La importancia del análisis de origen o causa – raíz (Primera Parte)

Juan Villanueva Chang

Los auditores deberíamos justificar que somos eficientes en la identificación de las verdaderas causas de podrían desencadenar en un evento o incidente. Algunas veces por la urgencia de emitir opiniones señalamos determinadas causas sin haber utilizado el abanico de técnicas que debe sustentar un verdadero análisis de origen o causa raíz. Esto usualmente lo experimentamos cuando luego de un tiempo determinado detectamos  causas de una debilidad de control que se  repite en escenarios antes analizados.

Sobre el uso adecuado de este tipo de análisis, el Consejo para Práctica 2320-2 del Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna  - IIA – señala que:

•      “El análisis del origen (análisis de causa – raíz) se define como la identificación de las causas que han dado lugar a un evento, en vez de proceder únicamente a la identificación o comunicación del problema mismo.

•      Un evento se define como la dificultad, error, caso de incumplimiento o una oportunidad perdida.

•      Cuando los auditores recomiendan que la entidad auditada solucione la cuestión – y no la causa subyacente que causó la misma – están omitiendo elementos que podrían mejorar la efectividad y eficiencia a largo plazo de los procesos. El análisis identifica las causas subyacentes de los eventos.

•      El análisis del origen puede ser considerado en cualquier tipo de situaciones: eventos de riesgo sorpresa, fallo en los procesos, daño o pérdida de activos, interrupción en los trabajos, incidentes de seguridad, degradación de la calidad o insatisfacción del cliente”.

“La causa - raíz es un factor que provocó una no conformidad y debe ser eliminado de forma permanente a través de la mejora de procesos. El análisis causa -  raíz es un término colectivo que describe una amplia gama de enfoques, herramientas y técnicas utilizadas para descubrir las causas de los problemas”.

Es un proceso para entender lo que sucedió y resolver el problema a través de mirar hacia atrás y encontrar la razón por qué sucedió. Es mirar bien qué sucedió para rectificar el problema y que no vuelva a ocurrir, o reducir la probabilidad que vuelva a suceder. Otros la conocen como una herramienta para identificar causas de falla para evitar consecuencias.

Existe una serie de herramientas y técnicas que se pueden utilizar en simultáneo con el análisis de causa – raíz:

·         Los cinco porqués; fue desarrollada la década de 1930 por Sakichi Toyoda. Es una técnica sistemática de preguntas de cinco por qué buscar posibles causas principales de un problema.

·         Causa – Efecto o diagrama de Ishikawa; (conocida como espina de pescado). El primer concepto básico se utilizó en la década de 1920. Se lleva a través de un proceso en primer lugar de la descripción del problema, la recolección y análisis de datos y luego mediante lluvia de ideas identificar las causas potenciales. Esto debería permitir analizar e identificar la causa (s) raíz y luego asesorar sobre las posibles soluciones.

·         Modo de fallo efectos y análisis de efecto (FME); desarrollado en la década de 1940 para estudiar los problemas de fallas en los sistemas militares, esto fue luego plenamente desarrollado por la industria aeroespacial y automotriz. Para cada modo de falla se determina las posibles causas profundas. Se registran la valoración y estimaciones sobre la probabilidad de falla que ocurre junto con los controles actuales, así como la calificación de detección.

·         Análisis del árbol de fallos; desarrollado en la década de 1960 por la Fuerza Aérea de Estados Unidos. Posteriormente por Boeing y adoptado por la industria aeroespacial en la década de 1970. En la década de 1980 y 90 adoptadas por las industrias química de software y robótica. Es una herramienta que permite localizar y corregir fallas. Se puede utilizar para prevenir o identificar fallas antes que ocurran, pero se usan con más frecuencia para analizar accidentes o investigaciones para señalar fallas.  Al ocurrir un accidente o falla se puede identificar la causa – raíz del evento negativo.

·         Diagramas SIPOC; por sus siglas en inglés Supplier – Inputs- Process- Outputs – Customers, es la representación gráfica de un proceso de gestión. Esta herramienta permite visualizar el proceso de manera sencilla, identificando a las partes implicadas en el mismo: proveedor, recursos, proceso y cliente.

·         Diagrama Pareto; es un sencillo gráfico como método de análisis que permite discriminar entre las causas más importantes de un problema y las que lo son menos. Creado en 1909 por Wilfredo Pareto. El objetivo de esta comparación es clasificar los elementos o factores en dos categorías: Las pocas vitales (los elementos muy importantes en su contribución) y los muchos triviales (los elementos poco importantes en ella)

·         Indicadores de Calidad; es son instrumentos de medición, basados en hechos y datos, que permiten evaluar la calidad de los procesos, productos y servicios para asegurar la satisfacción de los clientes, es decir, miden el nivel de cumplimiento de las especificaciones establecidas para una determinada actividad o proceso empresarial.

·         Correlación Estadística; determina la relación o dependencia que existe entre dos variables que intervienen en una distribución bidimensional. Es decir, determinar si los cambios en una de las variables influyen en los cambios de la otra. En caso de que suceda, diremos que las variables están correlacionadas o que hay correlación entre ellas.

Mediante la aplicación adecuada del análisis de causa – raíz los informes de auditoría interna pueden estar fuertemente respaldados por el resultado de su opinión, reducir los riesgos, añadir ideas que mejoran la eficacia y eficiencia, así como resaltar el buen uso de  la práctica de asesoramiento 2320-2 en el análisis de causa raíz (RCA). Sin embargo, al emplear adecuadamente estás técnicas de análisis los auditores deberán tener los conocimientos y experiencia para realizar este tipo de trabajo.

Este artículo continuara con la presentación de varios ejemplos el próximo miércoles.

¿Te ha gustado la información? ¡Compártela con otro auditor interno!