miércoles, 30 de enero de 2013

Auditoría de los Procesos externalizados o deslocalizados

Por Jesús Aisa Díez

En búsqueda de sus objetivos, las organizaciones empresariales deben adoptar múltiples decisiones estratégicas buscando la mejor solución para cada uno de los procesos que en ellas tengan cabida, identificando, y finalmente aplicando, los que se consideren que resulten más eficientes, o como mínimo más eficaces.

Entre las alternativas por las que las empresas deben decantarse, está la correspondiente a cómo asumir la gestión: si con medios propios o externos. Es decir, empleando capacidad propia tanto de medios materiales como humanos o, en su defecto, subcontratando aquellos que se consideren convenientes. Decisión en la que intervendrán múltiples factores, pero fundamentalmente los económicos, ya que con la externalización de actividades se busca prioritariamente reducir costes, empleando a empresas prestadoras de servicios especialistas en el proceso subcontratado, y por lo tanto, teóricamente, más eficaces en el desarrollo de esa función.

Esta modalidad de gestión no es nueva, pues se viene aplicando por las empresas desde hace ya bastantes años, aunque últimamente se esté ampliando ésta modalidad de forma espectacular. En este sentido, echando mano de la nostalgia y de mi experiencia profesional, que como creo saben se basa en más de 35 años de trabajo en la multinacional española Telefónica, podría citar que, en los años 70 del siglo pasado, las señoritas que atendían el servicio cursado por las centralitas manuales existentes en las poblaciones rurales, que se denominaban Centros de Operación Manual en Régimen Familiar, no tenía vínculo laboral con la empresa, puesto que trabajaban en situación de concesión desde su domicilio.

Posteriormente, y cuando se inició el proceso de automatización y universalización del servicio telefónico, creándose grandes infraestructuras en canalizaciones y tendidos de redes, se externalizó el servicio de creación de planta externa, anteriormente realizadas por brigadas de construcciones propias, manteniendo de momento las de conservación, que pasados ciertos años también se subcontrataron, y así evolucionando  hasta llegar a la deslocalización generalizada de los “call center” de atención a los usuarios, ubicándolos en países de América latina y Marruecos.

En el mismo sentido también podríamos hablar de las multinacionales de la industria del textil, donde los “Made in China, Turquía, Bangladesh,….” son más que frecuentes. Aunque como paradigma de lo acabamos de decir, fijémonos en dónde se fabrican las distintas partes del Boeing 787, pudiendo observarse países de varios continentes.
            

lunes, 28 de enero de 2013

5 Pasos para diseñar informes de auditoría interna de alto impacto

Podría de decirse que el informe de auditoría es el aspecto más importante de todo el proceso del trabajo. Usted pudo haber seleccionada el área correcta, evaluar los resultados de forma efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendrá el éxito deseado. El informe de auditoría interna es quizás el único producto tangible que gerencia puede ver del trabajo de su departamento.

Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a través de la pantalla del computador.

Si deseas mejorar de forma significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos:

1. Sea Breve

La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de páginas que incluya el informe, sino también el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente únicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debería promulgarse una nueva legislación, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditoría interna voluminosos.

“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar”. Antoine de Saint-Exupéry

2. Coloque primero el Mensaje Principal

Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio básico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios absorben más información y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave si no también de la información de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente.

viernes, 25 de enero de 2013

¿Cuál es tu excusa?

Oscar Leonard Carl Pistorius, más conocido como Oscar Pistorius, es un atleta sudafricano, que posee las marcas mundiales en las pruebas de 100, 200 y 400 metros lisos para atletas que han sufrido una doble amputación.  El 4 de julio de 2012, el Comité Olímpico Sudafricano confirmó al atleta para que participara en los Juegos Olímpicos de Londres 2012, convirtiéndose en el primer atleta con doble amputación que logra estar en una cita olímpica. Esta hazaña histórica, me recuerda dos frases formidables:
La única discapacidad en la vida es una mala actitud”. Scott Hamilton

¿Te han gustado las frases? ¡Compártelas con otro auditor interno!

miércoles, 23 de enero de 2013

Procedimientos Analíticos

Sin lugar a dudas, que los procedimientos analíticos son una metodología que contribuyen a incrementar la eficacia y eficiencia del trabajo realizado por el Departamento de Auditoría Interna, por tal razón resulta esencial el familiarizarnos con el uso de este tipo de pruebas. 

