¿Monitorear?

En octubre del año pasado al final de mi conferencia en el XIV CLAI realizado en Lima, Perú, un colega auditor interno se me acerco. Inicialmente, pensé que esta persona hablaría de lo motivadora e innovadora que fue mi presentación, pero nada más lejos de la realidad. El buen amigo, solo quería entregarme un artículo llamado: Verbos Disfuncionales ¿Monitorear?, escrito por el prominente lingüista peruano Noé Lara, el cual establecía entre otras cosas lo siguiente:

Destacados profesionales utilizan la palabra "monitorear" para significar seguir o controlar procesos, en general. Este vocablo tan usado por los funcionarios y ejecutivos que ejercen supervisión desconcierta a quienes conocen y saben manejar el lenguaje, en unos en cuanto a su legitimación y en otros en lo que atañe a su semántica. Los sustantivos designan entidades y buena parte de ellos generan verbos. Así vemos que el que imparte conocimientos en las escuelas lo conocemos por la palabra profesor. En esto no hay discusión. Empero, si alguien emitiera "en este último trimestre vamos a "profesorear" la labor de los docentes "; y lo hace con el criterio que se toma con respecto a monitor ("monitorear"), creerá que hace lo correcto. Es más, Incluso pensará que las palabras terminadas en "or" llevarán similar manera de formación de verbos. Esta actitud de desvirtuar el lenguaje no sólo ocurre en nuestro medio. Por ejemplo, en España, se emplea "monitorizar"; en Honduras, monitoreo-monitorear; en México, monitorear y monitoreo, y en América del Sur, monitorear.

La causa de este pandemonio verbal está en no conservar la fidelidad lingüística de nuestro idioma y fácilmente nos lleva –y siempre se hace– a coger términos que responden a situaciones distintas a nuestro propio universo lingüístico. Es así como de la palabra monitor, aparato con pantalla de control, que procede del inglés, se ha creado los "verbos" monitorizar y monitorear. Como este aparato sirve para controlar, se piensa, ingenuamente, en alguien que monitorea. Tremendo error.

A estas alturas, estoy seguro que muchos de ustedes se podrán imaginar que empleé erróneamente el término MONITOREAR, en innumerables ocasiones durante toda mi presentación, cuando me refería a acciones tales como: Supervisar, vigilar, dar seguimiento, etc. Por lo que de ahora en adelante, cuando hable o escriba respecto al último componente del Marco de Control Interno COSO es preferible seleccionar la voz Supervisión en vez del anglicismo MONITOREO.

¿Y dónde estaban los auditores internos?

Es la pregunta más frecuente de la alta dirección al momento de la organización experimentar un fallo significativo en el sistema de control interno, cuando ocurre un fraude o una desviación material. La actividad de auditoría interna no es inmune a los riesgos, por lo que se hace necesario tomar los pasos apropiados para evaluar nuestros propios riesgos. Sin embargo, le causara asombro comprobar que existen una gran cantidad de auditores que desconocen este requerimiento. El riesgo de auditoría tiene tres categorías: Fallos de Auditoría, falso aseguramiento y riesgo de reputación.

Fallos de Auditoría: Debemos implementar las siguientes prácticas para mitigar este tipo de riesgo:

1. Implementar un programa de Aseguramiento de Calidad.

2. Revisar periódicamente del plan anual.

3. Realizar un proceso de planificación efectivo.

4. Diseñar las auditorías de forma efectiva.

5. Fortalecer la revisión gerencial.

6. Distribuir adecuadamente los recursos.

Falso Aseguramiento: Es el nivel de confianza o aseguramiento basado en percepciones o asunciones en vez de en los hechos. En muchos casos, el mero hecho de que la actividad de auditoría interna está envuelta en un asunto puede crear un nivel falso de aseguramiento.

Por ejemplo a la actividad de auditoría interna se le solicita ayudar en la implementación de un nuevo sistema computarizado. La unidad de negocio usa el recurso asignado para ayudar en el desarrollo de pruebas del nuevo sistema. Luego de la implementación, un error en el diseño del sistema ocasiona una reestructuración de los estados financieros. Cuando se pregunta: ¿Qué paso? La unidad de negocio responde diciendo que la actividad de auditoría interna estuvo envuelta en el proceso y no descubrió el problema. En este caso, la participación de auditoría interna creo un falso nivel de aseguramiento, el cual no era consistente con el verdadero rol de auditoría interna en el proceso. La comunicación frecuente y clara es la estrategia clave para manejar el riesgo de falso aseguramiento.

