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Fraud, corruption, waste, corporate abuse and other misbehaviors destroy an organization’s value. They are the silent enemy that kills companies, Marta shares. This enemy was the driving force behind the conception of NoFraud; their goal was to be one step ahead of these misbehaviors. They now help corporations build value through the prediction, prevention, and detection of undesirable conduct at the workplace.
According to Marta’s research, 15-25% of people are never involved in unethical actions. Unfortunately, the larger percentage of people are prone to behaving according to the moment. NoFraud combines fraud triangle theory with artificial intelligence, data analytics and semantics to monitor patterns of keystrokes or communications from an individual.
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El Canal de Denuncias es una herramienta que permite conocer las irregularidades que se producen en la compañía y corregirlas a tiempo. Por esta razón es importante poner en valor el papel que realizan los denunciantes. Como ha señalado Fabre durante su presentación, “denunciar es muy difícil, es incómodo, pero, sobre todo, da miedo. Implica dar un paso adelante en nombre de la verdad sabiendo que puede haber represalias.” Sin embargo, también hay que tener en cuenta la protección del denunciado y “no olvidar la presunción de inocencia hasta que se esclarezcan los hechos”.
Para que un canal de ética sea eficaz es imprescindible generar confianza y, para ello, en CEPSA trabajan en cuatro pilares asentados sobre una base de evaluación continua. Los pilares referidos son:
Durante su intervención, Fabre también ha detallado el proceso de gestión del Canal de Denuncias de CEPSA, que recoge siete estadios, que se inician con la recepción de la denuncia. Según la Directiva Europea, a partir de ese momento existe un plazo de hasta siete días para dar acuse de recibo e iniciar, entonces, la fase de cribado y evaluación. En este estadio se determina si la denuncia tiene fundamento, así como el nivel de criticidad -“a mayor gravedad, mayor será la necesidad de agilizar el proceso de investigación”-. En este punto será necesario establecer un plan de investigación y determinar el equipo, teniendo en cuenta cualquier conflicto de intereses que pueda producirse.
El informe debe estar muy bien redactado porque, tal y como remarca la experta, “puede acabar en los tribunales y siempre debe trabajarse sobre esta premisa”. Atendiendo a la Directiva Europea, el cierre del proceso debe realizarse en un periodo no superior a los noventa días, “si bien es cierto que, en determinadas circunstancias y bajo previa justificación, permite que pueda alargarse este plazo”. Finalmente, la investigación debe llegar al equipo sancionador, que será el responsable del cierre y de adoptar medidas sancionadoras teniendo en cuenta que “la sanción debe ser justa y contemplar la buena fe en la denuncia y la presunción de inocencia del denunciado”. Una vez emitida la sanción, el proceso finaliza con el seguimiento de las medidas acordadas.
La directora de Auditoría, Cumplimiento y Riesgos de CEPSA ha finalizado su intervención incidiendo en la importancia de la mejora continua para el éxito del Canal de Denuncias. Esta mejora continua y la verificación del funcionamiento se consigue a través de cinco elementos fundamentales: contar con indicadores de funcionamiento del canal; autoevaluación; auditoría interna; auditoría externa; y agencias de rating.
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Iván Rodríguez
El objetivo de una auditoría externa financiera es a menudo evaluar si los fondos se han manejado adecuadamente y si todos los registros y presentaciones requeridos son precisos. Para una organización, someterse a una auditoría externa no es un indicio implícito de mala conducta. Al contrario, puede constituirse en una formalidad cuyo propósito es mitigar riesgos tales como la apropiación indebida de fondos al garantizar que un tercero profesional examina rutinariamente diferentes documentos y reportes.
Se suele emplear el término legal puesto que en muchas ocasiones la auditoría externa está prevista en una norma legal, reglamentaria o estatutaria. En el marco del gobierno corporativo de una organización, se puede promulgar un estatuto o norma que recomiende o incluso obligue a que se ejecute una auditoría externa. Por su parte, autoridades de gobierno nacional, regional o local pueden hacer exigencias en el mismo sentido.
Ahora bien, en su trabajo los auditores externos pueden recurrir a la auditoría interna y lograr una relación colaborativa, que puede ser muy beneficiosa, aunque debe llevarse con cuidado pues se constituye en un paso crítico a medida que se avanza en la búsqueda de la calidad y en fortalecer la posición frente al escrutinio público.
Aunque fundamentalmente similares, existen varias diferencias entre las dos funciones. La auditoría interna normalmente examina temas relacionados con las prácticas comerciales, mientras que la auditoría externa normalmente emite opiniones sobre los estados financieros y los registros. El propósito de las dos partes también es clave. Los informes de auditoría interna suelen actuar como una herramienta para la gestión de la organización, mientras que la auditoría externa atiende a las partes interesadas clave, como prestamistas, inversores y acreedores. Las organizaciones más grandes suelen tener ambas funciones, lo que garantiza que sus registros, procesos y estados financieros se examinen de cerca a intervalos regulares.
