100 Buenas prácticas de auditoría y más

Por Marco Bonilla

1.    Tener en cuenta en todo momento del examen, la Misión de la Organización.

2.    Conocer la organización, la política, normatividad, estructura organizacional, procesos, responsables, información financiera, manual contable con su plan de cuentas y dinámica contable, notas explicativas a los estados financieros, Informes de gestión, informes de auditorías anteriores, entre otros.

3.    Contar con un grupo auditor con perfiles y entrenamiento adecuado en los diferentes procesos misionales y de apoyo de la organización, incluido un auditor en sistemas de información.

4.    Preparar con base en el conocimiento de la entidad, el Plan General de Auditoría, teniendo como referencia los estados financieros comparativos y certificados por la entidad; Presupuesto, Planes y Programas, Informes anteriores de auditoría, etc

5.    Preparar las guías, programas o cuestionarios de auditoría y control interno y demás papeles de trabajo.

6.    Requerir a la organización por escrito toda la información clave del proceso, cuidando de entregar los documentos devolutivos igualmente de manera escrita.

7.    Generar al interior del grupo de auditoría su propio archivo permanente y corriente.

8.    Contar con un líder- supervisor del grupo de auditoría, que represente y sea el hilo conductor entre la organización y la auditoría. Es importante que sea el líder quien revise y refrende todos y cada uno de las comunicaciones e información enviada a la organización.

9.    Conocer los aplicativos informáticos que maneja la organización.

10. Como punto de partida, propiciar reuniones de socialización con la alta dirección y áreas pertinentes.

11. Propiciar en el desarrollo de la auditoria, reuniones y/o mesas de trabajo con los responsables para sensibilizar los hallazgos relevantes de la auditoria.

12. Actuar con serenidad y respeto frente a la organización, teniendo presente el cuidado e idoneidad profesional que el auditor debe considerar en todas sus actuaciones.

13. Propiciar siempre una auditoría Integral, considerando en los hallazgos las connotaciones contables, financieras, administrativas, jurídicas, económicas, ambientales u otra, que estas puedan generar, determinando para cada una de ellas, la causa, efecto e impacto, que posibiliten dar un juicio/valor, o recomendación.

14. Plasmar en los papeles de trabajo de manera técnica, soportada y objetiva, cada una de los hallazgos, los cuales se constituyan en prueba suficiente y competente a tener en cuenta en la elaboración del informe de opinión final y la carta de control interno.

15. Además de opinar sobre la razonabilidad de los estados financieros, el auditor deberá conceptuar sobre la calidad del control interno, el cumplimiento normativo que le aplica, la responsabilidad y cumplimiento en la seguridad social de sus empleados, el licenciamiento de ssu sistemas informáticos, así como aspectos de incertidumbres que a corto y mediano plazo éste abocada la organización por amenazas de carácter externo e interno.

16. El auditor debe ser Honesto. Poseer valores frente a la dignidad humana, la solidaridad y el sentido de pertenencia, como también el de conciencia social que le desarrolla el conocimiento de la Auditoria y sus resultados.

17. Analítico. Poseer habilidades y capacidad técnica, para realizar su labor.

18. Creativo, buen observador y sensato al momento de generar juicios. Capacidad de análisis y visualización sobre las consecuencias de las actuaciones presentes, con el ánimo de tomar una decisión acertada sobre las diferentes situaciones y que le corresponda intervenir.

19. Interesado, Tener la capacidad de comprender la realidad social que lo rodea, como el de anticiparse a los hechos y dar las soluciones planteadas en un momento determinado.

20. Profesional y entrenado. Título profesional y conocimientos en áreas afines a los procesos misionales y apoyo de las organizaciones.

21. Reconocida experiencia en la metodología y normas aplicables en el proceso auditor, con especial entrenamiento en el manejo de procesos operativos, administrativos, legales, financieros contables y de gestión a través de perfiles interdisciplinarios.

22. Conocimiento en normas legales de la organización y sus procesos.

23. Diplomático, capacidad de manejar excelentes condiciones de trabajo en equipo para encarar eficientemente relaciones interpersonales con el grupo de auditoría y la organización auditada.

24. Capacidad de afrontar los retos que se le presente en el ejercicio de su función de auditor.

25. Buen comunicador, poseer espíritu de instructor y docente como una manera de propiciar el mejoramiento y el logro de la calidad del organismo auditado y su entorno.

26. Contar con la suficiente capacidad y destreza para comunicarse de manera oral y escrita como fundamento, rigor y clave de todas sus actuaciones.

27. Buen juez, Independencia de criterios frente al organismo auditado, reconociendo e informando las inhabilidades e incompatibilidades que se presente.

28. Disciplinado, Concebir la planeación como una cultura para lograr los resultados y poder administrar la auditoria con calidad.

