Vamos a comenzar este
artículo por el final. La tolerancia
CERO ante un
fraude interno es la premisa fundamental que debe tener cualquier
organización. Ante un fraude interno, lo importante es tener la evidencia
fehaciente del mismo, y documentar todas las pruebas.
Una vez demostrado
el mismo, lo importante para tomar la decisión es el hecho y no el importe del fraude. Por lo
tanto, la sanción debe ir encaminada hacia el despido y la consiguiente demanda
penal. La actuación contundente y sin dilación de la empresa frente a
situaciones de fraude interno, es la mejor medida preventiva, y sin duda la
mejor decisión empresarial, dada la ruptura de la relación de confianza con el
empleado.
Dicho esto, os voy a
intentar resumir por qué la empresa debe estar preparada ante un fraude
interno, de que medidas debe disponer y como debe actuar frente un evento de
fraude.
¿Por qué?
Primero de todo hemos de
ser conscientes que el fraude interno es algo inherente a las persones.
Es por este motivo que hemos de tener muy en cuenta la actitud y ética de
la sociedad. Existen estudios sociológicos que indican que:
·
El 10% son persones éticamente
correctas/incorruptibles
·
El 10% son persones éticamente
incorrectas
·
El 80 % depende del incentivo que tengan
y de la oportunidad de cometer un fraude
Por lo tanto, los
Directivos o empresarios, sea cual sea su tamaño de su empresa, deben estar
preparadas ante un escenario de fraude interno dentro de su organización,
comenzando por la asignación de estas funciones.
Es por este motivo que
es recomendable contar con un protocolo de actuación frente al fraude. Entre
otros aspectos, el documento debe definir el procedimiento desde que se detecta
la posible infracción hasta su resolución, y tratar todos los aspectos que
surjan a lo largo de la investigación: legales, toma de evidencias, consultas a
externos, áreas involucradas, modelo de reporting, medidas correctivas, medidas
disciplinarias, etc.
De la encuesta del
Instituto de Auditores Internos de España se desprende que el 50% de las
empresas cuentan con un protocolo de actuación frente al fraude; que en el 49%
de los casos incluye quién es la persona o cuál es el departamento o comité
encargado de resolver la investigación y de adoptar las correspondientes
medidas.
Medidas
A
continuación mostramos cinco principios fundamentales para que una
organización gestione proactivamente el riesgo de fraude. Esto
es, los cinco elementos de un programa eficaz de prevención,
detección e investigación de delitos:
1. Establecer un programa de gestión del riesgo de
fraude, como parte de la estructura de gobierno. También conocido
como programa anti-fraude, que incluye una política escrita y que
recoge las expectativas del Consejo de Administración y los altos directivos
en relación con la gestión de riesgo de fraude.
2. Realizar una evaluación periódica de
la exposición al riesgo de fraude, con el fin de identificar
potenciales actuaciones y fraudes específicos que la organización
necesita mitigar.
3. Implantar técnicas de prevención que eviten, en
la medida de lo posible, posibles fraudes y mitiguen los impactos en la
organización (tanto económicos como reputacionales).
4. De forma adicional, implantar técnicas
de detección, para descubrir fraudes cuando las técnicas de
prevención hayan fallado o no hayan mitigado el riesgo de comisión de
fraude.
5. Y, por último, implantar un proceso de
reporting, para solicitar input sobre potenciales fraudes. La
investigación del fraude debe coordinarse con la acción correctiva, para
que la gestión sea adecuada.
Se debe establecer la
obligación de informar de posibles fraudes internos e incumplimientos
normativos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento:
También se debe establecer
un sistema disciplinario que sancione adecuadamente el incumplimiento de las
medidas que establezca el modelo, basado en Recursos Humanos y normativa
laboral.
