Iván
Rodríguez
- Establecer áreas
prioritarias
- Identificar las
reglas de monitoreo y auditoría continua
- Determinar la
frecuencia del proceso
- Configurar
parámetros
- Seguimiento
- Comunicar resultados
La
actividad de elegir qué áreas organizativas auditar debe integrarse como parte
del plan anual de auditoría interna y el programa de gestión de riesgos de la
empresa. Típicamente, cuando se deciden áreas prioritarias para auditar
continuamente, los auditores internos y los gerentes deben:
- Identificar los
procesos críticos que necesitan ser auditados desglosando y calificando
las áreas de riesgo.
- Comprender la
disponibilidad de datos de auditoría continua para esas áreas de riesgo.
- Evaluar los costos y
beneficios de implementar un proceso de auditoría continua para un área de
riesgo particular.
- Considerar las
ramificaciones corporativas de auditar continuamente el área o función
particular.
- Elegir las primeras
aplicaciones para auditar, donde la rápida demostración de resultados
podría ser de gran valor para la organización.
Una vez que
un proyecto de demostración se complete con éxito, negocie con diferentes
auditados y áreas de auditoría interna, si es necesario, para que se implemente
un plan de implementación a más largo plazo.
2. Reglas
de monitoreo y auditoría continua
El segundo
paso consiste en determinar las reglas o análisis que guiarán la actividad de
auditoría continua, que deben programarse, repetirse con frecuencia y
reconfigurarse cuando sea necesario. Por ejemplo, los bancos pueden monitorear
todas las cuentas corrientes todas las noches extrayendo archivos que cumplan
con el criterio de tener un saldo de la deuda que sea 20% mayor que el umbral
del préstamo y en el que el saldo sea más de US $ 1,000.
3.
Determinación de la frecuencia del proceso
Los
auditores deben considerar el ritmo natural del proceso que se audita, incluido
el tiempo de los procesos informáticos y comerciales, así como el tiempo y la disponibilidad
de auditores capacitados o con experiencia en auditoría continua. La relación
costo-beneficio de auditar continuamente un área, en particular, debe
considerarse antes de su monitoreo.
Además,
otras herramientas utilizadas por el gerente de la función de auditoría
continua incluyen un panel de control de auditoría en el que se pueden activar
las variaciones de frecuencia y parámetros.
4.
Configuración de parámetros de auditoría continua
Las reglas
utilizadas en cada área de auditoría deben configurarse antes de implementar el
procedimiento de auditoría continua (CAP). Además, es posible que la frecuencia
de cada parámetro deba cambiarse después de su configuración inicial en función
de los cambios derivados de la actividad auditada. Por lo tanto, las reglas,
los parámetros iniciales y la frecuencia de la actividad, también un tipo
especial de parámetro, deben definirse antes de que comience el proceso de
auditoría continua y reconfigurarse en función de los resultados de monitoreo
de la actividad.
5.
Seguimiento
Otro tipo
de parámetro se relaciona con el tratamiento de alarmas y errores detectados.
Preguntas tales como quién recibirá la alarma (p. Ej., Gerentes de línea,
auditores internos, o ambos), generalmente la alarma se envía al gerente de
procesos, al supervisor inmediato del gerente o al auditor a cargo de ese CAP);
cuando se realiza el seguimiento, la actividad debe completarse y abordarse al
establecer el proceso de auditoría continua.
6.
Comunicar resultados
Un último
elemento a considerar es cómo comunicarse con los auditados. Al informar a los
auditados sobre los resultados de la actividad de auditoría continua, es
importante que el intercambio sea independiente y consistente. Por ejemplo, si
se emiten múltiples alarmas del sistema y se distribuyen a varios auditados, es
crucial que los pasos 1-5 se realicen antes del intercambio de comunicación y
que existan pautas detalladas para las consideraciones de factores
individuales. Además, el desarrollo y la implementación de pautas de
comunicación y procedimientos de seguimiento deben considerar el riesgo de
colusión. Gran parte del trabajo sobre fraude indica que la mayoría es
colusoria y puede ser realizado por una parte interna o externa.
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