29. Con sus resultados y actuaciones lograr el reconocimiento y respeto del audita.

30. Con mente abierta. Visión global del negocio objeto de auditoría, con tacto para fijarse tareas en lo material, relevante e importante.

31. Capacitarse en forma continua, en temas inherentes a la auditoria y lo relacionado con las organizaciones, competencias y procesos

32. En relación con los comités de auditoría: Contar con su propio reglamento.

33. En el cumplimiento de sus responsabilidades, el Comité de Auditoría tendrá acceso irrestricto a la Dirección, libros y registros de la Empresa así como el derecho de recibir la información que necesite.

34. Tener la responsabilidad de opinar respecto de la propuesta ante la a Junta Directiva para la designación de los auditores externos.

35. El Comité de Auditoría es directamente responsable de la supervisión de los auditores externos.

36. El Comité de Auditoría tiene la responsabilidad de supervisar, pero no es responsable ni garantiza la calidad de los estados financieros de la entidad.

37. El Comité deberá supervisar el funcionamiento de los sistemas de control interno y del sistema administrativo-contable aplicable.

38. Opina respecto de la propuesta de la Junta Directiva para la designación de los Auditores externos a contratar por la empresa y velar por su independencia.

39. Revisa los planes de los auditores externos y evaluar su desempeño y emitir una opinión al respecto en ocasión de la presentación y publicación de los Estados contables anuales.

40. Supervisa la aplicación de las políticas en materia de información sobre la Gestión de riesgos de empresa.

41. Está autorizado a obtener asesoramiento profesional.

42. Para su funcionamiento, contará con un presupuesto anual que le apruebe la asamblea de accionistas de la Empresa

43. Discute las políticas con relación a la evaluación y la administración de riesgo

44. Realiza revisiones de los litigios en curso

45. Establecer políticas y revisa los gastos generados por los ejecutivos y pagos sensibles

46. Revisa la transacciones entre la empresa y los miembros de la gerencia

47. Revisa los planes de beneficios a empleados y directores

48. Establece políticas claras para la contratación de empleados o empleados antiguos del auditor independiente

49. Reporta regularmente a la Junta Directiva

50. Promueve un ambiente ético afín a los valores y misión institucional, así como observar que se cumpla con dichos enunciados.

51. Ejerce funciones de supervisión, informe, asesoramiento y propuesta de mejoramiento.

52. Conformado como mínimo, por tres miembros de la Junta de socios, o sus delegados.

53. La mayoría de los miembros del Comité deberán ser independientes.

54. Todos los miembros deberán comprender la información financiera y aportar otros conocimientos y experiencia relevantes para la Sociedad.

55. Por lo menos uno de los miembros deberá ser especialista en finanzas.

56. Designará un Presidente de entre sus miembros.

57. Se reunirá por lo menos cuatro veces al año y con mayor frecuencia si las Circunstancias así lo exigieran.

58. Los auditores externos o internos podrán solicitar una reunión en caso de ser necesario.

59. Los miembros del Comité deberán permanecer en su cargo hasta tanto se designe a su reemplazante.

60. Los auditores internos y los representantes de los auditores externos deberán asistir a las reuniones cuando se les solicite.

61. El Presidente del Comité asistirá a las Asambleas Anuales de la Sociedad y deberá estar preparado para responder las preguntas de los accionistas sobre las actividades del Comité.

62. Se reúne como mínimo dos veces al año sólo con la presencia de los auditores internos y externos.

63. Tiene plena autoridad para investigar todos los temas de su competencia.

64. No podrá sub-delegar ninguno de los poderes ni atribuciones que le fueran delegados.

65. Su condición profesional los hace dignos de confianza y competencia en su actuar.

66. Son los ojos de una organización, ya que son los que vigilan las actuaciones como comendadores de los socios.

67. Antes de auditar hay que CONOCER la entidad en todos sus componentes. El improvisar desdibuja y genera desconfianza e improvisación.

68. La auditoría debe mantener INDEPENDENCIA MENTAL.

69. El contar con un GRUPO INTERDISCIPLINARIO proporciona mayor calidad sobre el trabajo obtenido.

70. La PUNTUALIDAD Y EL COMPROMISO permanente de la auditoria, posiciona y genera respeto del ente auditado.

71. La PLANEACION punto de partida y garantía para obtener resultados.

72. La auditoría debe mantener y obtener PAPELES DE TRABAJO técnicamente elaborados y debidamente referenciados.

73. Como practica permanente, la auditoria debe realizar MESAS DE TRABAJO con el auditado para clarificar los hallazgos obtenidos.

74. Las pruebas de auditoría deben ser SUFICIENTES Y COMPETENTES con el fin de obtener hallazgos relevantes propios de un grupo de profesional que audita.

75. Las PRUEBAS DE CONTROL fortalecen el proceso de auditoría.

76. Como una manera de no improvisar frente a la organización, el auditor debe diseñar o implementar PROGRAMAS DE AUDITORIA Y CUESTIONARIOS DE CONTROL INTERNO.

