Calidad Comunicación

Información tomada de la publicación Tone at the Top del IIA Global de Febrero del 2014.

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La cultura organizacional como un objetivo de control y administración de riesgos

Por Pablo G. Fudim (CPA; CIA; CRMA; QAS)*

En la actualidad y a partir de los análisis de las principales metodologías internacionales de Administración de Riesgos (COSO-ERM; BASILEA 2 Y 3, ISO 31.000), así como en los modelos de diseño de estructuras de Control Interno (COSO 2013), incluso al considerar los objetivos de los modelos en general, y la función del alineamiento organizacional que forma parte de la actividad de Auditoria Interna, existe una ausencia de discusión de cuál es el rol de la cultura organizacional en la administración de riesgos y estructuras de control interno.

Esta falencia en principio podría ser causada por un conocimiento limitado por parte de los profesionales de ciencias económicas de los factores blandos que gobiernan las organizaciones. Por ello, debemos considerar una perspectiva diferente y multidisciplinaria, y asumir que la cultura está constituida por las creencias y tradiciones que rigen la conducta de las personas. Es la síntesis de todas las variables del liderazgo y, de esta manera, genera una acción en función de un canon cultural.

En las metodologías antes mencionadas, la cultura es uno de los componentes, es decir, está subordinada a diferentes objetivos. En mi experiencia, sin embargo, considero que es una variable esencial para la consecución de los objetivos organizacionales, derribando los paradigmas vigentes.

Si la estrategia es el primer objetivo de un modelo de administración de riesgos (COSO-ERM) y la estrategia es el todo o el objetivo más importante de las actividades organizacionales, entonces, ¿cuál de las dos es más importante? Peter Drucker afirmó: "La cultura se come a la estrategia para el desayuno". Si esta es tan importante, ¿por qué no se encuentra incluida en la Matriz de Estrategia Competitiva de Michael Porter? Efectivamente, en ninguna de las metodologías analizadas se incluye este objetivo. No consideramos la cultura en el análisis estratégico o el Modelo de cinco Fuerzas de Porter, tampoco en el modelo COSO 2013, BASILEA 2 y 3, etc.  No obstante, la consideramos en los análisis de riesgo externo o interno (ISO 31.000; COSO-ERM; entre otros). ¡Qué paradoja!

Considero entonces oportuno señalar que es necesario un nuevo marco de referencia. Como ejemplo, en la General Electric (GE) gestionada por J. Welch, la estrategia consistió en "ser el número 1 o 2 en cualquier negocio que operaran".

In fraganti

Sorprender a alguien in fraganti viene a ser lo mismo que atraparlo con las manos en la masa, o sea, mientras está haciendo algo indebido. No hay necesidad de escribir in fraganti en cursiva ni entre comillas porque es castellano puro y duro, aunque pueda parecer latín. En realidad es la deformación del latinismo in flagranti (delicto), es decir, ‘en flagrante delito’.

Para una muestra solo falta un botón, recuerdan el Caso Paul Wolfowitz y el drama ético del Banco Mundial.  El 28 de enero del 2007, el entonces Presidente del Banco Mundial, Paul Wolfowitz fue atrapado in fraganti al ingresar a una mezquita en un viaje que hizo a Turquía, debido a que se vio obligado a develar un secreto íntimo, al tener que quitarse los zapatos, toda la humanidad pudo observar sus medias rotas, todos vimos en vivo y directo dos grandes agujeros en sus calcetines. 

Pero lo más sorprendente aun, es que el Sr. Wolfowitz no será recordado por la fotografía de sus dedos gordos asomándose, impúdicamente, a través de los agujeros de sus calcetines, sino por sus amores lucrativos con Shasha Riza, empleada del Banco Mundial, a quien le asignó un salario extraordinariamente alto.

Más adelante fue sorprendido de nuevo con las manos en la masa, debido a que entre marzo y abril de 2007, Wolfowitz estuvo envuelto en un escándalo de corrupción, al descubrirse que su novia (Shaha Riza), también empleada del Banco Mundial, había recibido importantes aumentos de sueldo (incluso por encima de lo que dictan las reglas de la organización) tras llegar Wolfowitz a la presidencia de la misma. El primero, de 47.300 dólares, supuso un incremento del 35,5%. El segundo, de 13.590 dólares, supuso un 7,5%. Estos aumentos violaban claramente las normas del banco, que permitían aumentos menores, del 12% y del 3,7% respectivamente. El salario de Shaha Riza alcanzó en 2007 los 193.590 dólares libres de impuestos.

