viernes, 21 de febrero de 2014

Fortalezas y debilidades de las Unidades de Auditorías internas según encuestas a los clientes y a nuestros colaboradores

Jesús Aisa Díez

Uno de los productos obtenidos en las evaluaciones de calidad de las Unidades de Auditoría Internas, realizadas de acuerdo con los protocolos  The Institute of Internal Auditors, son los resultados de las encuestas efectuadas a una muestra representativa de los clientes de la Unidad evaluada, así como también de los propios miembros del Departamento/Gerencia de Auditoría.

Estas encuestas constan, en el apartado correspondiente a los clientes, de 24 preguntas, agrupadas en seis grandes bloques: (i) Relación con la alta dirección, (ii) Personal de Auditoría, (iii) Alcance de los trabajos de Auditoría, (iv) Procesos e informes de Auditoría, (v) Administración de la función de Auditoría y (vi) Valor agregado. En tanto que las preguntas realizadas a los miembros de la Unidad de Auditoría evaluada son 36, agrupadas en tres apartados: (i) Relación con la Gerencia, (ii) Evaluación de la capacitación /experiencia de los auditores y (iii) Evaluación de la práctica de la actividad de Auditoría.

Los resultados de estas encuestas permiten cubrir varios objetivos, en primer lugar, a los evaluadores de la función sometida al proceso de supervisión de la calidad, al conocer cuál es la percepción que existe en la Organización en relación con los servicios prestados por la función auditora, pero desde una doble perspectiva: los clientes y los propios miembros de la función auditora.

Finalmente los resultados de estas encuestas son facilitados a los responsables de las Unidades de Auditoría Interna evaluadas, incluyendo una comparativa de las respuestas individuales obtenidas en su Organización versus la media acumulada de las evaluaciones previamente realizadas; lo que permitirá realizar un doble análisis: el individual a través de la interpretación de los resultados obtenidos directamente en la propia empresa, y otro de alcance relativo comparando las respuestas obtenidas  en la empresa con las conseguidas en el resto de Organizaciones evaluadas. Con estos dos análisis se podrán conocer las debilidades, o fortalezas, manifestadas por los encuestados de nuestra empresa, pero también los gaps que pudieran existir entre la situación particular y la media aportada como referencia, lo que posibilitará saber si estamos “mejor” o “peor” que el promedio del conjunto ya evaluado.

A esta última información agregada es a la que queremos prestar atención, identificando los puntos fuertes y las debilidades de la actividad auditora considerada en forma colectiva, en base a las respuestas a las citadas cuestiones trasladadas a los encuestados (clientes y auditores). Por ello, a continuación reproduciremos la situación acumulada disponible.

En primer lugar observemos la situación reconocida por los propios auditores, debiendo señalar que las preguntas pueden ser respondidas en cuatro niveles: Malo (1), Regular (2); Bueno (3) y Excelente (4).
De acuerdo con estos datos, los puntos mejor valorados por los auditores en sus respuestas se corresponden con las siguientes preguntas:

 4. Entendimiento de la misión y objetivos de la actividad de la auditoría interna,
11. Objetividad e Independencia,
27. Ser objetivo y actuar con independencia,
28. Comprender y aplicar los valores centrales,
29. Asumir responsabilidades en el desarrollo del trabajo.

En tanto que las oportunidades de mejora, dado que su valoración es inferior al 3 (correspondiente al nivel  Bueno), serían, las que a continuación señalamos:

19. Seminarios de formación dentro de la compañía. Temas específicos.
20. Seminarios de formación dentro de la compañía. Temas generales.
21. Seminarios externos, temas de auditoría.
22. Seminarios externos. Otros temas.
25. Rotación entre departamentos operativos.
26. Participación/asociación en organizaciones empresariales.

De donde se puede observar una elevada demanda de formación de los auditores, que entendemos es un aspecto al que se debiera conceder la atención que ello merece.

Pasando ahora a las respuestas/opiniones de los clientes, entre los que se habrá considerado: a una representación de la alta dirección y a determinados responsables operativos de entes auditables recientemente supervisados, elegidos conjuntamente entre el Director de Auditoría Interna y el Director del Proyecto de Auditoría.

Los cuestionarios son, como en el caso anterior, totalmente confidenciales, y se han de devolver, una vez cumplimentados, directamente al Director del Proyecto de evaluación interna, sin la intervención de ningún responsable de la Unidad de Auditoría Interna evaluada.

A fin de potenciar la bondad de las opiniones, las respuestas a los cuestionarios permiten el anonimato, como forma de garantizar la total y absoluta discreción sobre el origen de las opiniones.
Entendemos significativo destacar que de las 24 preguntas incluidas en los cuestionarios de los clientes, ninguna de ella se sitúa, en promedio, en una puntuación inferior al 3, nivel Bueno, ya que las valoradas más bajas son la Pregunta 13 (Duración de las auditorías) y la 21 (Calidad del desarrollo profesional del personal de Auditoría Interna), pero ambas con un 3,15. En tanto que las que alcanzan los niveles más altos, son:

Pregunta Nº 2. Dependencia y ubicación organizacional de la Unidad de Auditoría Interna en la Organización (3,55)
Pregunta Nº 3. Acceso libre y sin restricciones de Auditoría Interna a la información (3,67).
Pregunta Nº 6. Profesionalidad de los auditores internos. (3.53).

Con estos datos, entendemos que, al menos las Unidades de Auditorías internas que se han sometido a las evaluaciones externas que los respaldan, podrían asegurar globalmente que consiguen un nivel de satisfacción de sus clientes internos muy alto, por lo que su actividad tendría la calidad requerida.

Independientemente a esta satisfactoria visión global desde la perspectiva de los clientes, la información acumulada también servirá de referencia para que las distintas Organizaciones, individualmente consideradas, comparen la situación expuesta por sus clientes internos, con la media recogida en las estadísticas. Datos que a tales efectos, no solo de los clientes, sino también de los miembros de los equipos de auditoría,  se aportan como resultado de las evaluaciones, a fin de puedan analizarse y detectar las fortalezas que se deriven de las respuestas, pero también las debilidades de las que deberían preocuparse para no alejarse de la media de la profesión realizada con calidad.

Por consiguiente, y sirviendo lo comentado  de ejemplo de la utilidad que se deriva de los procesos Quality Assesment, debemos reiterar la conveniencia de abordar estos análisis, no solo para atender un requerimiento del citado  Institute of Internal Auditors, sino para poder aprovecharse de los aportes de valor que de ellos de derivan.

Espero que lo comentado y compartido pueda aportarles algún beneficio.

Artículo Publicado en el Blog: Auditoría Interna del Siglo XXI
http://auditoriainternasiglo21.blogspot.com.es/
Jesús Aisa Díez Ex-Subdirector General Corporativo de Auditoría Interna de Telefónica SA. Director Proyectos de Evaluaciones de Calidad del IAI España. Director Técnico de FSH Consulting.
 
¿Te ha gustado el post? ¡Compártelo con otro auditor interno!

1 comentario:

  1. Excelente !!! muy útil para los equipos de Auditoría, para el Líder del equipo y para la Cía. en general. Felicitaciones !!

    ResponderEliminar