¿Qué acciones de mejora continua pueden aplicarse en los equipos de auditoría?

Iván Rodríguez

Uno de los desafíos de los líderes de equipos de auditoría es la adopción de medidas tendientes a garantizar eficiencia y efectividad en sus procesos en una dinámica de mejora continua. Existen diversas metodologías y prácticas que son aplicadas por los equipos de trabajo en diferentes disciplinas, muchas de las cuales comparten acciones de mejora cuyos propósitos incluyen: generar confianza entre las partes interesadas y buscar productos y servicios con impacto significativo.

Algunas de las acciones, recogidas de la experiencia del autor y sus colegas, son las siguientes:

1. Revisión en retrospectiva:

Es conveniente la realización periódica de ejercicios de retrospectiva, lo cual permite a los equipos hacer una pausa en su quehacer diario y reflexionar sobre las acciones, prácticas y flujos de trabajo pasados, lo que permite identificar tanto los puntos fuertes como aquellas áreas de mejora. El ejercicio de retroalimentación continua se constituye en una acción fundamental que permite adaptar los procesos, mejorar la dinámica del equipo y facilitar que el equipo conserve su agilidad y receptividad al cambio.

2. Fomentar seguridad y confianza:

Los miembros del equipo deben tener la seguridad y la confianza para innovar, asumir riesgos y comunicarse de manera abierta y transparente sin que deban preocuparse por las consecuencias negativas. En ese sentido, es conveniente crear y fomentar un entorno, que le permita a los miembros del equipo compartir ideas, propuestas y desafíos, lo que contribuye a que la mejora continua pueda prosperar. Herramientas como encuestas, talleres y fomento y fortalecimiento de habilidades blandas son útiles en el proceso.

3. Implementar mejoras en procesos:

Una vez efectuada la revisión en retrospectiva y habiendo identificado las mejoras susceptibles de implementarse, llevarlas a la práctica fortalece el compromiso del equipo con la mejora continua y busca garantizar beneficios y progresos tangibles. Integrar acciones de mejoras en el flujo de trabajo del equipo, junto con el seguimiento al proceso obtenido, hace que los esfuerzos conduzcan a mejoras significativas y resultados óptimos. Es aconsejable el uso de herramientas tecnológicas adecuadas para mejorar la eficiencia en procesos tales como la recolección, análisis y presentación de datos de auditoría. 

4. Promover la colaboración de las partes interesadas:

La colaboración eficaz entre partes interesadas busca garantizar que los esfuerzos de los miembros del equipo estén alineados con los objetivos empresariales más amplios y con las necesidades de los clientes. De esta manera, al involucrar a las partes interesadas en diferentes instancias del proceso, es posible obtener diversas perspectivas y comentarios, que pueden orientar las actividades de mejora y buscar que los productos y servicios estén en el camino correcto. Esto implica emplear o desarrollar canales de comunicación claros y mecanismos de retroalimentación para facilitar el diálogo continuo y así lograr que los comentarios de las partes interesadas aporten en la satisfacción de sus necesidades.

5. Fortalecer la toma de decisiones en equipo:

Es importante permitir que los miembros del equipo gocen de autonomía en la toma de decisiones relativas al trabajo, lo cual aumenta el sentido de pertenencia y de responsabilidad hacia los resultados. Hay que lograr un nivel de autogestión que fomente la mejora continua, de manera que se obtengan mejoras más efectivas y oportunas. Es conveniente entonces adoptar espacios que fortalezcan la unidad del equipo y un enfoque inclusivo en la toma de decisiones, procurando que el punto de vista de cada miembro del equipo sea reconocido y valorado.

6. Escuchar al cliente:

Aunque resulte obvio, muchas veces se pasa por alto la opinión del cliente. Es necesario escuchar y luego priorizar los comentarios de los clientes y sobre esa base, orientar los esfuerzos del equipo en la satisfacción de las necesidades y experiencias reales de los clientes y usuarios, buscando mejoras relevantes. Esto garantiza que el equipo permanezca enfocado en la creación de valor y en resolver los problemas correctos. Para el efecto es conveniente establecer un proceso sistemático de recolección de opiniones y comentarios, a partir de entrevistas con usuarios o la implementación de encuestas.

7. Estimular una mentalidad de crecimiento:

Al fomentar una mentalidad de crecimiento dentro del equipo, aumenta la actitud de aprendizaje y resiliencia. Esto permite que los equipos, antes de contrariarse por desafíos y contratiempos, los vean como oportunidades de crecimiento, lo cual impulsa el desarrollo personal y del equipo y fomenta la innovación. Actividades tales como talleres para entender y adoptar una mentalidad de crecimiento, resultan motivantes. Hay que buscar que los miembros del equipo identifiquen y persigan objetivos de desarrollo personal y se facilite el intercambio de ideas y logros.

8. Reforzar el aprendizaje continuo:

Las actividades de aprendizaje continuo, incluidas aquellas relativas al desarrollo de habilidades, buscan garantizar que el equipo mantenga su carácter de adaptabilidad y sea capaz de abordar y superar nuevos desafíos. Mientras más se fortalecen las capacidades del equipo, su creatividad e innovación, más se mantiene al equipo a la vanguardia, así como sus productos y servicios, en línea con las tendencias de la industria. Para el efecto, los miembros del equipo deben participar activamente en actividades de aprendizaje, bien sean presenciales o virtuales. Se debe promover que haya la debida difusión de los conocimientos y habilidades adquiridos al interior del equipo y así se fomente el crecimiento y la experiencia.

9. Emplear herramientas de gestión:

Ciertas metodologías de trabajo ágil, tales como el Scrum, Kanban y otras, cuentan con herramientas de gestión, que corresponden a tableros, que proporcionan transparencia y claridad sobre el progreso del trabajo, las prioridades y los cuellos de botella. Algunas herramientas, al presentar información de manera visual, se facilita que el equipo pueda gestionar su flujo de trabajo de forma más eficaz, identifique fácilmente oportunidades de mejora y permita la toma de decisiones con base en información oportuna. Al emplear tableros, por ejemplo, hay que asegurarse que se representa apropiadamente el flujo de trabajo del equipo, incluidos límites de operación y puntos de control. Posteriormente, esta herramienta puede usarse de manera regular para propósitos de evaluación y actualización, incorporando nuevas necesidades y procesos del equipo.

De manera complementaria, hay otras acciones que es conveniente tener en cuenta para lograr el mejoramiento continuo de los equipos, tales como establecer metas y objetivos claros para el equipo de auditoría, aplicar técnicas de benchmarking o comparación regular de procesos y resultados de auditoría frente a los de organizaciones líderes para identificar oportunidades de mejora.

La implementación de las anteriores acciones contribuye a garantizar que un equipo de auditoría, de manera continua esté buscando mejorar a la vez que cumple con los estándares más altos de calidad y eficiencia, en beneficio de la organización y de los propios profesionales que son miembros del equipo.

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