Los procedimientos analíticos más comunes que realiza un auditor interno son los siguientes:

Análisis de:

Variaciones porcentuales en estados financieros
Coeficientes o índices
Tendencias
Información orientada al futuro

Benchmarking:

Interno
Externo

El Consejo para la Práctica 2320-1, hacer referencia a este tipo de prueba de auditoría y establece entre otras cosas que:

Los auditores internos pueden usar procedimientos analíticos para obtener pruebas de auditoría. Los procedimientos analíticos requieren el estudio y comparación de las relaciones entre la información financiera y la no financiera. Esta aplicación de los procedimientos analíticos se basa en la premisa de que, en ausencia de condiciones conocidas que indiquen lo contrario, es de esperar que las relaciones entre la información existan y continúen. Algunos ejemplos de condiciones contrarias son las transacciones o acontecimientos inusuales o no recurrentes, de contabilidad, organizacionales, operacionales, del entorno y tecnológicos, ineficiencias, inefectividades, errores, fraude o actos ilegales.

Los procedimientos analíticos a menudo proporcionan al auditor interno medios eficientes y efectivos para obtener pruebas. La evaluación resulta de la comparación de la información con las expectativas definidas o desarrolladas por el auditor interno.

Los procedimientos analíticos son útiles para la identificación de:

·         Diferencias imprevistas.
·         Ausencia de las diferencias previstas.
·         Errores potenciales.
·         Fraude o actos ilegales potenciales.
·         Otras transacciones o acontecimientos inusuales o no recurrentes.

lunes, 21 de enero de 2013

La doble dependencia del DAI

Por Jesús Aisa Díez

Una de las razones de la crisis económica que está atravesando España desde hace ya más de 5 años, se ubica en la explosión de la nunca reconocida “burbuja inmobiliaria”, lo cual, aparte de dejar en el paro a un inmenso número de profesionales, ha producido, entre otras repercusiones, graves problemas de solvencia del sistema bancario español, que ha requerido de  ayudas directas del Estado desde que empezó la crisis -sin contar las ya amortizadas- de alrededor de 216.000 millones de euros, el equivalente al 21% del(PIB) de España. Siendo las Cajas de Ahorros las máximas responsables de esta situación, debido a sus malas prácticas en la forma de gestionar la actividad, lo que ha llevado al Banco de España, en su calidad de supervisor, a denunciar a los miembros del Consejo de Administración de Bankía, antigua Caja de Ahorros de Madrid entre otras, censurando el “buen número de políticos de escasa competencia bancaria que se sentaban en su Consejo y que cobraron 7 millones de euros en 2011 por no enterarse de nada.” 

Desconocimiento y nivel retributivo que es la tónica generalizada por parte de los consejeros de otras entidades intervenidas, de acuerdo a sus manifestaciones, según las cuales, cobraban por ir a las reuniones de los consejos, pero que no tomaban decisiones pues desconocían de lo que se hablaba en ellos.

Siendo así, qué podíamos esperar de la labor de control de la que eran responsables, obviamente muy poco.

Lo anterior creo que denuncia una situación muy grave en lo que se refiere al gobierno corporativo de estas entidades, con enormes repercusiones en su control interno, que resulta evidente resultaría muy dañado, al haberse roto el sistema de supervisión a su máximo nivel.

sábado, 19 de enero de 2013

Vencer a toda costa

Debo de confesar que estas palabras de este atleta de alto desempeño me rompieron el corazón. El ciclista estadounidense Lance Armstrong confesó abiertamente en una entrevista en la televisión de su país que consumió sustancias prohibidas durante la mayor parte de su carrera, especialmente durante los siete Tour de Francia que ganó.

Al parecer nos hemos olvidado de los principios, valores éticos y de la integridad. Lamentablemente, la integridad es en la actualidad un producto perecedero. Los patrones morales se desmoronan en un mundo a la caza del dinero fácil y los atajos hacia el éxito. Basarse en principios implica aferrarse con firmeza a los que se cree correcto:   

¿Cuán firmemente están plantados sus pies?

