25 Preguntas Básicas de una Planificación Efectiva

Las organizaciones forman un ecosistema que se mantiene activo y en constante evolución, una muestra de esto es que las estrategias son ejecutadas, los riesgos son gestionados, las transacciones son completadas y las actividades claves son realizadas a través de procesos claramente establecidos. Un proceso es definido como una serie continúa de acciones que traen los resultados deseados. Los auditores internos estamos llamados ha convertirnos en expertos en la evaluación de procesos. Aquí ya no hay lugar para las dudas, si deseas ser un consultor interno confiable, debes conocer las actividades de tu empresa y como es lógico nuestro trabajo comienza con una planificación efectiva.

El primer paso de la fase de planificación de un proyecto requiere que el auditor interno gane entendimiento de cuáles son las acciones realizadas, quien debe realizarlas, cuál debe ser la secuencia y el resultado final del proceso. Generalmente, realizamos dos tareas para ganar una mejor comprensión de un proceso de negocio:

I. Examinar los documentos:

·         Políticas relacionadas al proceso.

·         Manuales de procedimientos.

·         Descripciones de puesta de las personas envueltas en el proceso.

·         Grafico que presente el flujo de proceso.

II. Entrevistar Actores Claves Proceso

Preguntas Sobre el Proceso Examinado:

1.    ¿Por qué existe el proceso?

2.    ¿Existen políticas, procedimientos, guías o normas actualizadas sobre este proceso?

3.    ¿Qué objetivos estratégicos de la empresa puede afectar este proceso y cómo?

4.    ¿Qué iniciativas debe abordar el proceso para ayudar a la empresa a lograr sus objetivos estratégicos?

5.    ¿Qué es lo que el proceso le brida a la empresa sin lo cual tendría dificultades para alcanzar sus metas?

6.    Al final del día, semana, mes o año, ¿Qué es lo que le brinda a los empleados que participan en el proceso la sensación de cumplimiento de sus trabajos?

7.    ¿Qué logros intentan obtener los empleados que participan en el proceso reconocido por la dirección o por los clientes internos?

8.    ¿Cómo se espera que actúen las personas que participan en el proceso y qué sucede si no cumplen con estas expectativas?

9.    ¿Existen indicadores claves de desempeño que ayuden a medir y supervisar el rendimiento?

10. ¿Qué seguimiento le da la gerencia a estos indicadores de desempeño?

Preguntas Sobre las Tareas Realizadas por Personal Clave:

1.    ¿Cuáles son las tareas principales que debe realizar?

2.    ¿Cuál es el material (información, documentación) que necesita para realizar el trabajo?

3.    ¿Asuntos son esenciales para realizar la tarea?

4.    ¿Cuáles son los resultados de cada tarea?

5.    ¿Qué áreas del proceso pueden mejorar?

6.    ¿Cuáles son las personas o áreas que dependen de la ejecución de esta tarea?

7.    ¿Qué sistemas utiliza para realiza el trabajo?

8.    ¿Qué tiempo toma la realización?

9.    ¿Qué tipos de errores o excepciones generalmente encuentra?

10. ¿Cómo maneja estos problemas?

11. ¿Cuáles son las medidas de desempeño usadas?

12. ¿Cuáles son las barreras que encuentra para realizar su función?

13. ¿Sabe cómo remover estas barreras o representan un desafío?

14. ¿Cómo se asegurara que asignación ha sido completada de forma exitosa?

15. ¿Qué tareas o funciones considera usted son innecesarias o no agregan valor real al proceso?

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