lunes, 28 de enero de 2013

5 Pasos para diseñar informes de auditoría interna de alto impacto

Podría de decirse que el informe de auditoría es el aspecto más importante de todo el proceso del trabajo. Usted pudo haber seleccionada el área correcta, evaluar los resultados de forma efectiva, analizar los controles a profundidad y registrar los resultados elegantemente en unos papeles de trabajo magistralmente referenciados; pero si el informe no refleja esta excelencia, usted no obtendrá el éxito deseado. El informe de auditoría interna es quizás el único producto tangible que gerencia puede ver del trabajo de su departamento.

Tenemos la imperiosa necesidad de desarrollar un informe que tenga un impacto significativo en el lector en los primeros treinta segundos o antes, que el usuario tenga el mismo en sus manos o lo lea a través de la pantalla del computador.

Si deseas mejorar de forma significativa la calidad de tus informes aplica los siguientes consejos:

1. Sea Breve

La Brevedad es probablemente el factor principal o clave que caracteriza a un informe excelente. La brevedad no es solo acerca de la cantidad de páginas que incluya el informe, sino también el presentar solamente los aspectos que sean cruciales para el usuario usando la menor cantidad de palabras posible. Sus clientes esperan recibir un documento depurado que presente únicamente temas cruciales para su trabajo y que le permitan lograr sus objetivos de negocio de forma efectiva. Evite los reportes largos, debería promulgarse una nueva legislación, la cual tipifique como delito penal el desarrollo de informes de auditoría interna voluminosos.

“La perfección no se alcanza cuando no hay nada más que añadir, sino cuando no hay nada más que quitar”. Antoine de Saint-Exupéry

2. Coloque primero el Mensaje Principal

Los lectores prefieren que el mensaje principal sea colocado primero y luego leer los comentarios, detalles y explicaciones que apoyan el mensaje principal. Los estudios sobre lectura compresiva apoyan el principio básico de colocar el mensaje principal primero. Estos estudios demuestran que los usuarios absorben más información y recuerdan mejor los detalles cuando el mensaje clave lidera la escritura. Este enfoque del mensaje principal primero es poderos y permite un entendimiento claro, no solo del mensaje clave si no también de la información de apoyo y los detalles. La estructura del informe debe desarrollarse intencional y abiertamente para empujar el mensaje principal hacia el frente.

3. Divida el Informe en Secciones

Muchos de los usuarios no leen el informe completo. Saltan y vuelan secciones del informe, buscando la información que ellos necesitan. Los usuarios de alto nivel leen la opinión (o conclusión) y se detienen ahí. Dependiendo de la severidad de los temas, los gerentes responsables del área bajo examen revisan la opinión, los mensajes en la observación y las recomendaciones pero podrían no leer las observaciones completamente ni los anexos. Los dueños de los procesos leen el informe completo, pero podrían enfocar principalmente su atención en las recomendaciones.

Los lectores son selectivos, por lo que no debemos ver los informes como un            texto continuo, sino cómo una serie de capas o secciones. Cada sección permite               al lector profundizar dentro de más detalles y explicaciones dependiendo de sus necesidades.  Un mensaje de alto nivel debe encabezar cada sección.  Luego continúan los comentarios de apoyo, sumarios y detalles.

4. Presente una conclusión clara

Esto es esencial. Usted necesita asegurarse de que el lector comprende claramente lo que usted piensa sobre la efectividad y eficiencia del área bajo revisión. El desarrollar un enunciado de opinión preciso y conciso es la mejor forma de lograr esta meta.
Las conclusiones pueden referirse a todo el ámbito del trabajo o sólo a aspectos determinados. Pueden abarcar aspectos tales como la determinación de si los objetivos y metas de programas y operaciones están en consonancia con los de la organización, si estos últimos se están cumpliendo y si la actividad revisada funciona como se pretende. Una opinión puede incluir una evaluación general de controles o puede estar limitada a determinados controles o aspectos evaluados durante el trabajo de auditoría interna.

5. De un seguimiento efectivo a las acciones correctivas

"El juego no se acaba hasta que se termina."
Yogi Berra - Jugador y entrenador de béisbol de las Grandes Ligas

Un proyecto de auditoria interna no finaliza hasta que las recomendaciones son implementadas. La actividad de auditoría interna puede hacer un seguimiento eficaz a través de recibir y evaluar:

·         Las respuestas de la dirección y el plan de acción propuesto a las observaciones y recomendaciones del trabajo durante la realización del mismo o dentro de un período razonable después de comunicar los resultados del trabajo. Las respuestas son más útiles si incluyen la información suficiente que permita al DEA evaluar la adecuación y oportunidad de las acciones propuestas.

·         Actualizaciones periódicas de parte de la dirección con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las observaciones e implementar las recomendaciones.

·         Información de otras unidades de la organización que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las acciones correctivas.

La información presentada en los cincos pasos o consejos incluidos en este artículo fueron tomada del material técnico de nuestro Curso Taller: Diseño Efectivo de Informes de Auditoría Interna.