Las diferencias más notorias son las siguientes:
La auditoría interna está presente a lo largo del año y por lo tanto, tiene una comprensión mucho mayor de la organización, en ese sentido existe una oportunidad real para que la auditoría externa se base en este conocimiento en lugar de repetirlo, sin descuidar la objetividad y la independencia, que son críticas en esta colaboración. El trabajo conjunto puede producir una garantía mucho más fuerte, en tanto cada parte conozca y entienda el entorno de control y los riesgos que se están mitigando.
En diferentes jurisdicciones, al revisar la efectividad de la auditoría externa y la transparencia de los informes financieros, las autoridades locales además de centrarse en el aspecto externo de la auditoría dedican especial atención a su relación con la auditoría interna. Normalmente se indaga si la auditoría externa hizo un buen uso del conocimiento y la experiencia de la auditoría interna para desarrollar una comprensión suficiente del cliente que fuese útil para poder ejecutar apropiadamente el encargo.
Los auditores internos están (o deberían estar) mucho más cerca del negocio que la auditoría externa y, en muchos casos, una parte de su trabajo se centra en la gobernanza y la prestación de servicios. Esto hace que la auditoría interna se constituya en una rica fuente de conocimiento, que puede ser aprovechada por el equipo de auditoría externa. Esta colaboración es útil para los comités de auditoría dentro de las empresas, puesto que los aportes de ambas partes ayudarán a facilitar una supervisión más exhaustiva del proceso de información financiera. La colaboración permite al comité tener una comprensión mucho mayor del rigor dentro de la organización en torno a la gestión de riesgos y los controles que la administración ha establecido para mitigar los riesgos.
Adicionalmente, una relación más productiva entre la auditoría interna y la auditoría externa beneficiaría en última instancia la posición de la profesión. Es deseable una buena calidad y un enlace intencional entre las dos funciones, para que puedan lograr una profundidad de comprensión mutua a través de diálogo profesional significativo en momentos clave en las etapas de planificación y ejecución. Por ejemplo, detectar banderas rojas está en el conjunto de habilidades de ambos, por lo que cualquier cosa que facilite el flujo de información entre uno y otro es en interés mutuo.
Ahora bien, es claro que ambas partes están de acuerdo en que una relación de colaboración o cooperación no puede funcionar apropiadamente si la independencia y la objetividad de alguna de las partes se ve comprometida. Si una parte confía demasiado en la otra, puede así mismo existir un riesgo de familiaridad y también podría conducir a una dependencia excesiva del trabajo del auditor interno, por parte de la auditoría externa, lo que resulta ser perjudicial ya que podría comprometer la objetividad del auditor externo o que no realice una labor suficiente y apropiada.
Importa mencionar que el sector de la auditoría ha estado bajo escrutinio recientemente, con gobiernos de diferentes jurisdicciones evaluando firmas y verificando encargos tras los escándalos de empresas cuyas auditorías han sido cuestionadas. Por ello es vital que los auditores reconozcan las oportunidades de fortalecer el trabajo y obtener mejores resultados. Es así como la colaboración entre las auditorías externa e interna pueden brindar resultados efectivos y oportunos que cumplan y superen las expectativas profesionales y las obligaciones legales.
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Vuelve el evento profesional de más alto nivel de la República Dominicana!
El XV Congreso Internacional de Finanzas y Auditoría (CIFA), el cual será celebrado conjuntamente con el XX Seminario Latinoamericano de Contadores y Auditores (SELATCA), del 21 al 24 de julio de 2022, en el Hotel Live Aqua Beach Resort, Uvero Alto, Punta Cana.
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BDO Escuela de Negocios
Tel.: (809) 472-1565 Ext.: 1805
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A continuación, presentamos un ejemplo de una magnífica aplicación práctica en una entidad gubernamental de los Cinco Componentes del Sistema de Control Interno de acuerdo con el Marco COSO 2013:
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La idea central de esta capacitación virtual gira en torno a que cada uno de los participantes pueda repensar la forma en que realiza su trabajo diario basado en la realidad que viven las empresas actualmente. Nuestro principal objetivo es ir más allá de las propuestas convencionales para generar cambios y soluciones de utilidad para que puedan ser aplicadas de forma inmediata, con la finalidad de solucionar los principales retos que enfrentan los departamentos de auditoría interna en esta época de crisis mundial. Los objetivos de la capacitación son:
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