Como actuar frente al evento de fraude interno
Una vez la empresa sea
conocedora de una sospecha de fraude interno, sea cual sea la fuente de
información (denuncia de un cliente, canal de denuncias interno, resultado de
una auditoría, etc…), está deberá activar el protocolo que debe estar
previamente definido para estos casos. A continuación, vamos a detallar a
grandes rasgos, los pasos que debe tener un protocolo de actuación:
El Departamento o persona que tiene la
función de tratar los casos de Fraude Interno (debe estar definido en el
Organigrama y definición de funciones), será quien centralizará toda la
información y realizará:
- INVESTIGACIÓN: Una investigación en profundidad
del caso. Se debe analizar y documentar toda la investigación. La fase de
investigación, no finalizará hasta que se tenga la seguridad razonable de
la culpabilidad o no culpabilidad del presunto defraudador.
- ENTREVISTA PERSONAL: Entrevista personal con el
presunto defraudador, aportando toda la documentación y hechos objetivos
que se han detectado durante la investigación. Está entrevista tiene una
importancia vital, que trataremos en otro artículo con más profundidad.
- INFORME: Realizar un informe completo de la
investigación, y presentarla al Comité de disciplina o, caso de no
existir, departamento de Relaciones Laborales. Este informe debe emitirse
a partir de hechos
objetivos y documentados.
El Comité
de disciplina, a partir del informe y exposición de los hechos, debe
abrir un expediente disciplinario y emitir una sanción:
o Despedir.
o Abrir
un procedimiento penal.
o Abrir
un procedimiento civil.
o Establecer
medidas disciplinarias.
o
Solicitar una reclamación al seguro
contratado.
o
Continuar con la investigación,
implantando nuevos procedimientos.
o
Implantar nuevos procesos de negocio y
de control.
En función de la
gravedad y elementos objetivos de culpabilidad, es aconsejable dar un permiso
retribuido al presunto defraudador, hasta la finalización de todo el proceso.
En caso que el Comité de disciplina dictamine el despido, RECUERDA QUE:
- Si el despido
es disciplinario no existe obligación de preavisar al trabajador.
- Se debe
comunicar al trabajador los motivos del despido. Esto se puede realizar
mediante la propia apertura del expediente disciplinario, entregándole al
empleado el pliego de cargos y dándole al empleado de 48 horas para que
realice sus alegaciones. Una vez tengamos las alegaciones, le
comunicaremos por escrito la decisión de la empresa.
- En el caso de
Fraudes, la empresa tiene un plazo de 2 meses, desde el conocimiento de
los hechos para proceder al despido. Por este motivo hay que ser muy
cuidadoso con las fechas que constan en los informes y de no exceder el
plazo comentado
ES MUY IMPORTANTE QUE TODAS LAS EMPRESAS
TENGAN:
·
PROTOCOLOS DE ACTUACIÓN PARA LOS CASOS
DE FRAUDE INTERNO.
·
UNA METODOLOGIA PARA EL TRATAMIENTO DE
LA INVESTIGACIÓN, ENTREVISTA Y ELABORACIÓN DEL INFORME.
·
PERSONAS ALTAMENTE CAPACITADAS PARA LA
REALIZACIÓN DE ESTE TRABAJO.
Albert Salvador Lafuente, es Jefe de Equipo de
Auditoria Interna - Corporate Assurance (Especialista en Fraude Interno) en una
entidad financiera líder en España. Este artículo fue publicado en su Blog Fraude Interno, el cual es un Blog
creado con el objetivo de compartir conocimientos y inquietudes relacionados
con el fraude interno, tanto con profesionales de la auditoria interna como con
cualquier empresario o directivo que no disponga de un departamento de
auditoria interna en su organización. Para mayor información debes visitar:
https://fraudeinterno.wordpress.com/.
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Excelente articulo, apegado a lo que estoy buscando para recomendar sobre este tema en mi organización.
ResponderEliminarcual debería ser la dependencia jerarquica de la unidad que realiza investigaciones por fraude en una organización ?
ResponderEliminarEn el Blog tenemos como política el no responder a preguntas anónimas, por lo que debes registrarte en el Blog y luego realizar las preguntas que desees. Saludos,
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