miércoles, 26 de agosto de 2015

La importancia del análisis de origen o causa – raíz (Segunda Parte)

Juan Villanueva Chang

Ejemplos de Metodologías
Análisis de los Cinco Por Qués:

Ejemplo: Debilidad de control: “Carencia de un plan integral de capacitación”

1.    Falta de motivación para capacitarse ¿Por qué?
2.    Ausencia de plan integral de capacitación ¿Por qué?
3.    Falta de iniciativa de staff ¿Por qué?
4.    Inadecuada línea de carrera ¿Por qué?
5.    La empresa no cuanta con competidores en el mercado ¿Por qué?

El equipo de auditores determinó por consenso que del razonamiento de los cinco por qué lo fundamental para fortalecer el control interno era la carencia del plan integral de capacitación que incluya una política clara y obligatoria de capacitarse anualmente 

Análisis Modo de Fallo de Efectos y Análisis de Efectos:

Ejemplo: Debilidad de control: “Deficiencias en la atención de urgencias por falta de recurso humano”

El equipo de auditores, luego de aplicar el análisis AMFE señaló la priorización de riesgos de la siguiente matriz en 72. 

Servicio
Modo de Fallo
Efecto
Causas
Método de detección
G
A
D
G.A.D
Acciones recomendadas
Atenciones en Tópico
Demora en atención
Demora en salud
Un solo médico
Reiteradas quejas
6
4
3
72
Ampliar plazas
Sala de tópico cerrada
Retraso en curación
Falta de control de llaves
Quejas de pacientes
4
2
8
64
Coordinar con seguridad
Falta de medicinas
Curación insuficiente
Desabastecimiento de stock
Registros de inventarios
4
5
3
60
Mantenimiento preventivo

Diagramas SIPOC:

Ejemplo: Debilidad de control: “Carencia de documentos de soporte a la formulación de planes de acción”

El equipo de auditores, luego de desarrollar un diagrama SIPOC señaló por consenso que el aspecto crítico estaba en dinámica para establecer metas de los objetivos.  

Proveedor
Entrada
Proceso
Salida
Cliente
Cliente interno
Necesidad
Definición de objetivos
Objetivos redactados
Objetivos claros
Especialista
Datos
Bibliografía
Antecedentes
Diseño de actividad
Cronograma
Presentación
Dinámica para logro de objetivos
Recursos humanos
Salas disponible
Características
Selección de sala
Sala seleccionada
Espacio cómodo
Pocos ruidos
Capacitación
Especialista
Elementos didácticos necesarios
Obtención de elementos didácticos
Recursos didácticos disponibles
Buena didáctica
Cliente interno
Lista de personal
Convocatoria
Comunicación
Buena asistencia

Diagrama Pareto:

Ejemplo: Debilidad de control: “Falta de programa de mantenimiento de maquinaria y equipo”

El equipo de auditores, al desarrollar el análisis Diagrama Pareto obtuvo  consenso que había ausencia de programa de mantenimiento en la producción.

Indicadores de Calidad:

Ejemplo: Debilidad de control: “Incumplimiento de plan de producción”

El equipo de auditores seleccionó de los indicadores de calidad aquellos críticos en el desarrollo de la producción según los resultados del mes en 84,3%.  

Indicadores de medición
Unidad de medida
Meta mínima
Meta máxima
Resultados del mes
Peso indicador
Puntaje
Costo de conversión
US$/TM
125
105
107,4
5%
4,50%
Costo de mala calidad
US$/TM
2,0
1,5
1,78
5%
4,00%
Rotación de inventarios
US$/S
3,5
2,5
2,2
3%
3,00%
Cumplimiento plan de producción
%
90%
98%
84,3%
3%
2,40%
Gastos de producción
US$/S
1,2
0,8
0,91
4%
3,60%

Correlación Estadística:

Ejemplo: Debilidad de control: “Carencia de estímulo para desarrollo de competencias”

El equipo de auditores seleccionó de diversas correlaciones aquellos factores  críticos en la formación de estudios superiores. Tuvo mayor incidencia sin estudios según siguiente gráfico. 
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1 comentario:

  1. Gracias por esta información Sr Nahun.

    Los equipos de auditoría interna deben ser liderizados por personas ganadas a la superación y mejora continua, y contaminar a su equipo de trabajo con ese entusiasmo, para que conozcan y expandan sus mentes cada vez más....En caso de no contar con ese líder, los miembros del equipo, deben buscarlo por su cuenta, porque hoy son parte del staff, pero mañana serán líderes capacitados y orientados a la superación.

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