Iván Rodríguez
Redactar una declaración de la
misión de un área o departamento trae beneficios, pues se constituye en una
guía documentada, orientadora de las actividades que deben ejecutarse y que
facilita su alineación con los objetivos del equipo y de la organización.
El proceso de redacción debe
ser cuidadoso, pues se requiere elaborar cuidadosamente cada frase y
seleccionar conscientemente la palabra correcta para transmitir claramente el
propósito que se desea alcanzar.
Es un proceso que debería ser
inclusivo, si bien usualmente se trabaja con un subconjunto del equipo más
amplio. Habitualmente hay un grupo focal responsable del trabajo, pero teniendo
el cuidado de que toda el área se sienta parte del proceso.
Una de las maneras para lograr
este propósito es usar reuniones de área, en el que todas las personas
participen aportando ideas y sugerencias sobre el contenido de la declaración
de misión. Este es un buen punto de partida puesto que involucra a todo el
departamento o área desde el principio.
Una vez se cuenta con elementos
aportados por parte de los miembros del área, el grupo responsable del trabajo
continúa con el trabajo. Es un proceso iterativo en el cual se lee, se debate,
se intercambian percepciones e interpretaciones.
Es la ocasión de hacer un
ejercicio reflexivo: ¿Por qué se tomó la decisión de trabajar en esta
profesión? ¿En esta área? ¿Qué motivaciones hay frente al trabajo? ¿Qué
propósitos se busca alcanzar? El proceso puede requerir varias sesiones, hasta
lograr un documento conciso y representativo de lo que la labor ejecutada
representa para el equipo. Luego se circula nuevamente al interior del área
para los ajustes finales.
Pero el trabajo no termina
allí. Por el contrario, la declaración de la misión se constituye en un punto
de partida. Es una actividad inicial que permite integrar al equipo y lograr un
entendimiento común.
Una vez se cuenta con la
declaración de la misión, es necesario interiorizarla y procurar que la
ejecución del trabajo esté orientada por su contenido. De manera similar a la
misión de cualquier organización, que se constituye en su razón de ser, la
declaración de misión de un área de auditoría representa el deber ser de su
actividad y la guía orientadora en el logro de los objetivos.
La difusión de la misión es un
elemento primordial para su aprehensión. En algunas organizaciones, si la
declaración es breve, se adjunta a la firma del correo electrónico. Se suele
publicar en diferentes partes, como una manera sencilla de orientación para el
nuevo personal y como recordatorio para los empleados en el departamento o
área.
Ahora bien, la declaración del
área debe estar en armonía con los objetivos de la compañía y alineada con la
misión de la empresa, de manera que los esfuerzos orientadores de los objetivos
no entren en conflicto. No hay que olvidar que la labor del área de auditoría
es contribuir a que la organización logre sus resultados en un entorno de
cumplimiento normativo, de eficiencia en el uso de los recursos, y en un marco de
control que mitigue los riesgos que la afectan.
Como se puede apreciar, la
declaración de misión trasciende el contar con un documento de referencia. No
es un documento que se consulta, se archiva y se olvida. Es la razón de ser del
trabajo y es una invaluable ocasión para que terceros que tienen relación con
la auditoría comprendan su papel y logren una mayor sinergia en su interacción.
Tener una declaración de misión es una manera fácil y clara de ayudar a
fomentar la comprensión del funcionamiento del área frente a otros
departamentos en el logro de los principales objetivos de la empresa.
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