Riesgo de Reputación: La confianza en la calidad del trabajo es el principal y más preciado activo de cualquier Departamento de Auditoría Interna. La credibilidad es muy difícil de construir y muy fácil de perder. Una reputación creíble de la actividad de auditoría interna es esencial para su efectividad. Es importante que consideremos que tipo de riesgo puede impactar seriamente nuestra credibilidad y desarrollar estrategias de mitigación dirigidas a esos riesgos. Algunas prácticas incluyen:

• Implementa un programa fuerte de aseguramiento y mejora de todo el proceso de la actividad de auditoría interna, incluyendo recursos humanos y contratación de personal.
• Periódicamente realizar una evaluación de riesgo de la actividad de auditoría para identificar riesgos potenciales que puedan afectar la “marca”.
• Asegurase que auditoría interna cumple las políticas y procedimientos de la empresa.

Definición Control Interno

Ayude a cambiar la imagen negativa que tienen los empleados de su empresa sobre el control interno. Cuando le pregunten ¿Qué es el Control?, recuerde que es: Todo aquello que apoya a las personas en sus esfuerzos para alcanzar los objetivos de la organización: Habilidades, procesos, información, sistemas, políticas, trabajo en equipo, liderazgo, recursos, estructura, comunicación y procedimientos.

En muchas ocasiones es importante tratar de comunicar la esencia de las definiciones de control interno, en vez de concentrarnos puramente en los aspectos técnicos del término y entre las definiciones más conocidas de control interno se encuentra la siguiente: Es cualquier medida que tome la dirección, el consejo y otras partes, para gestionar los riesgos y aumentar la probabilidad de alcanzar los objetivos y metas establecidos. La dirección planifica, organiza y dirige la realización de las acciones suficientes para proporcionar una seguridad razonable de que se alcanzarán los objetivos y metas.

¿Qué trabajo haces?

Cuando conozco una persona y pregunta:

                             ¿Cuál es tu profesión o qué hago para ganarme la vida?

Siempre contesto que me gano la vida vendiendo ideas de negocio que sirven para mejorar de forma sustancial los sistemas de gestión de riesgo, gobierno corporativo y control interno en la organización para la cual trabajo. Para brindar ideas o consejos de negocio con valor agregado, los auditores internos necesitamos desarrollar destrezas y habilidades que vayan más allá de los aspectos fundamentalmente técnicos.     

En última instancia, la única cualidad que todo auditor interno exitoso tiene es la habilidad de contribuir a agregar valor dentro de su organización, esto se logra promoviendo la eficiencia en el trabajo, logrando que cada uno de los miembros del departamento de auditoría interna asuma el compromiso de realizar su rol de forma competente.

Ahora más que nunca debemos de estar conscientes que siempre hay inesperadas posibilidades de crecer, recuerde que los auditores internos tenemos que levantarnos cada día y realizar un esfuerzo extra durante las próximas 24 horas, ese esfuerzo extra es el que separa al:

…..al auditor interno superior del mediocre; al auditor profesional del aficionado;

......al consultor de negocios del verificador; al asesor interno del espía de la administración;

…..al socio de su cliente de su enemigo; al entrenador de control interno del juez;

…..y lo más importante al auditor interno exitoso del auditor interno perdedor.

¡Bienvenido!

A través de este medio compartiré con ustedes mejores prácticas, ideas y sugerencias de alto impacto respecto a la profesión de auditoría interna, de una forma innovadora, creativa y entretenida. Iremos muchos más allá de la definición tradicional establecida por las Normas, las cuales indican que la Auditoría Interna: es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización. Ayuda a una organización a cumplir con sus objetivos aportando un enfoque sistemático y disciplinado para evaluar y mejorar los procesos de gestión de riesgos, control y gobierno.

Para nosotros la auditoría interna es mucho más: “La auditoría interna no es una simple labor, es mucho más que una profesión, la auditoría interna es una filosofía de trabajo, una doctrina, un credo, en pocas palabras somos una religión seglar. No somos un grupo técnico aislado, sino una amplia gama de profesionales, que agrupan un conjunto de conocimientos claves para ayudar a las organizaciones a alcanzar el éxito”. 

Aquí encontrara información relevante y actualizada sobre: Auditoría, Control Interno, Gestión de Riesgo, Gobierno Corporativo, Auto-Evaluación de Riesgo y Control, Aseguramiento de Calidad, Definiciones Técnicas, Comunicación, Ética de Negocios, Informes de Auditoría, Planificación, Ejecución del Trabajo, Tecnología de la Información, Normas y Consejos para la Práctica.