77. Se requiere del concurso de un SUPERVISOR que monitoree el avance de la auditoria y proporcione lineamentos para su complementación.

78. Los INFORMES de auditoría deben ser precisos, concisos, objetivos y soportados.

79. Buena REDACCION Y ORTOGRAFIA, dice mucho de la auditoria.

80. COMUNICAR OPORTUNAMENTE los hallazgos obtenidos es el deber de una Auditoria efectiva.

81. Los INFORMES se deben preparar de manera técnica, con todos los requerimientos y requisitos normativos.

82. El ARCHIVO de los papeles de trabajo y correspondencia, así como el cronograma, deben ser custodiados y consultados permanentemente por la auditoría.

83. Las REUNIONES Y CONSULTAS con la administración, deben estar revestidas de respeto y cuidado, con ánimo proactivo y con afán de mejoramiento.

84. Los informes si bien deben contener sin tapujos los hallazgos negativos, también deben considerar los LOGROS RELEVANTES de la administración.

85. El LIDER DEL GRUPO se constituye en el hilo conductor entre la administración y el grupo auditor.   

86. En relación con la auditoria interna, debe estar ubicadas a un alto nivel jerárquico de la organización.

87. El auditor Interno como el grupo de profesionales deben ser competentes en funciones propias de la organización, con perfiles adecuados, entrenamiento técnico e idoneidad profesional.

88. La estructura de la oficina de auditoría Interna debe ajustarse de manera equitativa y proporcional a la propia de la entidad y sus procesos; además, debe contar con un equipo multidisciplinario para el desarrollo de sus funciones asesora de toda la entidad. Debe contar con profesionales calificados que conozcan todo el proceso de la organización para poder prestar una asesoría oportuna y eficiente en cada proceso.

89. Los integrantes de la Oficina de Auditoría Interna deben mantener una permanente capacitación y socialización en los temas y ámbitos en materia de control interno y áreas de la organización.

90. Como guía y fuente de consulta sobre sus actividades y roles, la auditoría interna debe concebir como propio un manual de funciones, procesos y procedimientos.

91. Anualmente la Auditoría Interna debe construir un Plan General de Auditoria, en el cual exprese las actividades, tiempos según calendario, productos a obtener y frecuencia y funcionario responsable de su ejecución.

92. La Auditoría Interna debe construir y mantener implementado un normograma socializado y actualizado sobre las disposiciones inherentes a la oficina y sistema de control interno.

93. La auditoría interna desempeña una función asesora de la alta Dirección de la organización.

94. Los informes como resultado de la labor de auditoría Interna, deben ser concisos, precisos, soportados y objetivos. Hay que recordar, que “los informes de los funcionarios de control interno tendrán valor probatorio en los procesos disciplinarios, administrativos, judiciales y fiscales cuando las autoridades pertinentes así lo soliciten”

95. La oficina de Auditoría interna debe mantener plena independencia de sus acciones y responsabilidades, así como contar con una logística apropiada que facilite su desempeño funcional.

96. La oficina de Auditoría Interna debe contar con un archivo organizado de normas, correspondencia e informes producto de su labor profesional.

97. La Auditoría Interna debe construir e implementar su propio mapa de riesgos en relación de los diferentes procesos de su competencia y adoptar mecanismos permanentes para valorar los mapas de riesgo de los procesos de la organización.

98. La Auditoría Interna debe mantener permanente comunicación con las áreas de la administración, en especial con la alta Dirección.

99. El auditor debe participar en los diferentes comités alusivos a temas de control interno de la organización.

100.      La Auditoría Interna anualmente o cuando los organismo inherentes así los establezcan deberá realizar una evaluación al sistema de control interno de la organización, y de manera permanente a cada uno de las actividades, procesos y áreas de acuerdo con su propia planeación.

101.      Como soporte sobre la evaluación a las áreas, procesos y actividades y áreas, la Auditoría Interna elaborará y mantendrá papeles de trabajo.

102.      La auditoría Interna realizará permanente seguimientos a los hallazgos y recomendaciones como resultado de sus tareas evaluativas consignadas en los planes de mejoramiento.

103.      La Auditorias Interna podrán acompañar a la administración en comités, baja de inventarios, remates, audiencias públicas y demás actos de la administración, sin perjuicio de las responsabilidades de los dueños de los procesos. En el Comité de Control Interno se desempeña como secretario técnico con voz, pero sin voto.

104.      La Auditoría Interna no está facultada para emitir dictamen u opinión sobre Estados Financieros de la Organización, sin embargo, deben velar por el cumplimiento de metas e indicadores del plan indicativo.

105.      La Auditoría Interna al final del periodo debe suscribir el respectivo informe de gestión a la organización y autoridades competentes.

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