Iván Rodríguez
En los comienzos del año, es habitual que las personas establezcan sus propósitos para los siguientes meses. Se plantean aquellos hábitos que desean cambiar y cómo actuar frente a diferentes situaciones. Uno de los propósitos más recurrente es ser más productivo, lo que implica ser más eficiente con el tiempo en casa y en el trabajo.
Algunas de las maneras en que se inicia el logro de la productividad son las siguientes:
• Dividir un objetivo grande en otros más pequeños
• Planificar las acciones del día
• Evitar la multitarea
• Usar recompensas como motivación
• Evita fantasear con tu futuro
Estas maneras se explican así:
Dividir objetivos
Todos los grandes objetivos pueden dividirse en objetivos más pequeños, y éstos en tareas y subtareas, cada vez más fáciles y pequeñas. Así funciona el trabajo de auditoría. Un gran objetivo es un informe anual, por ejemplo. Dicha meta se divide en diferentes objetivos, que corresponden a las actividades relacionadas en la planeación. Así mismo, las actividades de la planeación se subdividen en tareas específicas, procedimientos y pruebas. Esta misma estrategia se aplica a cualquier gran objetivo, basta con dividirlo en otros más pequeños que sean fáciles y rápidos de completar, lo que permite crear un plan específico para lograrlos, paso a paso.
Planificar las acciones
Uno de los mayores factores de éxito, consiste en programar las acciones del día. Es aconsejable hacerlo todos los viernes después del trabajo o todos los lunes antes de comenzar la semana. Para el efecto, hay que destinar tiempo para revisar la lista de tareas pendientes y asignar un período de tiempo a cada una. Es necesario tener una lista de tareas clara y saber que tarea debe ejecutarse antes que otra. No hay que pensar demasiado en los pequeños detalles. Se puede ejecutar mucho más trabajo, cuando se sabe exactamente qué tareas deben completarse. Esta es la manera en que funciona una planeación de auditoría.
Evitar la multitarea
Algunas personas asocian la multitarea con productividad, pero eso no es necesariamente cierto. Muy pocas personas logran ser productivas desarrollando varias actividades a la vez. Normalmente, un cambio de tareas afecta la productividad disminuyéndola y por tanto aumenta el tiempo que lleva completar la tarea original. Luego de interrumpir una tarea se tarda cierto tiempo para reanudarla. Si esta situación se repite varias veces al día, se pierde tiempo valioso. Si a esto se suma que muchas personas tienen problemas de concentración, la situación puede ser más compleja dificulta la optimización del tiempo.
En las labores de auditoría, las pruebas y procedimientos se ejecutan buscando objetivos específicos y evaluando temas particulares. No se suelen hacer pruebas que abarquen muchos componente y procesos. Es por ello que el trabajo se distribuye a lo largo del tiempo, abarcando pocos temas cada vez hasta cubrir lo necesario para concluir la labor contratada.
Uso de recompensas
Una de las maneras en que las personas suelen ser más productivas es recibir alguna recompensa luego de ejecutar una labor o alcanzar un resultado. Para el efecto, es importante que la persona busque algo que disfrute (puede ser algo tan sencillo como escuchar música, comer un postre, salir a caminar…) y luego lo emplee como una recompensa por hacer algo productivo. La recompensa debe restringirse hasta que haya completado la tarea. Aunque parezca algo simple, aumenta la productividad.
Puede establecerse de manera rutinaria ejecutar ciertas tareas importantes antes de recibir la recompensa. En los trabajos de auditoría (e incluso en otras labores), luego de concluir ciertas actividades de manera exitosa, en menos del tiempo previsto se recibe un premio o reconocimiento. Ese es el esquema mediante el cual funcionan las recompensas.
Otras estrategias:
El incremento en la productividad se logra en algunos casos empleando diferentes estrategias que pueden no ser convencionales, pero que a algunas personas les da resultado. Entre ellas se cuentan:
Permanecer de pie durante algunas actividades
Atender ciertas actividades estando de pie, puede lograr eficiencias. Por ejemplo, contestar llamadas o revisar ciertos asuntos hace que haya más concentración en lo importante y se haga un uso más eficiente del tiempo. Adicionalmente, el cambiar de posición favorece la condición física.
Pausas activas y trabajo en intervalos de tiempo
La concentración de las personas se pierde luego de algún tiempo, que puede ser de una media hora aproximadamente. Por ello se aconseja dividir el trabajo en intervalos de tiempo, tener una pequeña pausa y luego retomar. Esta técnica es conocida como Pomodoro y es un método para mejorar la administración del tiempo desarrollado por Francesco Cirillo a fines de los años 1980. La técnica usa un reloj para dividir el tiempo dedicado a un trabajo en intervalos de 25 minutos -llamados ‘pomodoros’- separados por pausas. El fundamento del método es la idea de que las pausas frecuentes pueden mejorar la agilidad mental y se tiene una mejor respuesta, en lugar del estado de ansiedad que suele provocar el paso del tiempo.
Establecer y escribir metas
Si bien muchas personas se fijan metas, no todas lo logran. Una manera de procurar alcanzarlas es, luego de definirlas, escribirlas, lo que facilita visualizar las formas específicas en que las metas pueden hacerse realidad, así como hacer seguimiento. El hecho de escribir algo parece hacer a la persona más responsables de alcanzar una meta. Establecer una meta no es suficiente, hay que visualizar cómo llegar allí.
Si bien esta relación de estrategias no es exhaustiva, su aplicación con seguridad puede contribuir a mejorar la productividad de las personas y de esta manera lograr sus metas y objetivos tanto personales como profesionales. En auditoría, la productividad beneficia tanto al auditor como al cliente con el consecuente impacto positivo en la ejecución del trabajo, la reducción de costos y la posibilidad de lograr mejores resultados.
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