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19 comentarios:

  1. Excelente articulo, en mi oportunidad de desarrollo como auditor, en la redacción de informes de auditoria interna,inplemente para con mis asistentes, el darle una estructura por partes a los informes, estructurandolos de esta forma: CONDICION, CAUSA, EFECTO Y RECOMENDACIONES, con esto se logro ser más claros y exactos con nuestros hallazgos; lastimosamente una vez me retire de esa area para tomar nuevas responsabilidades el responsable del departamento, regreso al pasado y hoy redacta los informes como que si fuesen una carta....Les agradeceria su comentario

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  2. Muchas gracias por sus comentarios respecto a la calidad del artículo.

    Sobre el cambio que realizo en su empresa para la documentación de los hallazgos y observaciones identificados durante el trabajo, estoy de acuerdo con el mismo; debido a que este esquema está desarrollado en base al Consejo para la Práctica 2410-1: Criterios para la Comunicación del IIA Global, el cual establece que las observaciones y recomendaciones deben basarse en:

    Criterio: Los estándares, medidas, o supuestos utilizados al hacer una evaluación y verificación (el estado correcto).

    Condición: La evidencia, los hechos que el auditor interno encuentra durante la realización de su trabajo (el estado actual).

    Causa: La razón de la diferencia entre las situaciones esperadas y las reales.

    Efecto: El riesgo o exposición en que se encuentra la organización u otros terceros, debido a que la condición no coincide con el criterio (el impacto de la diferencia).

    Ahora bien, cabe destacar que en nuestro artículo al usar el término dividir el informe en secciones o partes, nos referimos al documento completo: Resumen Ejecutivo, Alcance del Trabajo, Antecedentes Área, Información Operativa, Observaciones o Hallazgos, Opinión o Conclusión, Anexos, etc.

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  3. Excelente articulo Nahun.

    Breve y conciso, como deberian ser los reportes de Auditoria.

    Victor Sánchez

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  4. Excelente, el informe es un medio efectivo de comunicación con el auditado y debe hacerse en forma, breve, concisa y clara...Me gusta especialmente lo del seguimiento efectivo a las acciones correctivas, por que de nada vale emitir recomendaciones e indicar hallazgos, si no van acompañados de planes de mejoramiento cuantifica-bles en tiempo y cumplimiento.

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  5. Hola Nahun, soy de Nicaragua, me gusta tu blog y las cosas que por aqui se publican casi a diario reviso mi correo y el blog para ver que nuevo hay y de esa manera ir ampliando mi horizonte de conocimientos. Cuando vendra a Nicaragua dar un curso de esos de redacción de informes auditoria????? me gustaria asistir a unos de ellos.

    Felicidades por tu blog la verdad me parece muy intersante.


    Saludes cordiales

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  6. Gracias por tus palabras Ronny.
    Lamentablemente, a la fecha no tenemos presvisto realizar este entrenamiento en Nicaragua. Si se programa el mismo en algún país de Centro America, te lo informare inmediatamente.

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    1. Gracias Nahun, bueno haber si te animas a realizar alguno de tus cursos o talleres en linea, seria de mucho provecho.

      Saludes

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    2. Excelente idea Ronny, creo que en un futuro cercano podremos tener varios entrenamientos disponibles en línea. Muchas gracias por la sugerencia. Saludos,

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  7. Me parece muy buen artículo, gracias señor Nahum porque siempre nos enriquece con su conocimiento!

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  8. Excelente, clara y sencilla explicación del tema,es la forma en que he trabajado los informes de auditoria.

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  9. El mejor maestro de la auditoría interna es usted. Mis respetos y admiración.

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  10. saludos Nahun, perdona la pregunta, pero que significa DEA en el paso 5.
    por otra parte, desde que descubrí tu blog, es de gran utilidad para fortalecer a todos los que estamos involucrados en auditorias internas.
    gracias

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    1. DEA - Significa Director Ejecutivo de Auditoría. En muchos países de LA le llaman solamente Director Auditoría Interna (es lo mismo). Saludos.

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    2. Gracias Nahun, saludos

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  11. Hola Nahum muy buenos temas estan colgados en el blog felicitaciones, soy Christian de Ecuador, formo parte del staff de AI dentro de una ONG que brinda atencion en salud a publico vulnerable y de escasos recursos, por nuestro tamaño y volumen de transacciones debemos fortalecer nuestro Gob. Corp, denrto del marco para la practica pueod encontrar temas concretos ? saludos

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  12. Excelente Nahúm, me quedo claro en cuanto a como debe elaborarse el Informe felicitaciones

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  13. Excelente Nahúm, me quedo claro en cuanto a como debe elaborarse el Informe felicitaciones

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  14. Hola
    Este articulo me parecio interesante, pero creo que en muchos departamentos de Auditoría Interna el problema no es la estructura, sino la redacción. Es en ese tema donde se invierte mucho tiempo en hacer correcciones y la comunicación del informe ya no es tan oportuna como se quisiera.

    Tendra algún artículo que fortalezca esta caracteristica en los informes de auditoría, relacionado a la forma y variables de redactar un informe.

    Gracias.

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