Marco Bonilla
Es frecuente recibir solicitudes y consultas de los profesionales de auditoría interna, donde argumentan cómo los representantes legales, en relación con su autoridad que les asiste, endilgan funciones, actividades, compromisos e investigaciones, de tipo administrativo a la Unidad de auditoría.
Lo anterior, no sólo desvirtúa la esencia de lo que significa el autocontrol, sino que desvía la actuación de estas oficinas, fundamentadas en la asesoría y evaluación; por lo que no es jurídicamente viable que se le adscriban funciones de tipo administrativo, sin dejar de considerar el malestar y contraposición que se genera entre auditor y auditado por esta clase de divergencia.
El concepto moderno de control interno, se aparta de la concepción legal y constitucional, convirtiéndose en un genuino instrumento de la labor gerencial, lo que obviamente releva la responsabilidad administrativa en cabeza del representante legal y sus funcionarios o empleados delegados.
Con relación a la auditoría interna, el modelo es concebido como una función eminentemente asesora y evaluadora, sin comprometer el componente operativo para no hacer un juicio sobre temas objeto de evaluación; por lo que la auditoría interna, debe ocuparse de aquellos asuntos para los que está idóneamente preparada.
En este sentido, las oficinas de control interno o auditoría interna no se crearon para ejercer el control, sino para velar la responsabilidad de quienes tienen que hacerlo; de tal suerte, que el control es una actividad natural de sus responsables dentro del desarrollo de su labor administrativa “autocontrol”.
Sin embargo, para que el modelo no revista intencionalidad de retroceso, a las auditorías internas no les está permitido participar en los procesos administrativos, salvo que sea el de evaluar o asesorar a la administración a través de recomendaciones respetuosas no vinculantes; caso contrario, nos estaríamos devolviendo a la co-administración por parte de las auditorias ejercida en décadas anteriores con resultados desalentadores y por ende, a la disolución de responsabilidades propias de los dueños de los procesos.
La atención a las quejas y reclamos de los clientes y usuarios de la organización, es uno de esos casos donde la administración traslada la investigación y en ocasiones la responsabilidad de solucionar la problemática planteada al grupo auditor; siendo consciente que la queja o reclamo proviene de un proceso cuya responsabilidad tiene un sujeto, el cual debe asumir, corregir y darle solución, no sólo a la queja, sino a la causa que generó la insatisfacción del cliente, como una manera de propiciar el mejoramiento continuo y cercenar desde la raíz el problema en cuestión.
Es también común encontrar, como las disposiciones, los reglamentos y la normatividad, endilgan funciones y actuaciones a las unidades de auditoría interna; las cuales no pueden ser eficientemente atendidas, en razón a la limitada planta de personal en estas unidades; convirtiendo entonces, la presencia de la auditoría en una figura decorativa en los esquemas organizacionales y generando incredibilidad frente a la competencia de los profesionales asignados a ese cargo tan relevante.
Una labor que las auditorías internas pueden hacer de manera ocasional en la medida de su programación, es el acompañamiento a ciertas actuaciones que la administración realiza, a través de la toma de inventarios, licitaciones, audiencias públicas, comités, mesas de dinero, baja de bienes, entrega de obras, empalmes entre administraciones, implementación de procesos, entre otros; con la condición que el auditor no puede avalar el proceso con firmas, autorizaciones o confirmaciones, por lo que su participación se limita simplemente a actuar como observador.
De tal suerte, que para que las actuaciones de la auditora interna no se configuren como un medio de solución, deben estar concebidas en un Plan General de Auditoría, aprobado por la alta dirección, quien deslegitimiza tal accionar que se reclama; y paradójicamente, debe combatir con mayor propósito la organización como responsable del control interno y la auditoria en su labor de asesoría.
En razón a lo anterior, se debe:
• Considerar la auditoria como el mayor aliado de la organización.
• Revestirlo de personal idóneo y suficientemente capacitado, para que con su asesoría la administración se sienta segura de sus actuaciones.
• Darle importancia a sus recomendaciones, seguramente logrará obtener el mejoramiento organizacional que se persigue.
• Considerar la auditoría como unidad independiente, que si bien tiene una dependencia administrativa, ejerce funciones propias de evaluación y asesoría.
• Recordar que la auditoria no ejerce el control de la organización, pero sí verifica que se ejerza por los dueños de los procesos y responsables de hacerlo.
• El valor agregado que las auditorias producen, está materializado en informes producto de sus actuaciones.
• Demandar de las unidades de auditoría interna capacitación y socialización sobre la cultura del autocontrol a cada uno de los miembros de la organización, tanto directivas como administrativas.
• No endilgarles funciones operativas, diferentes a su actuación propia de asesoría y evaluación y en concordancia con su PGA.
REFLEXIÓN
“La improvisación en todas sus formas, es sinónimo de debilidad en el sistema de control interno de las organizaciones”
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En general me parece bien, pero hay que puntualizar que la principal función de la Auditoría Interna es "la evaluación del diseño y funcionamiento del control interno institucional" presentado en un informa formal al terminar el ejercicio o en otra fecha que permita realizan la evaluación de resultados, por ejemplo al terminar el semestre de operaciones.
ResponderEliminarTeóricamente se dice que la auditoría interna es una función de asesoría, incluso así aparece en el organigrama estructural bajo la dependencia de la Asamblea de Accionistas, allí se designa al titular de la unidad y al ella se reporta al terminar el ejercicio financiero, pero el usuario principal y continuo es la gerencia de la organización, incluso y mejor la Junta Directiva en la cual sugiero debe participar con voz a fin de informar asuntos relevantes y "asesorar a tiempo" no a partir de evaluaciones posteriores.
En últimos tiempos al auditor interno se le asigna la responsabilidad de opinar respecto al riesgo de fraude en el diseño y funcionamiento del control interno, dadas las situaciones de la actualidad en que la "corrupción" es una acción desarrollada por grupos de interés en beneficios especiales en que la administración toma decisiones importantes.
El caso de un Hotel en Ecuador, fui "Comisario" auditor interno y solicite participar en la reuniones del Directorio, bueno fue el comienzo del fin, no aceptaron a pesar de ser una función designada por la Junta, pasaron los años y la "mayoría" nombró auditor interno y seleccionaba el auditor externo, los resultados según la interpretación de la Ley solo al final del ejercicio, en el primer trimestre del siguiente años, beneficios para la administración en todo el proceso y para los accionistas nada. 25 años pasaron y los reclamos continuos, bueno vino la pandemia y les acabó, no generaron ingresos y tuvieron que cerrar. Asunto que venía de más de una década, ahora no pueden pagar los pasivos laborales y de otra índole con la sociedad, desde junio del 2020. Perdedores los accionistas, en 2019 transferí las acciones pues el problema iba en serio, antes de la pandemia ya teníamos una en la administración del grupo de amigos que hacían la mayoría y el cuento sigue ahora en liquidación siguen los mismos. No se que buscan de verdad.
Casos como estos hay muchos pero no se difunden y por eso la economía va de bajada y los empleos también.
Les parecerá negativo, pero así es la realidad, el auditor interno tiene un papel relevante y los informes de evaluación del sistema son la pauta para la rendición de cuentas, ahora fortalecido con el dictamen sobre los riesgos de fraude, donde lo estamos aplicando? En Ecuador no encuentro un lugar donde esto suceda......
Un tema apasionante para prevenir la corrupción operativa, administrativa y financiera el informe de evaluación del sistema de control interno, principal función del AUDITOR INTERNO PROFESIONAL.
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