Por José Luis Herreros Barbadillo, CIA,
CRMA
1. El
informe de auditoría
El trabajo de auditoría es
como un iceberg: sólo es visible una pequeña parte del total.
En nuestro caso la parte
perceptible es el informe. En él se expone el diagnóstico de una situación y se
formulan recomendaciones o en requerimientos, dependiendo del menor
o mayor nivel de exigencia, que se materializarán en planes de acción.
El trabajo del auditor es
juzgado por la calidad de su informe y por el valor que aporta a sus
destinatarios o usuarios (departamentos o procesos auditados, alta dirección,
órganos de gobierno, legisladores, supervisores,...), quienes se formulan la
siguiente pregunta: ¿cómo está esto?
El auditor aportará valor
en la medida en que ofrezca respuesta a dicha pregunta.
La extensión y profundidad
de la respuesta ofrecida dependerá del tipo de usuario. La actividad
profesional diaria se caracterizada por el exceso y complejidad de la
información disponible y por la escasez de tiempo para gestionarla. No podemos
abrumar al destinatario al más alto nivel con detalles irrelevantes. De nada
sirve que hayamos redactado un informe de cientos de páginas si no proporciona
una respuesta muy concreta a la fatídica pregunta.
Un método para ofrecer
mucha información con pocas palabras es la utilización de escalas,
clasificaciones o ratings.
¿Cómo
está esto? Mal - Regular - Bien
2. Calificaciones
Calificar
es apreciar o determinar las calidades
o circunstancias de alguien o de algo y expresar o declarar este juicio1.
La
auditoría también consiste en expresar un juicio u opinión (sobre unos estados
financieros, un proceso, una actividad, un departamento, un control
interno,...). Por tanto, la calificación es inherente a la actividad de
auditoría interna.
La
calificación implica otros dos conceptos importantes: la clasificación y la
comparación.
Al
calificar hechos similares (o uno mismo en diferentes periodos de tiempo)
podemos clasificarlos, es decir, ordenarlos y agruparlos en bloques
homogéneos y compararlos, estableciendo que algunos de ellos son peores,
iguales o mejores que el resto.
A las
personas nos gusta calificar, clasificar y comparar cualquier aspecto de
nuestra vida diaria, utilizando para ello innumerables escalas o ratings. Por
ejemplo:
Escalas cuantitativas
.
Intensidad de terremotos: 0 no
perceptible,..., 10 destrucción total.
.
Fuerza de los huracanes: uno,
dos, tres, cuatro, cinco.
.
Hoteles: tres, cuatro, cinco
estrellas.
Escalas cualitativas
.
Rendimiento escolar: suspenso,
aprobado, notable, sobresaliente.
.
Delitos o faltas: leves,
graves, muy graves.
.
Opinión de auditoría externa: favorable,
con salvedades, desfavorable, denegada.
.
Países, entidades o deudas: Aaa,
Aa1, Aa2, Aa3, Baa1, Baa2, Baa3...
Otras
escalas
.
Alertas
meteorológicas: verde, amarilla,
naranja, roja.
.
Artes
marciales: cinturón blanco, amarillo,
naranja, azul,...negro.
.
Cuestionarios
de satisfacción:
3. Opinión
de auditoría y ratings
Podemos utilizar
clasificaciones o ratings para expresar la opinión de auditoría. La norma 2410-A1 establece que:
La comunicación final de
los resultados del trabajo debe incluir, si corresponde, la opinión y/o las
conclusiones del auditor interno.
Cuando se emite una
opinión o conclusión, debe considerar las expectativas del Consejo, la alta
dirección y otras partes interesadas y debe estar soportada por información
suficiente, fiable, relevante y útil.
Interpretación:
Las
opiniones en los trabajos de auditoría pueden ser clasificaciones (ratings), conclusiones u otras
descripciones de los resultados. Un trabajo de auditoría puede estar
relacionado con controles sobre un proceso específico, riesgo o unidad de
negocio.
La formulación de opiniones al respecto
requiere de la consideración de los resultados del trabajo y su importancia.
Las clasificaciones se suelen realizar en base a tablas de
definiciones. Por ejemplo:
Calificación
|
Definición de criterios
|
Buena
|
No se
han detectado errores, incidencias o incumplimientos relevantes.
|
Regular
|
Se han
identificado algunos errores, incidencias o incumplimientos, pero son poco
significativos.
|
Mala
|
Existen
errores, incidencias o incumplimientos graves.
|
Normalmente, en nuestro
trabajo nos encontraremos unos pocos casos en los que la calificación otorgada
sea muy negativa o muy positiva y una gran mayoría de situaciones en las que la
calificación sea intermedia.
En este sentido, cuando un
departamento o proceso auditado recibe la máxima calificación en un informe,
este reconocimiento del trabajo bien hecho supone un elemento motivador de
primer orden.
A todo el mundo le gusta
que le aplaudan y elogien. Pero si el reconocimiento proviene del área de auditoría
interna tiene mucho más valor, porque todavía se percibe dentro de las
organizaciones que la actividad auditora sólo busca poner énfasis en lo
negativo.
Además, la norma 2410-A2 indica que:
Se
alienta a los auditores internos a reconocer en las comunicaciones del trabajo
cuando se observa un desempeño satisfactorio.
Podemos
diseñar y emplear cualquier tipo de escala. Pero es fundamental que los
destinatarios del informe conozcan exactamente nuestra política o sistema de calificación para comprender la evaluación
realizada.
Si nos
informan de que hoy tendremos 30 grados de temperatura sabemos que hará calor,
puesto que conocemos la escala de medida (Celsius). Pero si nos dicen que hoy tendremos 30 grados Fahrenheit no sabemos a qué atenernos,
ya que no estamos familiarizados con esta escala. Mejor salir abrigados.
Es
conveniente incluir en el informe de auditoría un anexo con la definición y el
significado de las escalas utilizadas.
Además,
la política de calificación debería incluirse en el Estatuto de Auditoría Interna, documento básico que establece
las reglas del juego de la actividad auditora dentro de cada organización.
La
utilización de clasificaciones o escalas para expresar las conclusiones de un
trabajo tiene ventajas e inconvenientes:
Ventajas
·
Es una forma muy intuitiva de exponer el juicio auditor.
·
Permite comparar áreas funcionales de una entidad o incluso evaluaciones
realizadas en distintos periodos de una misma área.
·
La calificación de auditoría se puede utilizar como una variable del
sistema de incentivos a los empleados (una mejor calificación puede suponer una
retribución o premio mayor, y al contrario).
Inconvenientes
La emisión de calificaciones
cualitativas tiene un elevado componente subjetivo. Es difícil establecer los
límites entre los grados establecidos. En una escala de “Bueno”, “Regular” y “Malo”
¿cuál es la diferencia entre “Bueno”
y “Regular”? ¿y entre “Regular” y “Malo”?
Por ello puede ser complicado
justificar ante los destinatarios la calificación otorgada, sobre todo si es
negativa.
Los criterios pueden cambiar en el
tiempo, por lo que las calificaciones podrían no ser comparables en periodos
posteriores.
A diferencia de la auditoría externa,
las calificaciones de auditoría interna de una organización no son comparables
con las de otras organizaciones, ya que no existen escalas estándares.
Algunas escalas son complejas de
aplicar.
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