¿Qué tanto nivel de detalles o evidencias deberían tener los papeles de trabajo de un proyecto de auditoría interna?

¿Son los requerimientos de documentación de tu departamento de auditoría interna extensos y extenuantes?

¿Inviertes una larga cantidad de horas en la documentación de trabajo realizado en cada proyecto?

¿Atraviesas por un estado de estrés y ansiedad permanente cuando tiene que rehacer los papeles de trabajo debido fundamentalmente a la falta de documentación?

Quizás usted no sea el único auditor interno que ha experimentado un desgaste profesional intenso ocasionado por la forma en que la dirección de su departamento requiere que documente el trabajo llevado a cabo.

Mientras impartía la Asignatura de Auditoría Interna en el Programa de Maestría de Auditoría Interna y Gestión de Control desarrollado en la República Dominicana entre la Universidad de Valencia de España y UNAPEC, una colega auditora interna de una prestigiosa institución financiera me comentó que cómo parte de la documentación del trabajo realizado se le exigía incluir en el programa de papeles de trabajo electrónico usado por su departamento, entre otras cosas:

1.    Archivo completo de dónde realizó la selección de la muestra.

2.    Partidas a ser evaluadas.

3.    Una copia de cada uno de los documentos revisados, sin tomar en consideración si los mismos incluían evidencia de alguna desviación, incumplimiento, error o irregularidad.

4.    Documentación del trabajo realizado.

En mi opinión los papeles de trabajo no deben contener más información que la necesaria. Deben ser lo más concisos posible, por lo que deben contener información suficiente para que un auditor interno, quien no fue el responsable del desarrollo del trabajo pueda entenderlos y pueda volver a ejecutarlo. Consideramos que los requerimientos presentados arriba correspondientes a los números 1 y 3 podrían ser excesivos.

Cada papel de trabajo debe:

1.    Contener un índice o número de referencia.

2.    Identificar el trabajo y describir el propósito o el contenido del papel de trabajo.

3.    Período que cubre el análisis.

4.    Estar firmado o incluir iniciales (la firma puede ser electrónica).

5.    Fecha en que se realizó el trabajo.

6.    Identificar claramente las fuentes de datos auditados.

7.    Presentar los procedimientos específicos realizados.

8.    Incluir explicaciones de marcas de auditoría usadas.

9.    Evidencias que respalden las conclusiones alcanzadas.

10. Fecha en que se revisaron y firma del supervisor.

Un formato efectivo de papeles de trabajo ayuda a optimizar el proceso de auditoría interna y posibilita una labor consistente y de alta calidad a lo largo de todo el trabajo, lo cual es esencial para promover la efectividad y eficiencia del equipo de auditores. La necesidad vital de que los papeles de trabajo se preparen de manera correcta, clara, concisa y rápida no es opcional sino imprescindible para el éxito de cualquier actividad de auditoría interna.

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