La importancia del análisis de origen o causa – raíz (Segunda Parte)

Juan Villanueva Chang

Ejemplos de Metodologías

Análisis de los Cinco Por Qués:

Ejemplo: Debilidad de control: “Carencia de un plan integral de capacitación”

1.    Falta de motivación para capacitarse ¿Por qué?

2.    Ausencia de plan integral de capacitación ¿Por qué?

3.    Falta de iniciativa de staff ¿Por qué?

4.    Inadecuada línea de carrera ¿Por qué?

5.    La empresa no cuanta con competidores en el mercado ¿Por qué?

El equipo de auditores determinó por consenso que del razonamiento de los cinco por qué lo fundamental para fortalecer el control interno era la carencia del plan integral de capacitación que incluya una política clara y obligatoria de capacitarse anualmente 

Análisis Modo de Fallo de Efectos y Análisis de Efectos:

Ejemplo: Debilidad de control: “Deficiencias en la atención de urgencias por falta de recurso humano”

El equipo de auditores, luego de aplicar el análisis AMFE señaló la priorización de riesgos de la siguiente matriz en 72. 

Servicio	Modo de Fallo	Efecto	Causas	Método de detección	G	A	D	G.A.D	Acciones recomendadas
Atenciones en Tópico	Demora en atención	Demora en salud	Un solo médico	Reiteradas quejas	6	4	3	72	Ampliar plazas
	Sala de tópico cerrada	Retraso en curación	Falta de control de llaves	Quejas de pacientes	4	2	8	64	Coordinar con seguridad
	Falta de medicinas	Curación insuficiente	Desabastecimiento de stock	Registros de inventarios	4	5	3	60	Mantenimiento preventivo

Diagramas SIPOC:

Ejemplo: Debilidad de control: “Carencia de documentos de soporte a la formulación de planes de acción”

El equipo de auditores, luego de desarrollar un diagrama SIPOC señaló por consenso que el aspecto crítico estaba en dinámica para establecer metas de los objetivos.  

Proveedor	Entrada	Proceso	Salida	Cliente
Cliente interno	Necesidad	Definición de objetivos	Objetivos redactados	Objetivos claros
Especialista	Datos Bibliografía Antecedentes	Diseño de actividad	Cronograma Presentación	Dinámica para logro de objetivos
Recursos humanos	Salas disponible Características	Selección de sala	Sala seleccionada	Espacio cómodo Pocos ruidos
Capacitación Especialista	Elementos didácticos necesarios	Obtención de elementos didácticos	Recursos didácticos disponibles	Buena didáctica
Cliente interno	Lista de personal	Convocatoria	Comunicación	Buena asistencia

Diagrama Pareto:

Ejemplo: Debilidad de control: “Falta de programa de mantenimiento de maquinaria y equipo”

El equipo de auditores, al desarrollar el análisis Diagrama Pareto obtuvo  consenso que había ausencia de programa de mantenimiento en la producción.

Indicadores de Calidad:

Ejemplo: Debilidad de control: “Incumplimiento de plan de producción”

El equipo de auditores seleccionó de los indicadores de calidad aquellos críticos en el desarrollo de la producción según los resultados del mes en 84,3%.  

Indicadores de medición	Unidad de medida	Meta mínima	Meta máxima	Resultados del mes	Peso indicador	Puntaje
Costo de conversión	US$/TM	125	105	107,4	5%	4,50%
Costo de mala calidad	US$/TM	2,0	1,5	1,78	5%	4,00%
Rotación de inventarios	US$/S	3,5	2,5	2,2	3%	3,00%
Cumplimiento plan de producción	%	90%	98%	84,3%	3%	2,40%
Gastos de producción	US$/S	1,2	0,8	0,91	4%	3,60%

Correlación Estadística:

Ejemplo: Debilidad de control: “Carencia de estímulo para desarrollo de competencias”

El equipo de auditores seleccionó de diversas correlaciones aquellos factores  críticos en la formación de estudios superiores. Tuvo mayor incidencia sin estudios según siguiente gráfico. 

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