Por: Iván Rodríguez
De acuerdo
con el Instituto de Auditores Internos, la Auditoría Interna es una actividad
independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar
valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a
cumplir sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para
evaluar y mejorar la eficacia de los procesos de gestión de riesgos, control y
gobierno.
Pero, ¿Cuáles elementos clave permiten cumplir
apropiadamente esta función?
Acá, algunos
de ellos:
1. Nivel de Autoridad:
La persona a
cargo de realizar la auditoría interna en una organización debe tener la
autoridad establecida para hacerlo. Sin la participación y el apoyo necesarios
de los más altos niveles directivos, no tendrá la autoridad ni el acceso a la
información que necesita para realizar el trabajo.
2. Independencia operacional
Quienes
ejercen la auditoría, no deben tener responsabilidad alguna en las actividades
operativas para contar con la independencia requerida. Esto puede ser
aparentemente difícil para las empresas más pequeñas; no obstante, medidas
tales como la capacitación cruzada de empleados en diferentes departamentos
(por ejemplo: contabilidad o recursos humanos) para auditar a otro departamento
es completamente aceptable.
3. Políticas y procedimientos
Para unos
buenos resultados, es conveniente contar con políticas y procedimientos que
dicten qué y cómo auditar. Dichos documentos deberían describir todo el
proceso. Así mismo, su existencia puede servir como un tipo de control de calidad
base para la ejecución del trabajo. Vale la pena preguntarse: ¿Se está haciendo
lo que las políticas y procedimientos indican? ¿Son adecuados estos procesos
para mitigar los riesgos?
4. Marco de controles
Un marco de
referencia contribuye al entendimiento del trabajo. ¿Qué se debería estar
auditando? ¿Con qué frecuencia? El uso de un enfoque basado en el riesgo es
clave aquí para comprender dónde están los riesgos y asegurarse de que existen
los controles correctos, así como enfocar el trabajo en mitigar los riesgos
adecuadamente. El proceso de auditoría busca formas de mejorar constantemente
los controles establecidos. La comprensión de dónde y cómo trata la empresa con
los consumidores, de qué se quejan los consumidores y de todas las normas y
leyes aplicables son componentes clave para establecer un marco.
5. Estructura de informes
¿A quién le
reporta el departamento de auditoría interna o el personal? La comunicación
efectiva de los resultados de la auditoría es tan importante como la auditoría
en sí misma. La distribución del informe de auditoría inicia con la Dirección
Ejecutiva, así como con el Director de Cumplimiento. Informar al personal
apropiado dentro de la organización es importante para garantizar que se tomen
las medidas correctivas adecuadas. El formato del informe en sí debería contar
con dos versiones de presentación. Un resumen ejecutivo de alto nivel del
informe debe estar disponible para quienes se encuentran fuera de la
organización, como clientes actuales y potenciales. Una versión completa y
detallada del informe debe estar disponible para su distribución interna.
6. Proceso de corrección y ajuste
Este último
paso es una revisión de las pruebas y las brechas que se encontraron durante el
proceso de auditoría. Los pasos tomados para corregir cualquier brecha deben
rastrearse y documentarse para demostrar lo que se ha hecho para garantizar la
mitigación de los riesgos encontrados.
Si se tienen
en cuenta las anteriores consideraciones, en la ejecución del trabajo, hay una
gran parte del camino allanado para obtener los mejores resultados.
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