lunes, 13 de abril de 2015

Discusión Informes Auditoría Interna

¿Cómo son las discusiones de los informes de auditoría en tu empresa?

A lo largo de los años he podido presenciar diversos tipos de discusiones:

·         Algunas parecen una discusión de un partido de futbol, tratando con pasión de buscar la razón lógica de: ¿Por qué Brasil perdió contra Alemania 1-7, en el Mundial de Futbol?

·         Otras son lo más parecido a una pelea de boxeo, sin límites de tiempo ni empates, en pocas palabras parecen una batalla campal, cómo lo que sucederá en pocos días cuando se desarrolle “La pelea del Siglo Mayweather-Pacquiao”.

·         Mientras muchas son reuniones donde fluye la sinergia y la integración de los participantes para mejorar el proceso bajo revisión a través de una conversación enriquecedora.  

Te parecen conocidos algunos de los ejemplos, ahora bien sabe usted:

¿Qué dicen las Normas respecto a este tema?

El Consejo para la Práctica 2440-1 sobre Difusión de Resultados establece lo siguiente:

1.    Los auditores internos comentan las conclusiones y recomendaciones con los niveles directivos apropiados antes de que el director ejecutivo de auditoría (DEA) emita las comunicaciones finales del trabajo. Esto se realiza usualmente durante el transcurso del trabajo y en las reuniones finales del trabajo.

2.    Otra técnica consiste en que la gerencia de la actividad auditada revise el borrador de los temas, observaciones y recomendaciones del trabajo. Estas discusiones y revisiones ayudan a evitar equívocos o malas interpretaciones de los hechos, al proporcionar al cliente del trabajo la oportunidad de clarificar detalles específicos y de expresar su punto de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

3.    El nivel de los participantes en las discusiones y revisiones varía dependiendo de las organizaciones y de la naturaleza del informe. Generalmente se incluyen a aquellas personas conocedoras de las operaciones en detalle y a aquellas que puedan autorizar la puesta en marcha de la acción correctiva.

Las explicaciones suministradas por las Normas son útiles, pero lamentablemente no incluyen algunas barreras que podrían ser difíciles de manejar durante la discusión de un informe, por lo que a continuación presentamos ocho consejos para conducir las reuniones de cierre de auditoría interna:

1.    Sea neutral, objetivo, justo y use un perfil y tono balanceado.

2.    Conduzca la reunión con una actitud positiva.

3.    Realice comentarios positivos sobre las operaciones, sistemas y procedimientos revisados .

4.    Prepárese por anticipado para recibir objeciones, tenga lista la evidencia competente: papeles de trabajo, documentos soportes, etc.

5.    Identifique los asuntos en los cuales no se ha llegado a acuerdo y enfoque los esfuerzos de la reunión en estos.

6.    Documente los cambios discutidos y acordados en relación al lenguaje, tono y sustancia del informe.

7.    Documente los planes de acción acordados, incluyendo los responsables y la fecha de realización.

8.    Confirme la lista de personas que se les distribuirá el reporte final.

¿Qué te parecen los consejos?

Si tienes alguna otra sugerencia en base a tu experiencia, favor dejárnosla saber a través de un comentario.

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