lunes, 17 de febrero de 2014

Errata

De acuerdo al Diccionario de la lengua española (DRAE) “Errata” es una equivocación material cometida en lo impreso o manuscrito. A continuación presentamos un ejemplo famoso:
Dewey defeats Truman (Dewey derrota a Truman) fue un famoso titular erróneo de la primera plana de la edición del Chicago Tribune del 3 de noviembre del 1948. En la noche de las elecciones, el Tribune decidió mandar su edición a la imprenta antes de que se conocieran muchos de los resultados electorales de la costa del este. El documento se basó en el informe del veterano corresponsal y analista político Arthur Sears Henning, que había predicho los resultados de cuatro de las cinco contiendas presidenciales de los últimos 20 años, la sabiduría popular, apoyada por las encuestas era casi unánime en que la presidencia de Dewey era "inevitable", y que el gobernador de Nueva York ganaría las elecciones cómodamente. La edición del Tribune fue a la imprenta con el titular: "Dewey defeats Truman" ("Dewey derrota a Truman").

Sólo al final de la noche, después de que los despachos de prensa ponían en duda la certeza de la victoria de Dewey, el Tribune decidió cambiar el títular a "Democrats make sweep of state offices" (Demócratas hacen barrido en oficinas del estado.) para la edición de ese día. Unos 150.000 ejemplares del periódico ya se habían publicado con el título erróneo antes de la corrección.

Truman ganó las elecciones por mayoría de 303 a 189 sobre Dewey, gracias a unos pocos miles de votos en Ohio, Illinois y California, sin los cuales se habría producido la victoria de Dewey. Los demócratas no sólo ganaron la Presidencia, también tomaron el control de ambas cámaras del Congreso.

¿Qué podemos aprender los auditores internos de uno de los errores periodísticos más grandes de la historia de los Estados Unidos de América?

En una ocasión leí que ningún medio para prosperar es más rápido que aprender de los errores ajenos. Muchas veces aprendemos más de los errores que de los aciertos, por lo que estoy seguro que esta reseña histórica envuelve una gran enseñanza para el proceso de emisión de informe en un Departamento de Auditoría Interna.

El Director de Auditoría Interna debe difundir los resultados del trabajo a las partes apropiadas. De acuerdo con las Normas los informes deben ser precisos estar libres de errores y distorsiones y ser fieles a los hechos que describen. Esto quiere decir, que el informe debe apegarse a los hechos y el Director tiene la responsabilidad de asegurarse que los hechos presentados sean verdad.

A continuación presentamos cuatro recomendaciones para evitar “erratas” en la emisión de informes de auditoría interna:

1.    Los auditores internos deben discutir las conclusiones y recomendaciones con los niveles directivos apropiados antes de que el director de auditoría interna emita las comunicaciones finales del trabajo. Esto se realiza usualmente durante el transcurso del trabajo y en las reuniones finales del trabajo.

2.    El nivel de los participantes en las discusiones y revisiones varía dependiendo de las organizaciones y de la naturaleza del informe. Generalmente se incluyen a aquellas personas conocedoras de las operaciones en detalle y a aquellas que puedan autorizar la puesta en marcha de la acción correctiva.

3.    Otra técnica consiste en que la gerencia de la actividad auditada revise el borrador de los temas, observaciones y recomendaciones del trabajo. Estas discusiones y revisiones ayudan a evitar equívocos o malas interpretaciones de los hechos, al proporcionar al cliente del trabajo la oportunidad de clarificar detalles específicos y de expresar su punto de vista sobre las observaciones, conclusiones y recomendaciones.

4.    Preste atención a los detalles. Son las pequeñas cosas las que hacen las grandes cosas posibles. Solo una atención cuidadosa sobre los pequeños detalles de cualquier asignación hace que la misma se convierta en un proyecto de primera clase. Nunca descuide los detalles, ni escatime ese esfuerzo adicional, esos cuantos minutos de más en la revisión del documento que tenga en las manos. Tenga cuidado con los atajos. Winston Churchill afirmaba que: “La suerte no existe. Lo que ustedes llaman suerte es la atención a los detalles.”

Para finalizar recordamos que las comunicaciones de un departamento de auditoría interna deben ser precisas, objetivas, claras, concisas, constructivas, completas y oportunas.

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6 comentarios:

  1. muy buen post. creo que mas de alguno llegamos a cometer alguno de estos errores cuando eramos principiantes, pero se aprende de los errores.

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    1. Muchas gracias por tu comentario José Luis, también debo de confesar que en algunas ocasiones he cometido varios de los errores presentados en el post.
      Saludos y gracias de nuevo,

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  2. Buen Post estimado Nahun, siempre es bueno conversar con los auditados previo a la publicacion del informe.
    Adicionalmete es importante manejar los hallazgos de altos impacto con la mayor jerarquía de las áreas auditadas, puesto que al personal operativo suele omitir ciertos pasos o controles.

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    1. Gracias Antonio por aportar como siempre con tu visión y experiencia.
      Efectivamente intento abrir debate para cuestionar la validez y eficacia de los procesos de emisión de informes de auditoría Interna y tus comentarios de mejora son muy validos.
      Un abrazo,

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  3. Gracias Nahum por las recomendaciones. A titulo personal he tenido que lidiar con esa situacion y es bastante incomoda, pero como dices de los errores se aprende.

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  4. Gracias, Melvin por tus comentarios. Tienes toda la razón.
    Saludos

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