La integridad incluye responsabilidad y férrea adhesión a valores y creencias.  La antítesis de la integridad es la indiferencia: no expresar o defender aquello que creemos.

“La integridad significa que usted hace lo que hace porque es correcto y no solo por estar de moda o por ser políticamente adecuado.  Una vida de principios, de no sucumbir ante las seductoras sirenas de una moral fácil, siempre prevalece”. Dennis Wailey

viernes, 18 de enero de 2013

Un buen consejo

En busca de la felicidad (The Pursuit of Happyness) es una película estadounidense del año 2006, basada en una historia real, dirigida por Gabriele Muccino y protagonizada por Will Smith, quien fue nominado al Oscar a mejor actor por su interpretación de Chris Gardner, un empresario afroamericano, que en los años 1980 tuvo que superar una enorme quiebra. El papel del hijo de Chris Gardner lo interpreta Jaden Christopher Syre Smith quien es el hijo de Will Smith en la vida real. Mi parte preferida de este film es cuando Will Smith da una valiosa lección a su hijo:
¿Te ha gustado el consejo? ¡Compártelo con otro auditor interno!

jueves, 17 de enero de 2013

Campeones

Hoy celebra su cumpleaños el boxeador Cassius Marcellus Clay Jr. (Muhammad Ali) y para conmemorar esta efeméride presento mi frase favorita del llamado “The Greatest”:  
¿Te ha gustado la frase? ¡Compártela con otro auditor interno!

miércoles, 16 de enero de 2013

Cuál debe ser el contenido de los informes de auditoría

Por Jesús Aisa Díez

En mi condición de Director de Proyectos de Aseguramiento de Calidad de Auditoría Interna del Instituto de Auditoría Interna de España, he tenido oportunidad de conocer  los contenidos de los informes finales preparados por las distintas Unidades de Auditoría Interna evaluadas, siendo frecuente que éste sea uno de los aspectos que aparecen en las recomendaciones de mejora que se aportan al acabar el proceso de valoración, dado que, no en todos los casos, su estructura y contenido se ajusta a los requerimientos normativos del Marco Internacional para la Práctica  Profesional de nuestra profesión. Y ello debido a varias circunstancias, como más adelante podremos comentar.

Pero antes de ello situémonos en el contexto. Desde mi punto de vista, y estoy convencido que lo compartirán la inmensa mayoría de los lectores de estas líneas: Un trabajo de auditoría no está totalmente acabado hasta que no se hayan implementado todos los planes de acción con los que corregir las debilidades observadas.

Asimismo podemos comentar que si no existiese una supervisión posterior sobre el grado de cumplimiento de los compromisos contraídos por las áreas gestoras de los procesos previamente auditados, las recomendaciones pasarían a disfrutar del sueño de los justos, y los informes se quedarían, muy frecuentemente, depositados en un archivo, pero sin que sus conclusiones/recomendaciones fuesen atendidas.

Debido a ello, la Norma 2500.A1 señala que: El director de auditoría debe establecer un proceso de seguimiento para vigilar y asegurar que las acciones de la dirección hayan sido implantadas eficazmente o que la dirección haya aceptado el riesgo de no tomar medidas, en cuyo caso, y si la situación no se resolviese, el director de auditoría debe informar al Directorio para su resolución (N.2600).

lunes, 14 de enero de 2013

El auditor interno, nace o se hace

Por Jesús Aisa Díez
El Marco Internacional para la Práctica Profesional de Auditoría Interna considera al comportamiento ético de los auditores, así como el de las Unidades que provean servicios de auditoría, como un aspecto básico y exigible para el ejercicio de la actividad, según los cuatro principios básicos que incluyen las Reglas de Conducta aplicables: Integridad, Objetividad, Confidencialidad y Competencia.

Si analizásemos estos cuatro principios, los tres primeros observaremos que están asociados con la actitud personal del profesional respecto del trabajo a realizar, mientras que el de competencia, sería la condición sine qua non para poder asumir la realización de una determinada auditoría, es decir la aptitud o capacidad necesaria para ejecutarla.