Definiciones de Apetito, Tolerancia y Capacidad de Riesgo

El apetito es el nivel de riesgo que la empresa quiere aceptar y su tolerancia es la desviación respecto a este nivel. La capacidad es el máximo de riesgo que una organización puede soportar en la persecución de sus objetivo.

Información tomada de la Guía de Buenas Prácticas de Gestión de Riesgos: Definición e Implementación de Apetito de Riesgos publicada por La Fabrica de Pensamiento del Instituto de Auditores Internos de España.

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Talento o Suerte

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Los Servicios de Aseguramiento y la Gestión de Riesgos

 ¿Cuál es la responsabilidad de auditoría interna y de otros proveedores de aseguramiento respecto a la gestión de riesgos?

El Glosario de las Normas para la Práctica Profesional de la auditoría interna define:

Servicios de Aseguramiento: Es un examen objetivo de evidencias con el propósito de proporcionar una evaluación independiente de los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno de una organización.

Gestión de Riesgos: Es un proceso para identificar, evaluar, manejar y controlar acontecimientos o situaciones potenciales, con el fin de proporcionar un aseguramiento razonable respecto del alcance de los objetivos organizacionales.

La gestión de riesgos es un proceso gerencial que promueve la efectividad y eficiencia en el logro de los objetivos organizacionales. El aseguramiento y la gestión de riesgos son procesos complementarios. Como apoyo a la gestión de riesgos, el rol principal de auditoría interna y otros proveedores independientes de aseguramiento es proveer aseguramiento de que:

·         El proceso de gestión de riesgos ha sido aplicado apropiadamente y que los elementos del proceso son adecuados y suficientes.

·         El proceso de gestión de riesgos mantiene las necesidades estratégicas y los objetivos organizacionales.

·         Los procesos y sistemas ha sido establecidos para asegurarse que todos los riesgos materiales son identificados y tratados.

·         Todos los riesgos priorizados como intolerables tienen planes costo-efectivos implementados.

·         Los controles han sido correctamente implementados y se mantienen actualizados con los resultados del proceso de gestión de riesgos.

·         Los controles claves son adecuados y efectivos.

·         Los riesgo no están sobre controlados o infectivamente manejados.

·         La gerencia de línea revisa los controles y otras actividades de aseguramiento que no sea auditoría están manteniendo y mejorando el sistema de control interno.

·         Los planes de tratamiento de riesgos están siendo ejecutados.

·         Existe un proceso de reporte apropiado en el plan de gestión de riesgos.

Sabiduría de Mandela

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Síndrome del lomo del camello

A continuación reproduzco una reflexión tomado de unos de los libros de Robin Sharma:

Las organizaciones raras veces se hunden como resultado de un único gran revés. Las relaciones raras veces terminan por una única gran discusión. Las vidas raras veces se desmoronan a causa de un único suceso triste. No. Yo diría que el fracaso prolongado se produce como consecuencia de pequeñas negligencias diarias que se van acumulando hasta provocar un estallido y una ruptura.

Recuerda la metáfora del lomo del camello. Al pobre animal le iban colocando en el lomo una brizna de paja tras otra. Cada brizna era, por sí sola, ligera y apenas le hacía daño. Pero al final, de brizna en brizna, la carga se hizo tan pesada que una sola brizna de paja consiguió romperle el lomo.

Yo llamo a eso el Síndrome del Lomo del Camello. Las pequeñas negligencias en los negocios y en la vida van generando, inevitablemente, un deterioro. Los mejores prestan atención a los pequeños detalles. Hacen bien las cosas que parecen insignificantes. Tienen la disciplina de destacar en los pequeños proyectos, actividades y tareas, lo que deriva en proyectos espectaculares. Comprenden que el éxito prolongado es fruto de una evolución, no de una revolución. Tú también puedes comprenderlo.

Creo que esta breve reflexión encierra una enorme enseñanza.

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Consejos para no confundir los conceptos de independencia y objetividad

En la práctica es sorprendente observar que existe frecuentemente confusión entre la independencia y objetividad; debido a que observamos como muchos profesionales emplean estos términos de forma indistinta. Aunque para muchos auditores internos sea obvio que la independencia y objetividad no son la misma cosa. Debido a que algunos auditores internos pueden ser independientes pero no objetivos; otros auditores en cambios podrían ser objetivos pero no independientes.

La  independencia y objetividad son parte integrales de las guías mandatorias del Marco para la Práctica Profesional de la Auditoría Interna. El uso de estos términos inicia con la definición de auditoría interna, la cual establece que: 

La auditoría Interna es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.

