuada.

Se debe establecer la obligación de informar de posibles fraudes internos e incumplimientos normativos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento:

También se debe establecer un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las medidas que establezca el modelo, basado en  Recursos Humanos y normativa laboral.

Como actuar frente al evento de fraude interno

Una vez la empresa sea conocedora de una sospecha de fraude interno, sea cual sea la fuente de información (denuncia de un cliente, canal de denuncias interno, resultado de una auditoría, etc…), está deberá activar el protocolo que debe estar previamente definido para estos casos. A continuación, vamos a detallar a grandes rasgos, los pasos que debe tener un protocolo de actuación:

El Departamento o persona que tiene la función de tratar los casos de Fraude Interno (debe estar definido en el Organigrama y definición de funciones), será quien centralizará toda la información y realizará:

• INVESTIGACIÓN: Una investigación en profundidad del caso. Se debe analizar y documentar toda la investigación. La fase de investigación, no finalizará hasta que se tenga la seguridad razonable de la culpabilidad o no culpabilidad del presunto defraudador.
• ENTREVISTA PERSONAL: Entrevista personal con el presunto defraudador, aportando toda la documentación y hechos objetivos que se han detectado durante la investigación. Está entrevista tiene una importancia vital, que trataremos en otro artículo con más profundidad.
• INFORME: Realizar un informe completo de la investigación, y presentarla al Comité de disciplina o, caso de no existir, departamento de Relaciones Laborales. Este informe debe emitirse a partir de hechos objetivos y documentados.

El Comité de disciplina, a partir del informe y exposición de los hechos, debe abrir un expediente disciplinario y emitir una sanción:

o    Despedir.

o    Abrir un procedimiento penal.

o    Abrir un procedimiento civil.

o    Establecer medidas disciplinarias.

o    Solicitar una reclamación al seguro contratado.

o    Continuar con la investigación, implantando nuevos procedimientos.

o    Implantar nuevos procesos de negocio y de control. 

En función de la gravedad y elementos objetivos de culpabilidad, es aconsejable dar un permiso retribuido al presunto defraudador, hasta la finalización de todo el proceso.

En caso que el Comité de disciplina dictamine el despido, RECUERDA QUE:

• Si el despido es disciplinario no existe obligación de preavisar al trabajador.
• Se debe comunicar al trabajador los motivos del despido. Esto se puede realizar mediante la propia apertura del expediente disciplinario, entregándole al empleado el pliego de cargos y dándole al empleado de 48 horas para que realice sus alegaciones. Una vez tengamos las alegaciones, le comunicaremos por escrito la decisión de la empresa.
• En el caso de Fraudes, la empresa tiene un plazo de 2 meses, desde el conocimiento de los hechos para proceder al despido. Por este motivo hay que ser muy cuidadoso con las fechas que constan en los informes y de no exceder el plazo comentado

ES MUY IMPORTANTE QUE TODAS LAS EMPRESAS TENGAN:

·         PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN PARA LOS CASOS DE FRAUDE INTERNO.

·         UNA METODOLOGIA PARA EL TRATAMIENTO DE LA INVESTIGACIÓN, ENTREVISTA Y ELABORACIÓN DEL INFORME.

·         PERSONAS ALTAMENTE CAPACITADAS PARA LA REALIZACIÓN DE ESTE TRABAJO.

Artículo publicado en Captio.net el 30/04/2016

Albert Salvador Lafuente, es Jefe de Equipo de Auditoria Interna - Corporate Assurance (Especialista en Fraude Interno) en una entidad financiera líder en España.  Este artículo fue publicado en su Blog Fraude Interno, el cual es un Blog creado con el objetivo de compartir conocimientos y inquietudes relacionados con el fraude interno, tanto con profesionales de la auditoria interna como con cualquier empresario o directivo que no disponga de un departamento de auditoria interna en su organización. Para mayor información debes visitar: https://fraudeinterno.wordpress.com/.

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