En este sentido estos dos bloques de requisitos son complementarios, puesto que, sin una adecuada aptitud, de poco valdría un comportamiento ético perfecto dado que el resultado del trabajo corre el riesgo de resultar cuestionable. Igualmente  sucedería en sentido inverso, donde teniendo los conocimientos necesarios para ejecutar el trabajo, éste se realice con limitaciones de independencia y objetividad.

viernes, 11 de enero de 2013

Internal Audit Charter

Por José Luis Herreros Barbadillo. CIA, CRMA

El Estatuto de Auditoría Interna es un documento básico en nuestro trabajo puesto que respalda todas nuestras actuaciones.

¿Sabrías responder a las siguientes cuestiones?

Pregunta

De acuerdo con las Normas y Estándares, el propósito, autoridad y responsabilidad de la auditoría interna:
a)    Deben basarse en la Recomendaciones de Control Interno publicadas por la ONU.
b)    Se cumplen cuando se sigue fielmente el Código de Ética del Instituto de Auditores Internos.
c)    Deben estar formalmente definidas en un Estatuto y estar aprobados por el Consejo de Administración.
d)    Deben ejercerse por el Comité de auditoría de la empresa, y no se pueden delegar.

Comentario

Respuesta correcta c). El Propósito, Autoridad y Responsabilidad de la actividad de auditoría interna deben estar formalmente definidos en un Estatuto, de conformidad con las Normas del IIA (1000), y estar aprobados por el Consejo de Administración.

Pregunta

De acuerdo con las Normas y Estándares de auditoría interna, el propósito, autoridad y responsabilidad del departamento de auditoría interna debe estar prescrito en un documento (estatuto o charter). Este estatuto, aprobado por el Consejo de administración (board of directors) tiene como función principal potenciar:

a)    El celo profesional del departamento.
b)    Su posición en la Organización.
c)    Sus relaciones con la Dirección.
d)    La independencia del departamento.

Comentario

Respuesta correcta d). El Estatuto de Auditoría Interna es el documento básico de la organización de la auditoría interna. En él se recogen aspectos como los objetivos, autoridad, responsabilidad, etc., del departamento, y se garantiza su independencia frente a los departamentos o funciones auditados. Véase consejo para la Práctica Profesional 1000-1.

miércoles, 9 de enero de 2013

lunes, 7 de enero de 2013

La Experiencia

Queremos presentar un tema polémico y hasta podría ser considerado un tabú para algunos colegas, debido que es difícil que opinen sobre el mismo de forma abierta. 

La pregunta es:

¿Qué tanto peso debe dársele a la experiencia?

Muchos auditores internos entienden que la experiencia es un elemento imprescindible para poder realizar un trabajo realmente excepcional, debido a que los conocimientos acumulados durante largos años de trabajo son vitales para hacer frente a los problemas que surgen cada día.

Otros evitan enfrentarse al cambio. Esconden la cabeza como los avestruces a la espera de que el cambio simplemente desaparezca y de esta forma poder continuar transitando por un camino conocido, aplicando los enfoques de trabajo que tanto éxito les brindaron en el pasado.

Conozco líderes de auditoría interna poseen una tendencia natural es a la auto-perpetuidad. Son, casi por definición, reacios al cambio. Sin embargo, en el mundo de hoy, las fuerzas huracanadas que afectan a nuestras organizaciones (globalización rápida, innovación competencia despiadada) se han intensificado lo que el economista Joseph Schumpeter denominó: “fuerzas de destrucción creativa”. Por lo que las viejas recetas podrían ya no ser efectivas.

La falta de flexibilidad es el enemigo principal de la excelencia. Si deseas tener éxito en tiempos turbulentos, debes de tener:

1.    Conocimientos técnicos actualizados.
2.    Destreza en el uso de la tecnología de información en el trabajo.
3.    Una mente creativa que te permita emplear las innovaciones y cambios ocurridos en la empresa para mejorar el trabajo de auditoría interna.
4.    Competencia en temas de negocio, consultoría y asesoría para ir más allá de los enfoques financieros tradicionales.
5.    Disposición para el mejoramiento continuo, nunca creer que alcanzaste a tu nivel máximo de rendimiento, siempre buscar nuevas formas de crecer.