Por lo que es imprescindible entender la diferencia que existe entre ambos términos e identificar las diversas amenazas y formas de salvaguarda o tratamiento de cada condición.

Sin lugar a dudas, es más fácil medir y evaluar la independencia de un auditor interno, con el fin de tomar medidas para proteger la misma; que garantizar su objetividad.  Entre las salvaguardas que se pueden implementar para incrementar la independencia se encuentran fortalecer las relaciones de reporte funcional y administrativo, segregación de funciones, restricciones sobre responsabilidades, estructura efectiva de remuneraciones; y acciones o requerimientos para evitar posibles conflictos de interés.

5 Frases Geniales de Sōichirō Honda

“El día que deje de soñar es el día que me muera”.

“Hay cualidades que conducen al éxito. Coraje, la capacidad de soñar y la perseverancia”.

“Todos tenemos derecho a nuestros sueños locos”.

“Yo quería ser el número uno del mundo, no sólo de Japón”.

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La corrupción una modalidad de fraude muy significativa

Jesús Aisa Díez

Comentábamos hace unos días los resultados del estudio realizado por la Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), en el que se describían las características y frecuencias de los distintos tipos de fraude ocupacionales  a nivel agregado, apareciendo el de “corrupción” como segundo riesgo en importancia después del  de  la “apropiación indebida de activos”, el cual más que duplicaba en frecuencia (87% frente a un 34%) al de “corrupción”. Ponderación que resultaba contraria a la estimación a los perjuicios económicos producidos por estas dos variantes del fraude, ya que la pérdida media por hurtos se situaba, de acuerdo con las estadísticas manejadas, en 120.000 $ USA, mientras que las debidas a los fraudes por corrupción en 250.000 $ USA; lo que nos permite apreciar con claridad la relevancia de estos dos tipos riesgos,  y la necesidad de adoptar las medidas que se entiendan necesarias para combatirlos, que es a lo que finalmente dedicábamos el artículo al que hemos hecho referencia. 

Recordemos que según la ACFE, la malversación o apropiación indebida de activos, se entiende cuando un empleado roba o hace mal uso de los recursos de la organización (substracción de dinero, facturaciones fraudulentas, reporte de gastos inflados,…). Mientras que estaremos frente a una corrupción, cuando un individuo  ejerce indebidamente su influencia en una transacción comercial, de modo que viola su deber para con el empleador a fin de obtener un beneficio directo o indirecto. Definición que entendemos se queda algo corta, inclinándonos por la que empleada por Vito Tanzi en su estudio sobre El papel del estado y la calidad del Sector Público, al considerarla  como el “incumplimiento intencionado del principio de imparcialidad con el propósito de derivar de tal tipo de comportamiento un beneficio personal o para personas relacionadas”, dando cabida así a: los favoritismos, el clientelismo, el nepotismo, las privatizaciones o adjudicaciones  sin transparencia, la politización excesiva de la administración pública, y cualesquiera otras prácticas dolosas que perjudiquen los legítimos intereses de los ciudadanos.

Partiendo de este escenario, en la semana que ahora termina se acaba de publicar el barómetro del Centro de Investigaciones Sociológicas, referido al mes de Diciembre último pasado, en el que aparece como la mayor preocupación de los españoles el paro con 77,0 puntos (lo cual, dado los 6 millones de parados existentes, no nos debería sorprender); mientras que en segundo lugar, con 37,6 puntos se sitúa el epígrafe correspondiente a la “corrupción y al fraude”, lo que visto lo que estamos presenciando en estos últimos meses tampoco es de extrañar, ni tampoco el que como cuarto problema se sitúe a los políticos en general, los partidos y la política, con una puntuación de 26,2.

Siendo que la corrupción política y administrativa es uno de los riesgos de mayor significado para la sociedad española, y entiendo que también para otros muchos países, fundamentalmente del ámbito iberoamericano, para poder abordarla deberemos diferenciar antes que nada entre el corruptor, es decir aquella persona que obliga o incita a otra a la corrupción, y al corrupto, es decir el que se deja o se ha dejado sobornar o pervertir. En el primer caso estaríamos ante el sujeto activo, el que promueve, en tanto que en el segundo supuesto es el pasivo, el que colabora. En nuestra opinión la forma de combatir a unos y a otros resultaran diferentes, por lo que los auditores lo primero que deberemos hacer es diagnosticar en que escenario nos movemos.

