Por Jesús Aisa Díez
A lo largo de mi experiencia como docente del ámbito de la actividad de
auditoría interna, he tenido oportunidad de poder conocer algunas de las dudas
más frecuentes que suelen surgirles a los auditores en aspectos básicos de la
actividad, la mayoría de ellas de fácil de resolución acudiendo a consultar al
Marco Internacional de las prácticas Profesionales emitidas por el Instituto de
Auditoría Interna, que, como sabemos, es el “libro de cabecera” que debe guiar
la forma de actuar de los auditores internos en el desarrollo de su función.
Sin embargo, algunas otras han resultado más complicadas de aclarar ya que
las Normas no hacían referencia explícita a ellas. Como por ejemplo la que
recoge el título de estas reflexiones. Está claro que los resultados de
los trabajos de Auditoría deben compartirse con las partes apropiadas de la organización, debiendo ser
precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos, completos y oportunos,
incluyendo en ellos los objetivos y alcance del trabajo así como las
conclusiones correspondientes, las recomendaciones y los planes de
acción.
Surge entonces una duda respecto de cómo interpretar estas indicaciones,
fundamentalmente en la parte que corresponde a los planes de acción, ya que, si
bien los objetivos perseguidos, el alcance del trabajo, las conclusiones y las
recomendaciones es evidente que recaen en el ámbito de actuación del equipo de
auditoría que haya participado en la supervisión del ente auditable, deberíamos
entender entonces que sucede lo mismo con el plan de acción; es decir, con la
manera en que se entienda conveniente operar para eliminar o superar las
carencias observadas.
En nuestra opinión, los planes de acción corresponde diseñarlos a los
responsables gerenciales de las áreas auditadas, ya que son estos los que deben
asumir íntegramente su contenido, por lo que no solo deben valorar con realismo
los recursos disponibles para acometerlos y, en base a ellos, los plazos
previstos para finalizarlos, sino decidir la
forma más adecuada para acometerlos. Ya que, con las recomendaciones,
que sí son aportadas por el equipo auditor, se describe lo “que hay que
conseguir”, mientras que con los “planes de acción” se incide en “cómo
conseguirlo”, en “qué hacer”. Aspectos que han de ser asumidos íntegramente por
los propietarios de los procesos.
Admitiendo que quienes lean estas reflexiones estén plenamente de acuerdo
con lo que se ha señalado, quedaría aún una segunda pregunta, y es la
correspondiente a si en este entorno, los auditores deben valorar a iniciativa
propia la oportunidad de los planes
propuestos, trasladando su opinión a las partes interesadas antes de aprobarse
institucionalmente e implementarse.
En nuestra opinión la respuesta también sería negativa, ya que ello
supondría influir en las decisiones gerenciales, asumiendo un “conflicto de
intereses” que se pondría de manifiesto en el momento de verificar la
eficiencia y eficacia de los planes desarrollados, puesto que nuestra posición
previamente manifestada condicionaría la objetividad de la valoración sobre lo
adecuado y aportado de las medidas adoptadas.
Otro aspecto diferente sería si en el momento de presentarse los informes a
las “partes interesadas”, alguna de ellas nos pidiera opinión sobre lo adecuado
de los planes previstos acometer, en cuyo caso, al estar actuando en el ámbito
de nuestra faceta de consultor, no habría inconveniente en hacer los
comentarios que entendamos correspondan.
En resumen, que aunque debemos preocuparnos
que los planes de acción sí estén reflejados en los informes finales que
se distribuyan , incluyendo en ellos la forma de desarrollarlos, los
responsables de acometerlos y los plazos previstos para culminarlos, los planes
son responsabilidad integra de las áreas gestoras, debiendo abstenernos de
valorarlos previamente, dejando esta faceta para los momentos posteriores en
que verifiquemos si se ha actuado de acuerdo con lo comprometido, y estimado la
eficacia y eficiencia de las actuaciones realizadas.
Un fuerte abrazo.
Artículo
Publicado en el Blog: Auditoría Interna del Siglo XXI
http://auditoriainternasiglo21.blogspot.com.es/
Jesús Aisa
Díez Ex-Subdirector General Corporativo de Auditoría Interna de Telefónica SA.
Director Proyectos de Evaluaciones de Calidad del IAI España. Director Técnico
de FSH Consulting.
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Excelente Artículo señor Aisa, mi inquietud en relación a los planes de acción preliminares emitidos por el departamento de Auditoria Interna, es hasta donde llega nuestra responsabilidad sobre la implementación de los mismos, es decir, nosotros decimos que hay que conseguir, como usted explica, pero son los clientes los responsables de implementar las medidas para conseguirlo, sin embargo escuché a un auditor de una vasta experiencia decir, que la auditoria no termina hasta tanto los hallazgos identificados son corregidos, qué hacer entonces cuando no es así?
ResponderEliminarYrka De Jesús
Estimado amigo, creo que ambas posiciones son totalmente compatibles, en el caso que ahora nos ocupa, lo que hay que tener muy claro es que los Planes de actuación es una responsabilidad de los propietarios de los procesos, quienes deben decir qué hacer, cómo hacerlo, por quién y cuándo. Mientras que el segundo aspecto, que es complementario al anterior, hay que tener presente que hasta que las actuaciones previstas realizar no estén implementadas la actuación correctora no estará acabada.
Eliminar¿ Y que hacer si no lo están en el plazo previsto, o en las condiciones establecidas?, pues denunciarlo/informarlo a la alta dirección y al Comité de Auditoría para que adopten las medidas que estimen oportunas ante estos incumplimientos gerenciales.