Cerramos nuestro comentario con una opinión sobre el tema de una de las mentes más brillantes del continente, Lucila de María del Perpetuo Socorro Godoy Alcayaga, mejor conocida por su seudónimo Gabriela Mistral, ganadora del Premio Nobel de Literatura en 1945. Con este galardón se convirtió en el primer literato latinoamericano en recibir el Nobel. Gabriel Mistral tenía una opinión muy singular sobre la experiencia:
¿Te ha gustado el post? ¡Dejamos saber tu opinión a través de un comentario!

viernes, 4 de enero de 2013

Caja de Fósforos

Quiero compartir una breve, pero poderosa reflexión, incluida en el libro “Como agua para chocolate” de la escritora mexicana Laura Esquivel:

“Todos nacemos con una caja de fósforos adentro, pero que no podemos encenderlos solos… necesitamos la ayuda del oxígeno y una vela. En este caso el oxígeno, por ejemplo, vendría del aliento de la persona que amamos; la vela podría ser cualquier tipo de comida, música, caricia, palabra o sonido que engendre la explosión que encenderá uno de los fósforos. Por un momento, nos deslumbra una emoción intensa. Una tibieza placentera crece dentro de nosotros, desvaneciéndose a medida que pasa el tiempo, hasta que llega una nueva explosión a revivirla. Cada persona tiene que descubrir qué disparará esas explosiones para poder vivir, puesto que la combustión que ocurre cuando uno de los fósforos se enciende es lo que nutre al alma. Ese fuego, en resumen, es su alimento. Si uno no averigua a tiempo qué cosa inicia esas explosiones, la caja de fósforos se humedece y ni uno solo de los fósforos se encenderá nunca.”

Moraleja: quizás la tarea más importante que una persona debe realizar es identificar que cosas encienden su fuego interior y crean una explosión fantástica que le permite llevar a cabo la tarea única para la cual fue creado, que llena de forma completa su alma. En otras palabras, lograr alcanzar la areté (excelencia máxima, cumplimiento acabado de nuestro propósito, función vital o virtud fundamental).

¿Te ha gustado la reflexión? ¡Compártela con otro auditor interno!

miércoles, 2 de enero de 2013

Los KRI y las auditorías continuas

Por Jesús Aisa Díez
Los indicadores de riesgos clave, también denominados por sus siglas en inglés KRI, son métricas usadas por las Organizaciones para obtener señales tempranas sobre la exposición creciente de  los riesgos a las que estén expuestas las diversas áreas del negocio, de manera que alerten sobre esta situación y puedan adoptarse las medidas correctoras que resulten pertinentes, antes de que los efectos negativos sobre los objetivos se hayan  materializado. Son por consiguiente una herramienta específica de gestión empresarial de los riesgos, a emplear por los distintos estamentos con responsabilidad en esta función- las Unidades de Auditoría Internas también-, pero en este caso para su utilización en el ámbito de las auditorías continuas, entendidas éstas como la realización automática y continuada de las evaluaciones de los controles y de los riesgos.
En este contexto las auditorías continuas no pretenden en su inicio verificar la bondad de los datos individualmente considerados, sino su coherencia con las situaciones consideradas adecuadas. Por ello un esquema de funcionamiento de las mismas se debería ajustar al siguiente esquema:

1.    De los procesos/riesgos seleccionados determinar sus indicadores más oportunos.
2.    Identificar los datos disponibles en las aplicaciones que permitan obtener las métricas seleccionadas. Programar su  captura.
3.    Para los que no estén en las aplicaciones, definir cuestionarios y fechas de recepción; estableciendo  métodos de comprobación.
4.    Definir las pistas de auditoría (rango de admisión de valores).
5.    Analizar los resultados y consultar las causas de las desviaciones atípicas.
6.    Abrir un proceso de auditoría para los casos no justificados razonablemente.
7.    Concluir sobre las causas reales que justifican las desviaciones.
8.     Proponer recomendaciones.

martes, 1 de enero de 2013

Lo Mejor del 2012

Resulta una tarea difícil realizar una selección de los 178 artículos publicados en el Blog durante el pasado año, con el fin de obtener un Top Ten, sin embargo durante los días libres de Navidad realizamos un revisión completa de los trabajos desarrollados y a continuación compartimos mis 10 artículos favoritos del 2012:

Contribución Colaboradores:


Otros Artículos:


¿Te ha gustado el post? ¡Déjanos saber tu opinión a través de un comentario!