Lo que siempre debes hacer

Comenzamos la semana con una frase de un colombiano universal  “El Gabo”, Gabriel José de la Concordia García Márquez, mejor conocido como Gabriel García Márquez:

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Carpe Diem de Acuerdo a Chaplin

Carpe Diem literalmente significa 'toma el día', que quiere decir 'aprovecha el momento', en el sentido de no malgastar el tiempo. Creo que la siguiente frase de Charles Chaplin es una interpretación perfecta de esta alocución latina:

“La vida es una obra de teatro que no permite ensayos…Por eso, canta, ríe, baila, llora y vive intensamente cada momento de tu vida…antes que el telón baje y la obra termine sin aplausos”.

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Vivir in crescendo

En un pasaje del libro de Stephen R. Covey “La 3ª alternativa”, encontré una idea poderosa "Vivir in crescendo": 

Pau Casals nunca dejó de tocar el violín hasta el día que guardó el arco por última vez, a los 97 años. Mejoró sus habilidades, reforzó sus capacidades y dio todo lo que había en él, hasta su último aliento. Cuando otros le preguntaban por qué no se lo tomaba con calma, ahora que se acercaba al final de su vida, les respondía: «Retirarse es morir». Les podría haber explicado que cuando la música se desvanece, se llama diminuendo, y que cuando adquiere vida y cada vez es más potente y grandiosa, se llama crescendo. Él vivía in crescendo.

De acuerdo a Stephen R. Covey: De todas las ideas que compartio en sus tareas profesionales, no conocio ninguna más grande ni con mayor capacidad de motivar y de impulsar que mi lema personal: ¡Vive in crescendo! La tarea más importante es la próxima.

Hay que creer siempre que la tarea más importante está siempre por delante de nosotros, no por detrás. Es fundamental vivir con esa idea. Independientemente de lo que haya conseguido o no, aún le quedan muchas contribuciones importantes que hacer. Puede hacer un trabajo distinto al que ha hecho hasta ahora; y puede que ese trabajo sea significativo de una forma distinta, pero será importante de un modo o de otro, sobre todo si le permite ejercer un impacto positivo sobre la vida de los demás. Debería evitar la tentación de mirar el retrovisor para ver lo que ha hecho hasta ahora, y centrarse en mirar hacia delante con optimismo.

Independientemente de nuestra edad o de nuestra situación en la vida, quienes tenemos una mentalidad tripolar nunca damos nuestra aportación por terminada.

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Barreras que Limitan la Objetividad de un Auditor Interno

Los auditores internos deben tener una actitud imparcial y neutral, y evitar cualquier conflicto de intereses. La objetividad es una actitud mental neutral que permite a los auditores internos desempeñar su trabajo con confianza en el producto de su revisión.

Para evaluar imparcialmente el desempeño operativo y presentar informes efectivos,
los auditores internos deben ser capaces de manejar las amenazas a la objetividad.

Los principales factores o barreras que afectan la objetividad de un auditor interno de acuerdo a la Guía para la Práctica del IIA Global sobre Independencia y Objetividad son:

Presión social

Surge cuando se compara a la actividad de auditoría interna con otro equipo de aseguramiento. Por ejemplo si la gerencia espera cierta cantidad de hallazgos de los auditores externos y de las revisiones de entes reguladores esto podría presionar al personal de auditoría interna a trata de obtener una mayor cantidad de observaciones. 

Intereses económico

Esta amenaza puede surgir cuando el auditor tiene intereses de carácter económico, debido a participación en el rendimiento o resultado financier de la organización. Un auditor puede temer que los resultados negativos significativos, tales como el descubrimiento de actos ilegales, podrían poner en peligro el futuro de la entidad; por lo tanto, los propios intereses del auditor en la empresa.

Relaciones personales

Ocurre cuando el auditor tiene un familiar o relacionado como cliente. El auditor puede verse tentado a eliminar, suavizar o retrasar hallazgos que puedan afectar a algún familiar o relacionado. 

La Gran Imaginación de Nikola Tesla

Albert Einsten dijo: “La lógica te llevará de A a B. La imaginación te llevará a todas partes”.

A continuación presento mi frase favorita de un visionario con una imaginación que sobrepaso la época en que vivió, en una ocasión Nikola Tesla afirmo:

“Un instrumento barato, no más grande que un reloj, permitirá a su portador escuchar en cualquier lado, en el mar o en tierra, música o canciones, o un discurso de un líder político, dictado en cualquier otro sitio, distante. Del mismo modo, cualquier dibujo o impresión podrá ser transferida de un lugar a otro".

Descrito por muchos como "el genio que iluminó el mundo", Nikola Tesla (10 de julio de 1856 - 7 de enero de 1943) fue un inventor prolífico y un visionario creador de las transmisiones que dieron lugar a la radio, las bobinas para el generador eléctrico de corriente alterna, el control remoto, el motor eléctrico de inducción... Incluso se ha sugerido que trabajaba con rayos X antes de su descubrimiento oficial por Roentgen. Sus patentes suman más de 700

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El Riesgo de Fraude y la Auditoría Interna

Jesús Aisa Díez

Recientemente he tenido la oportunidad de leer un magnifico informe sobre la situación del fraude a nivel mundial, elaborado por la Association of Certified Fraud Examiners, en el que se describen las características actuales del riesgo de fraude, así como la evolución que está teniendo a lo largo de estos últimos años, pudiendo observar, como primera conclusión, que el fraude es un fenómeno universal, pues afecta a todo tipo de actividades y/o empresas, bien sean públicas o privadas, e independiente de la actividad económica desarrollada, e incluso también ajeno al ciclo económico que atraviesen los entornos en las que las organizaciones  se desenvuelven. Puesto que, como ya he tenido oportunidad de comentar en alguna otra ocasión: El fraude es un riesgo que resulta inevitable; solo tiene como espacio y límite el ingenio humano, lo cual requiere que los auditores y los responsables de control estén siempre  actualizados de los métodos que se emplean para detectarlo y prevenirlo. Solo se volverá manejable si se logran entender los elementos que lo generan.

En este sentido, y de acuerdo con lo reflejado en los estudios realizados al respecto, podemos  señalar que el perfil que define el estereotipo del gran defraudador al que debemos enfrentarnos, se corresponde con: Varón, entre 36 y 45 años de edad, relacionado con el área financiera, con cargo gerencial o superior, con más de diez años en la compañía, y que trabaja normalmente coludido con otros colegas.

Adicionalmente, y respecto a la frecuencia de ocurrencia de los fraudes ocupacionales, es decir aquellos que son cometidos por los empleados de la organización, la información derivada de las encuestas refleja los siguientes datos:

En tanto que si nos centrásemos en los protagonistas de los fraudes, la conclusión sería que estadísticamente un 10% de los fraudes son realizados por los Ejecutivos del máximo nivel, que ocasionan  un perjuicio del 75% del impacto total, mientras que otro 30 % se debe adscribir a los Gerentes y Jefes, provocando un 20 % de los daños ocasionados, y el 60% restante de los fraudes lo realizarían empleados de nivel medio y bajo, pero provocando solo un 5 % de las pérdidas materiales.

Pues bien, pues si ya tenemos claro quiénes son los colectivos que aportan un mayor riesgo de fraude, creo que podríamos empezar a diseñar los programas anti-fraudes que sean precisos para combatir eficazmente estas amenazas, pero centrándonos fundamentalmente en la fase preventiva, que es donde debemos esperar una mayor eficiencia de los controles que implementemos. Lo cual no debe interpretarse como que nos olvidemos de la fase de “detección”, es decir la correspondiente a la identificación de los responsables de las acciones fraudulentas, pero entendiendo que la prioridad estaría en que el fraude no se produzca (controles preventivos), no en la fase de la investigación (controles correctivos).

¡Quiero un aumento!

Esta es la frase más escuchada por Directores de Auditoría Interna durante todo el mes de enero de cada año, sin importar que trabaje para un grupo transnacional, una organización si fines de lucro, un banco o una institución gubernamental.

¿Está considerando pedir un aumento de salario?

En ese caso, debería responder la siguiente pregunta:

¿Por qué le pagan su salario?

Si su repuesta fue por:

- Años en la empresa,
- Formación académica,
- Las posiciones que has ocupado,
- La descripción de tu puesto actual,
- Tus responsabilidades,
- Tus propuestas de mejora o iniciativas,
- Tus habilidades y
- Tus metas

Confianza

¿Quieres tener un año grandioso?

Comienza a confiar en ti mismo. Esto significa tener fe inquebrantable, seguridad, esperanza y la firme convicción, que sin importar los retos y situaciones que enfrentemos en los próximos 12 meses, seremos capaces de salir adelante.

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Audio: El Arte de la Prudencia - 40 aforismos que debes poner en práctica en el nuevo año

Vladimir Martínez y el equipo de Auditool creo un audio de nuestro artículo: “40 Aforismos Tomados del Oráculo Manual y Arte de la Prudencia”, el cual fue uno de los temas más leídos en el sitio web de Auditool durante el 2013. Si desean escuchar el audio lo pueden hacer a continuación:

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